Podnikové a ekonomické systémy sú dnes bežnou súčasťou sveta podnikania a mnohé spoločnosti ich denne využívajú na úsporu času a peňazí. Mnohí ľudia si však tieto dva pojmy často zamieňajú a považujú tieto dva typy softvéru za identické. V skutočnosti vám však systém ERP môže pomôcť aj v mnohých oblastiach, na ktoré ekonomický systém jednoducho nemá nástroje.
Čo je ERP systém?
ERP systém (alebo aj podnikový informačný systém) je komplexné softvérové riešenie, ktoré kombinuje všetky funkcie a nástroje, ktoré spoločnosti potrebujú na svoju každodennú prevádzku. Konkrétny rozsah funkcií sa samozrejme líši v závislosti od konkrétnej značky systému ERP a jeho cieľovej skupiny, ale väčšina systémov na trhu zvyčajne ponúka nástroje pokrývajúce napríklad tieto oblasti:
- účtovníctvo a ekonomický denník,
- riadenie výroby,
- riadenie e-shopu,
- skladové riadenie,
- projektové riadenie,
- business intelligence,
- správa a sledovanie financií,
- riadenie ľudských zdrojov,
- správa vzťahov so zákazníkmi (CRM),
- supply chain management,
- reporting a analytické nástroje,
- a mnoho ďalších.
Prečo by vlastne mala vaša spoločnosť uvažovať o kúpe systému ERP? Odpoveď je zrejmá - pretože podnikové informačné riešenie prinesie vašej spoločnosti množstvo jednoznačných výhod. Tu sú tie najdôležitejšie:
- Všetko v jednom systéme: bežná prevádzka firmy sa dnes už nezaobíde bez množstva špecializovaných systémov, ktoré sa starajú o rôzne interné procesy, od skladového hospodárstva cez účtovníctvo až po dochádzku a personalistiku. So systémom ERP môžete všetky tieto procesy riadiť z jedného softvérového rozhrania pomocou jednej centrálnej databázy.
- Automatizácia procesov: podnikový informačný softvér dokáže úplne automatizovať mnohé rutinné a manuálne procesy (napr. vypĺňanie faktúr, posielanie e-mailov alebo písanie dodacích listov). To nielenže výrazne šetrí čas a úsilie, ale aj výrazne znižuje chybovosť.
- Digitalizácia: zabudnite na ručné vypisovanie dokumentov a ich hľadanie v objemných priečinkoch. Pomocou systému ERP môžete všetky svoje súbory previesť do elektronickej podoby, čo vám uľahčí ich ukladanie a spracovanie. Vďaka funkciám automatického vyťažovania sa nemusíte zaoberať ani prepisovaním dokumentov do systému.
- Škálovateľnosť a široký výber modulov: moderné ERP systémy ponúkajú celý rad špecializovaných modulov určených na najrôznejšie oblasti firemných procesov. Môže ísť napríklad o prepracované moduly na skladové riadenie, CRM platformy alebo nástroje na personalistiku a mzdy.
- Presný zber dát a reporting: keďže všetky komponenty systému ERP pracujú s rovnakými údajmi, je ľahké sledovať, čo sa deje v celej spoločnosti. Pokročilé analytické nástroje potom umožňujú spracovať údaje do prehľadov bohatých na informácie, ktoré možno použiť ako cenné podklady pre strategické rozhodnutia.
Čo je účtovný systém?
Ako už názov napovedá, účtovný (alebo ekonomický) softvér sa zameriava len na ekonomické procesy spoločnosti. Na tento účel disponuje nástrojmi a funkciami špeciálne určenými na všeobecné účtovníctvo, spracovanie miezd, finančné riadenie firmy a tvorbu súvisiacich finančných výkazov. V závislosti od konkrétneho riešenia môže byť ekonomický systém vybavený aj personálnymi modulmi na riadenie pracovnoprávnych vzťahov, tvorbu pracovných harmonogramov alebo iné podobné činnosti.
Ako sa od seba líšia ERP a účtovný systém?
V praxi je často možné tieto dva pojmy zamieňať v domnienke, že ide o jeden a ten istý systém. V skutočnosti sa však tieto dva typy softvéru od seba veľmi líšia, a to predovšetkým svojím rozsahom. Kým ekonomický systém sa zameriava len na ekonomickú (prípadne aj personálnu) agendu, v prípade systému ERP je táto oblasť len jedným z viacerých modulov.
Inými slovami – podnikový software v rámci svojich funkcií môže ponúkať (a vo väčšine prípadov aj ponúka) moduly pokrývajúce riadenie ekonomických procesov. Naproti tomu ekonomický softvér sa môže používať len na účtovníctvo, financie a v niektorých prípadoch aj na personalistiku. V závislosti od konkrétneho riešenia môžu ekonomické systémy ponúkať aj obmedzenú funkcionalitu CRM.
Kedy je vhodný účtovný software?
Najmä pre menšie firmy a živnostníkov je nákup plnohodnotného podnikového informačného systému často zbytočný; buď naň nemajú prostriedky, alebo by nevyužili všetky jeho funkcie. V takom prípade môžu firmy siahnuť po menších samostatných riešeniach na správu najdôležitejších agend a zvyšok riešiť iným spôsobom. Práve v tejto situácii je kúpa ekonomického systému dobrou voľbou, pretože personálna a mzdová agenda patria tradične medzi najdôležitejšie skupiny procesov.
Ak však plánujete dynamický rast vašej spoločnosti, samotný účtovný systém vám v budúcnosti stačiť nebude. Skôr či neskôr dospejete do bodu, keď ostatné spôsoby spracovania interných procesov (manuálna evidencia, tabuľky MS Excel atď.) prestanú vyhovovať a začnú brzdiť rozvoj vašej firmy. V tomto momente je vhodné poobzerať sa po vhodnom systéme ERP.
Ako zistím, že je načase prejsť na ERP systém?
Nedá sa presne odhadnúť, kedy vaša firma dosiahne bod zlomu, ale môžete si byť istí, že k tomu skôr či neskôr dôjde. Potrebu prejsť na kompletné riešenie ERP zvyčajne indikujú javy, ktoré sú prekvapivo podobné vo všetkých spoločnostiach a odvetviach. Zvyčajne ide o tieto momenty:
- administratívny chaos, kedy sa zamestnanci strácajú vo všemožných tabuľkách, formulároch a dokumentoch,
- absencia štandardizovaných procesov, kedy každé oddelenie rieši svoje agendy vlastným spôsobom,
- závislosť na ručne vykonaných úlohách (tlačenie faktúr, prepisovanie dát do systémov, vypĺňanie tabuliek a i.),
- vysoká chybovosť spôsobená závislosťou na ľudskom faktore,
- nutnosť prenášať dáta medzi viacerými oddelenými systémami, čo okrem iného zvyšuje riziko duplicít,
- absencia efektívneho reportingu a z toho plynúce nedostatočné dáta na strategické rozhodnutia a plánovanie.
Ak sa na vašu spoločnosť vzťahuje jeden alebo viacero z uvedených bodov, vedzte, že ekonomický systém vám s týmito problémami nepomôže alebo vyrieši len tú časť, ktorá sa týka ekonomickej agendy. Naopak, systém ERP vám umožní vyriešiť všetky uvedené neduhy jediným riešením, vrátane ekonomickej oblasti.
Samozrejme, ekonomický systém môžete používať aj po implementácii podnikového informačného softvéru, ale v takom prípade stratíte výhodu centralizácie údajov a ich dostupnosti z jedného rozhrania.
Ste presvedčení? Vyskúšajte Money ERP
Ak vás predchádzajúce riadky presvedčili a teraz aktívne uvažujete o kúpe systému ERP, objavte obrovský potenciál Money ERP - rýchlo nasaditeľného podnikového informačného systému, ktorého široká škála modulov uspokojí potreby spoločností všetkých odvetví a veľkostí. Neveríte? Inšpirujte sa príbehmi našich spokojných zákazníkov.
Aby ste nekupovali povestnú mačku vo vreci, využite bezplatnú skúšobnú verziu, vďaka ktorej si môžete na 25 dní bezplatne vyskúšať všetky funkcie Money ERP. Presvedčte sa sami, ako vám naše riešenie môže pomôcť pri riešení každodenných úloh a procesov.
