Ako digitalizovať účtovníctvo v ERP systéme

Prečo digitalizovať účtovníctvo a ako vám ERP systém pomôže 

Digitalizácia účtovníctva predstavuje zásadný krok k modernizácii firemných procesov. Umožňuje nahradiť papierové doklady elektronickými, automatizovať rutinné úkony a získať rýchly prístup k dôležitým dátam. Práve v oblasti účtovníctva sa často stretávame s vysokým objemom dokladov, ktoré je potrebné evidovať, archivovať a ďalej s nimi pracovať. Ručné spracovanie je nielen časovo náročné, ale aj náchylné na chyby. 

Informačné systémy ako Money ERP tento proces výrazne zjednodušujú. Slúžia ako centrálny nástroj, ktorý umožňuje: 

• elektronickú evidenciu prijatých aj vystavených faktúr,
• pripojenie naskenovaných alebo elektronických dokumentov priamo k dokladom,
• nastavenie automatického podpisovania a odosielania dokladov,
• elektronickú výmenu dát s partnermi, účtovnou firmou alebo iným softvérom. 

Digitalizácia účtovníctva prostredníctvom ERP systému teda nie je len technologickým vylepšením – je to strategický krok, ktorý firmám šetrí čas, náklady aj personálne kapacity. 

Výhody digitalizácie účtovníctva v Money ERP 

Informačné systémy Money ERP boli na elektronickú správu dokumentov pripravené už od svojho vzniku a evidencia účtovných dokladov v elektronickej forme je preto u mnohých používateľov bežnou praxou už celé roky. 

Ak však doteraz váhate, či pri uchovávaní účtovnej dokumentácie prejsť na výlučne elektronickú formu, môže vám v rozhodovaní pomôcť informácia o kľúčových výhodách digitalizácie účtovníctva v Money ERP. 

Čisto elektronické uchovávanie účtovnej dokumentácie poskytuje používateľom informačného systému jednoznačné benefity: 

• odstráni množstvo šanónov,
• výrazne zjednoduší vyhľadávanie informácií v dokladoch,
• zrýchli komunikáciu s externou účtovnou kanceláriou,
• minimalizuje chybovosť,
• v neposlednom rade zníži prevádzkové náklady. 

TIP: Optimalizujte firemné procesy s informačným systémom Money ERP.

Správa dokumentov v Money ERP 

V informačnom systéme Money ERP si môžete prostredníctvom funkcionality Pripojené dokumenty ku každej zaevidovanej prijatej faktúre (rovnako ako ku všetkým ostatným dokladom) jednoducho pripojiť originál alebo kópiu dokladu prijatého v elektronickej podobe. 

Funkcionalita je dostupná nad zoznamom cez tlačidlo s ikonou kancelárskej sponky, ďalej voľbou Pripojené dokumenty v miestnej ponuke zoznamu (otvorenej pravým tlačidlom myši) alebo priamo na doklade v rovnomennej záložke. 

Týmto spôsobom si k dokladu v Money ERP môžete pripojiť faktúru či akýkoľvek iný dokument, ktorý ste od dodávateľa obdržali e-mailom, ale aj jednoducho len oskenovaný tlačený doklad. 

V oboch prípadoch stačí dokument uložiť a buď na doklade, alebo nad zoznamom použiť funkciu Pridať dokument. Na jeho finálne umiestnenie vám aplikácia ponúkne niekoľko možností. 

• V súbore – v poli Dokument vyhľadáte uloženú faktúru (či už ju máte vo svojom počítači, alebo v zdieľanom adresári) a dokument zostane na tomto mieste naďalej uložený. 
• V tomto prípade nezvýšite veľkosť databázy, no musíte zabezpečiť, aby nedošlo k vymazaniu, premenovaniu alebo presunu dokumentu z pôvodného umiestnenia.
• Túto možnosť preto odporúčame využívať len v prípade, že máte vytvorenú stabilnú štruktúru zdieľaných adresárov, do ktorých ukladáte naskenované dokumenty, a máte ich aj dobre zabezpečené pred náhodnými zásahmi nepovolaných osôb. 
• Kopírovať do databázy – týmto krokom síce zvýšite veľkosť databázy, no zároveň si zaistíte, že aj po odstránení faktúry z pôvodného úložiska bude dokument v Money ERP stále dostupný. 

Obdobne môžete archivovať vystavené faktúry. Doklady vystavené v Money ERP sa dajú generovať do PDF a tento výstup je možné ukladať ako pripojené dokumenty prostredníctvom Automatických akcií, ktoré si nastavíte v menu Administrácia. 

Na karte Automatická akcia stačí zvoliť objekt, nad ktorým chcete generovanie PDF spúšťať, a vybrať typ Iná akcia. Automatické pripojenie dokladu vo forme PDF zaistí Systémový modul a ním ponúknutý automat Report Attachment. 

Modul Fakturácia 

Potom si tlačidlom Konfigurácia otvoríte kartu Nastavenie automatického pripájania dokumentov a tu zvolíte tlačovú zostavu a jej konkrétny návrh – teda podobu, v akej sa doklad vygeneruje a uloží ako PDF. V tomto kroku sa k faktúram dá pripojiť aj niektorý z vašich elektronických podpisov. 

Výsledný PDF dokument sa následne automaticky pripojí k faktúre a zároveň sa uloží do dokumentovej databázy. V rámci nastavenia automatickej akcie si môžete na záložke Udalosti určiť aj situácie, pri ktorých sa má proces generovania PDF faktúry spustiť. 

Ak napríklad zvolíte udalosť Po pridaní záznamu a Po editácii záznamu, zaistíte si tak, že pri vydanej faktúre budete archivovať nielen jej pôvodnú podobu, ale aj každú dodatočnú úpravu.

Evidenciu dokumentov v systéme Money ERP môžete ďalej vylepšiť pomocou rozširujúceho modulu DMS – správa dokumentov. Tento nástroj je určený pre firmy, ktoré chcú mať svoju elektronickú dokumentáciu plne pod kontrolou. 

Modul DMS ponúka: 

• triedenie dokumentov do zložiek s detailným nastavením prístupových práv,
• fulltextové vyhľadávanie v obsahu dokumentov,
• podrobné verzovanie súborov,
• priame prepojenie s dokumentovým skenerom. 

Modul DMS 

Elektronické podpisovanie dokumentov v Money ERP 

Na správu a evidenciu vašich elektronických podpisov slúži zoznam Nastavenie podpisovania dokumentov (menu Zoznamy / Ostatné). 

Základom je spôsob načítania a uloženia súboru, ktorý nesie certifikát: 

• Certifikát zo súboru – umožní elektronicky podpisovať doklady, ktoré boli vytvorené v prostredí Money ERP, a to len z konkrétneho počítača, na ktorom je certifikát uložený. Pri tejto voľbe je zároveň potrebné zadať heslo k certifikátu.
• Certifikát z databázy – súbor certifikátu sa uloží priamo do databázy. Týmto sa zabezpečí, že bude dostupný pre všetkých používateľov na všetkých počítačoch.
• Certifikát zo systémového úložiska – táto možnosť je určená pre prípady, keď bola pri sťahovaní certifikátu zvolená možnosť uloženia do systému Windows. Certifikát bude opäť dostupný len pre prihláseného používateľa. 

Ďalej v nastavení elektronického podpisovania definujete: 

• Typ podpisu – môžete si vybrať, či príjemca váš podpis na dokumente uvidí, alebo či zostane skrytý. Money ERP navyše ponúka aj voľbu MDP (Modification Detection and Prevention), ktorá po otvorení dokumentu zobrazí dialógové okno s informáciou o tom, či je podpis platný, alebo či došlo k nejakej zmene súboru.
• Ďalej si môžete zvoliť Font (písmo) a Umiestnenie podpisu (aby sa neprekrýval s textom dokumentu), zapísať Meno autora či Dôvod podpisu. 

Po vytvorení a nastavení všetkých elektronických podpisov si v menu Agenda / Sprievodca nastavením programu / Ostatné zvoľte v časti Elektronické podpisovanie dokumentov jeden z elektronických podpisov ako hlavný. Ten potom Money ERP použije pre všetky doklady, ktoré nie sú nastavené inak. 

Automatické odosielanie dokladov e-mailom 

Doklady uložené v informačnom systéme Money ERP môžete: 

• vytlačiť v rôznych podobách,
• exportovať do XML formátu,
• odoslať e-mailom. 

Všetky uvedené činnosti sa dajú vykonávať prostredníctvom automatických akcií. Ako príklad uvedieme hromadné odosielanie faktúr vystavených počas dňa. 

Nielenže sa tak zbavíte nutnosti odosielať každú faktúru samostatne ručným vyvolaním funkcie, ale pri väčšom počte vystavených dokladov presuniete dátovo náročnú činnosť na menej exponovaný čas dňa. 

V menu Administrácia si otvoríte novú kartu Automatické akcie. 

Na záložke Všeobecné sú pre tento účel dôležité nasledujúce voľby: 

• Zapnuté – zaškrtnutím poľa sa automatická akcia aktivuje a program ju bude spúšťať v situáciách nastavených na záložke Udalosti (napr. Po pridaní záznamu).
• Spracovať na pozadí – akcia sa nevykoná vo chvíli, keď nastane definovaná udalosť, ale zatiaľ sa uloží do databázy a na pozadí ju spustí až služba CSW Automatic. Môžete si tak napríklad určiť, že všetky faktúry vystavené počas dňa sa zákazníkom odošlú hodinu po polnoci.
• Objekt – v ponuke vyhľadajte Faktúry vydané. Roletová ponuka je rozsiahla, ale v dolnej časti obsahuje vyhľadávacie okno, ktoré vám pomôže nájsť požadovaný objekt.
• Akcia – vyberte možnosť Iná akcia.
• Aplikovať iba na objekty – systém umožňuje vybrať alebo nastaviť filter (napr. menu dokladu, kategóriu firiem, pracovníka, ktorý doklady vystavil) alebo zvoliť konkrétnu skupinu faktúr.
• Modul – funkciu zabezpečuje modul Ekonomické jadro.
• Automat – na odosielanie objektov e-mailom je určená automatická služba S5MailAutomat. 

Následne si tlačidlom Konfigurácia otvoríte kartu Nastavenie automatického odosielania pošty, kde sa zadávajú presné parametre potrebné na úspešný e-mailing. 

Na záložke Nastavenie si výberom konkrétnej tlačovej zostavy, jej návrhu a elektronického formátu, do ktorého ju chcete exportovať, určíte finálnu podobu odosielaného dokladu. Ďalej sú dôležité tieto voľby: 

• Uložiť zostavu do pripojených dokumentov – v tomto prípade automatická akcia priloží vygenerovaný výstup dokladu (napr. PDF) do pripojených dokumentov k zdrojovej faktúre v Money ERP.
• Východiskové e-mailové adresy – na kontrolu môžete posielať kópie všetkých e-mailov obchodníkom, externej účtovnej spoločnosti a pod.
• Varianta e-mailového spojenia – veľmi dôležitá voľba, ktorá určí, aké adresy má program vybrať z adresných kariet vašich zákazníkov. Možností je celý rad – ich popis a vysvetlenie nájdete v pomocníkovi programu.
• Typ správy – technické parametre nevyhnutné na úspešnú elektronickú komunikáciu.
• Na záložke Správa potom nastavíte konkrétnu podobu e-mailu – predmet a text správy, a v prípade potreby aj elektronický podpis. 

Všetky texty sa dajú zapísať pomocou zástupných znakov, ktoré zabezpečia, že sa do e-mailovej správy doplnia vždy konkrétne, s daným dokladom súvisiace údaje (dátum, číslo dokladu, variabilný symbol, adresa a pod.). 

Elektronická výmena údajov v Money ERP 

Informačný systém Money ERP umožňuje používateľsky definovať celý rad rôznych konfigurácií exportov a importov, ktoré sprostredkujú elektronickú výmenu dokladov s inými informačnými systémami. 

Typickými scenármi použitia sú: 

• B2B výmena dát medzi obchodnými partnermi,
• zasielanie podkladov externej účtovnej firme,
• výmena údajov medzi rôznymi softvérovými riešeniami v rámci jednej spoločnosti. 

XLS import 

Jednou z možností je využitie modulu XLS import, vďaka ktorému rýchlo a jednoducho načítate do systému: 

• obchodné doklady,
• skladové doklady,
• interné doklady. 

EDI komunikácia a XML výmena 

Money ERP ďalej umožňuje import a export dokladov vo formáte XML v rámci modulu EDI komunikácia. Táto varianta sprostredkuje komplexné riešenie pre výmenu dokladov s vašimi obchodnými partnermi. 

Import dokladov z formátu XML si nastavíte v menu Administrácia / Výmena dát. Zvolíte si tu vstupný XML súbor pre import, rozsah a správanie importovaných údajov, prípadne aj transformačnú šablónu. Takto nastavený import je možné vyvolať: 

• ručne pravým tlačidlom myši nad príslušným zoznamom dokladov
• využitím služby CSW Automatic 

V menu Administrácia / Výmena dát si môžete nastaviť aj konfiguráciu exportu dokladov do formátu XML. Stačí zvoliť, či chcete doklad uložiť do súboru alebo zapísať do databázy. Export pritom môžete obmedziť na konkrétne údaje z dátovej konfigurácie dokladu. Akciu možno vyvolať: 

• pravým tlačidlom myši nad príslušným zoznamom dokladov
• automatickou akciou
• využitím služby CSW Automatic 

Money ERP navyše dokáže prijímať a odosielať doklady v dnes už štandardizovanom formáte ISDOC. 

TIP: Prečítajte si viac informácií o možnostiach EDI komunikácie. 

Vyskúšajte digitalizáciu účtovníctva v praxi – zadarmo 

Premýšľate, ako by mohla digitalizácia účtovníctva vyzerať vo vašej firme? Najlepší spôsob, ako sa presvedčiť o prínosoch ERP systému Money ERP, je vyskúšať si jeho funkcionality. Navyše sa môžete obrátiť na náš tím konzultantov, ktorí vám s nastavením ochotne pomôžu. 

Demoverzia zadarmo