Skryť formulár
MENU Zatvoriť

DMS systém - efektívna správa dokumentov

DMS systém alebo systém správy dokumentov slúži na vytváranie, ukladanie a organizáciu všetkých typov dokumentov v jednotnom bezpečnom úložisku. Umožňuje tiež digitalizáciu papierových dokumentov, jednoduché vyhľadávanie či zdieľanie súborov, ako aj možnosť prideľovať prístupové práva k jednotlivým dokumentom.

Čo je správa dokumentov? 

Skratka DMS pochádza z anglického slovného spojenia Document Managenent System, čo v preklade znamená systém na správu dokumentov. DMS systém je nástroj na správu a zdieľanie všetkých typov firemných dokumentov, pričom každý z vašich súborov je uložený na bezpečnom úložisku a môžete s ním efektívne pracovať. 

Ako pomáha DMS pri práci?

Systém správy dokumentov pomáha pri automatizácii manuálnych procesov. Používateľom ponúka širokú škálu pre spravovanie dokumentov štruktúrovaných (napr. tabuľky, databázy a pod.), ako aj neštruktúrovaných (napr. zvuk, video, obrázok, e-mail a pod.). 

K dispozícii je aj funkcia zdieľania dokumentov, ktorá podporuje prácu viacerých používateľov na jednom súbore. Všetky uložené a zdieľané súbory sú pritom v bezpečí - systémy na správu dokumentov disponujú povoleniami - k jednotlivým dokumentom môžete prideľovať prístupové práva. Zamestnanci sa zároveň vďaka centrálnemu prístupu dostanú k údajom kedykoľvek a odkiaľkoľvek. 

Elektronická správa dokumentov vás vďaka digitalizácii papierových dokumentov odbremení od papierovačiek a umožní ľahké a rýchle vyhľadávanie dokumentov, ich archiváciu aj distribúciu. 

Popis modulu DMS - správa dokumentov

Každá firma za deň vytvorí desiatky dokumentov, ktoré je potrebné ukladať a organizovať. Rozširujúci modul Document Management System (DMS) uľahčí prácu s dokumenty vďaka:

  • vyhľadávaniu podľa zadaných kritérií či fulltextového vyhľadávania,
  • pripojeniu dokumentu k ľubovoľnému záznamu naprieč modulmi Money ERP,
  • triedeniu dokumentov do zložiek s možnosťou určenia prístupových práv,
  • digitalizácii papierových dokumentov.

Digitalizovaný dokument má vlastnú evidenčnú kartu, na ktorej nájdete nielen množstvo podrobností o jeho umiestnení, zameraní, platnosti či autorizácii, ale tiež všetky jeho staršie verzie a väzby na iné dokumenty.

Trieďte dokumenty, udeľujte oprávnenia

Modul pracuje s dokumentami naprieč všetkými modulmi Money ERP. Na každom dokumente či zložke, ktoré budete pomocou modulu Document Management System spravovať, môžete nastaviť prístupové práva pre jednotlivých zamestnancov a dokumentové kľúče. Navyše určíte, odkiaľ môžu mať pracovníci k dátam prístup.

Preveďte papierové dokumenty do digitálnej podoby

Papierové zmluvy, dodatky a písomné úpravy. Pokiaľ chcete do zmluvy nahliadnuť, musíte sa vydať do archívu, alebo si zmluvu vyžiadať z iného oddelenia. Vďaka digitalizácii dokumentov a nastavení práv zvýšite zabezpečenie citlivých dát a umožníte kolegom nazerať do nich odkiaľkoľvek.

K digitalizácii dokumentov môžete použiť bežný skener alebo dokumentový skener s aplikáciou KOFAX express.

Štandardný skener

Pomocou skenera a príslušného programu naskenujete dokument, prevediete ho do PDF a uložíte do príslušnej zložky. Modul DMS dokument prevedie do databázy Money ERP, kde ho priradíte k odpovedajúcim záznamom ako je napríklad firma, prijatá faktúra nebo dopyt.

Dokumentový skener s aplikáciou KOFAX express

Vďaka dokumentovému skeneru získate kvalitnejší dokument, ktorý môžete označiť čiarovým kódom. Čiarový kód pri skenovaní následne slúži na oddelenie jednotlivých dokumentov a tiež aj pre jednoduchšie dohľadanie a zaradenie dokumentu do modulu DMS.

Digitalizované dokumenty vo formáte PDF vám umožnia ľahko:

  • nájsť aktuálnu verziu dokumentu, aj keď je jeho fyzická kópia zamknutá v archíve,
  • prejsť kompletnú históriu dokumentu,
  • nastaviť prístupové práva podľa svojich potrieb,
  • pripraviť väzbu s ďalšími dokumentami a ľubovoľnými záznamami v Money ERP,
  • nájsť potrebné informácie pomocou fulltextového vyhľadávania,
  • určiť agregáciu dokumentov podľa Adresy, Strediska, Činnosti alebo Zákazky.

Dokumenty navyše nikam nezaložíte a prehľadne ich roztriedite do elektronických zložiek.

Detailnú dokumentáciu k modulu DMS si môžete stiahnuť TU. 

Získajte modul DMS už dnes 

Modul si objednajte u svojho obchodníka alebo na našom obchodnom oddelení na telefónnom čísle 249 212 323, prípadne nás kontaktujte. 

Potrebujete s niečím pomôcť?

Zákaznícka podpora
249 212 344
Zákaznícky portál
podpora.moneyerp.sk
Obchodné oddelenie
249 212 323
Napíšte nám
moneyerp@solitea.sk