Vyskúšajte Money ERP
Skryť menu
Skryť formulár
Animation A
Animation A

DMS - správa dokumentov

Neutopte vašu firmu v hromade dokumentov. Využite rozširujúci modul Document Management System k organizácii elektronických dokumentov a digitalizácii tých papierových. Vďaka modulu DMS vytvoríte prehľadný systém fungujúci naprieč celým Money ERP.

Popis modulu

Každá firma za deň vytvorí desiatky dokumentov, ktoré je potrebné ukladať a organizovať. Rozširujúci modul Document Management System (DMS) uľahčí prácu s dokumenty vďaka:

  • vyhľadávaniu podľa zadaných kritérií či fulltextového vyhľadávania,
  • pripojeniu dokumentu k ľubovoľnému záznamu naprieč modulmi Money ERP,
  • triedeniu dokumentov do zložiek s možnosťou určenia prístupových práv,
  • digitalizácii papierových dokumentov.

Digitalizovaný dokument má vlastnú evidenčnú kartu, na ktorej nájdete nielen množstvo podrobností o jeho umiestnení, zameraní, platnosti či autorizácii, ale tiež všetky jeho staršie verzie a väzby na iné dokumenty.

Trieďte dokumenty, udeľujte oprávnenia

Modul pracuje s dokumentami naprieč všetkými modulmi Money ERP. Na každom dokumente či zložke, ktoré budete pomocou modulu Document Management System spravovať, môžete nastaviť prístupové práva pre jednotlivých zamestnancov a dokumentové kľúče. Navyše určíte, odkiaľ môžu mať pracovníci k dátam prístup.

Preveďte papierové dokumenty do digitálnej podoby

Papierové zmluvy, dodatky a písomné úpravy. Pokiaľ chcete do zmluvy nahliadnuť, musíte sa vydať do archívu, alebo si zmluvu vyžiadať z iného oddelenia. Vďaka digitalizácii dokumentov a nastavení práv zvýšite zabezpečenie citlivých dát a umožníte kolegom nazerať do nich odkiaľkoľvek.

K digitalizácii dokumentov môžete použiť bežný skener alebo dokumentový skener s aplikáciou KOFAX express.

Štandardný skener

Pomocou skenera a príslušného programu naskenujete dokument, prevediete ho do PDF a uložíte do príslušnej zložky. Modul DMS dokument prevedie do databázy Money ERP, kde ho priradíte k odpovedajúcim záznamom ako je napríklad firma, prijatá faktúra nebo dopyt.

Dokumentový skener s aplikáciou KOFAX express

Vďaka dokumentovému skeneru získate kvalitnejší dokument, ktorý môžete označiť čiarovým kódom. Čiarový kód pri skenovaní následne slúži na oddelenie jednotlivých dokumentov a tiež aj pre jednoduchšie dohľadanie a zaradenie dokumentu do modulu DMS.

Digitalizované dokumenty vo formáte PDF vám umožnia ľahko:

  • nájsť aktuálnu verziu dokumentu, aj keď je jeho fyzická kópia zamknutá v archíve,
  • prejsť kompletnú históriu dokumentu,
  • nastaviť prístupové práva podľa svojich potrieb,
  • pripraviť väzbu s ďalšími dokumentami a ľubovoľnými záznamami v Money ERP,
  • nájsť potrebné informácie pomocou fulltextového vyhľadávania,
  • určiť agregáciu dokumentov podľa Adresy, Strediska, Činnosti alebo Zákazky.

Dokumenty navyše nikam nezaložíte a prehľadne ich roztriedite do elektronických zložiek.

Detailnú dokumentáciu k modulu DMS si môžete stiahnuť TU. 

Získajte modul DMS už dnes 

Modul si objednajte u svojho obchodníka alebo na našom obchodnom oddelení na telefónnom čísle 249 212 323, prípadne nás kontaktujte. 

Zákaznícka podpora
249 212 344
Zákaznícky portál
clientportal.money.sk
Obchodné oddelenie
249 212 323
Napíšte nám
moneyerp@solitea.sk

Máte záujem o modul k Money ERP? Napíšte nám vaše otázky alebo potreby a my vás čoskoro kontaktujeme.