Čo je správa dokumentov?
Skratka DMS pochádza z anglického slovného spojenia Document Managenent System, čo v preklade znamená systém na správu dokumentov. DMS systém je nástroj na správu a zdieľanie všetkých typov firemných dokumentov, pričom každý z vašich súborov je uložený na bezpečnom úložisku a môžete s ním efektívne pracovať.
Ako pomáha DMS pri práci?
Systém správy dokumentov pomáha pri automatizácii manuálnych procesov. Používateľom ponúka širokú škálu pre spravovanie dokumentov štruktúrovaných (napr. tabuľky, databázy a pod.), ako aj neštruktúrovaných (napr. zvuk, video, obrázok, e-mail a pod.).
K dispozícii je aj funkcia zdieľania dokumentov, ktorá podporuje prácu viacerých používateľov na jednom súbore. Všetky uložené a zdieľané súbory sú pritom v bezpečí - systémy na správu dokumentov disponujú povoleniami - k jednotlivým dokumentom môžete prideľovať prístupové práva. Zamestnanci sa zároveň vďaka centrálnemu prístupu dostanú k údajom kedykoľvek a odkiaľkoľvek.
Elektronická správa dokumentov vás vďaka digitalizácii papierových dokumentov odbremení od papierovačiek a umožní ľahké a rýchle vyhľadávanie dokumentov, ich archiváciu aj distribúciu.
Popis modulu DMS - správa dokumentov
Každá firma za deň vytvorí desiatky dokumentov, ktoré je potrebné ukladať a organizovať. Rozširujúci modul Document Management System (DMS) uľahčí prácu s dokumenty vďaka:
- vyhľadávaniu podľa zadaných kritérií či fulltextového vyhľadávania,
- pripojeniu dokumentu k ľubovoľnému záznamu naprieč modulmi Money ERP,
- triedeniu dokumentov do zložiek s možnosťou určenia prístupových práv,
- digitalizácii papierových dokumentov.
Digitalizovaný dokument má vlastnú evidenčnú kartu, na ktorej nájdete nielen množstvo podrobností o jeho umiestnení, zameraní, platnosti či autorizácii, ale tiež všetky jeho staršie verzie a väzby na iné dokumenty.
Trieďte dokumenty, udeľujte oprávnenia
Modul pracuje s dokumentami naprieč všetkými modulmi Money ERP. Na každom dokumente či zložke, ktoré budete pomocou modulu Document Management System spravovať, môžete nastaviť prístupové práva pre jednotlivých zamestnancov a dokumentové kľúče. Navyše určíte, odkiaľ môžu mať pracovníci k dátam prístup.
Preveďte papierové dokumenty do digitálnej podoby
Papierové zmluvy, dodatky a písomné úpravy. Pokiaľ chcete do zmluvy nahliadnuť, musíte sa vydať do archívu, alebo si zmluvu vyžiadať z iného oddelenia. Vďaka digitalizácii dokumentov a nastavení práv zvýšite zabezpečenie citlivých dát a umožníte kolegom nazerať do nich odkiaľkoľvek.
K digitalizácii dokumentov môžete použiť bežný skener alebo dokumentový skener s aplikáciou KOFAX express.
Štandardný skener
Pomocou skenera a príslušného programu naskenujete dokument, prevediete ho do PDF a uložíte do príslušnej zložky. Modul DMS dokument prevedie do databázy Money ERP, kde ho priradíte k odpovedajúcim záznamom ako je napríklad firma, prijatá faktúra alebo dopyt.
Dokumentový skener s aplikáciou KOFAX express
Vďaka dokumentovému skeneru získate kvalitnejší dokument, ktorý môžete označiť čiarovým kódom. Čiarový kód pri skenovaní následne slúži na oddelenie jednotlivých dokumentov a tiež aj pre jednoduchšie dohľadanie a zaradenie dokumentu do modulu DMS.
Digitalizované dokumenty vo formáte PDF vám umožnia ľahko:
- nájsť aktuálnu verziu dokumentu, aj keď je jeho fyzická kópia zamknutá v archíve,
- prejsť kompletnú históriu dokumentu,
- nastaviť prístupové práva podľa svojich potrieb,
- pripraviť väzbu s ďalšími dokumentami a ľubovoľnými záznamami v Money ERP,
- nájsť potrebné informácie pomocou fulltextového vyhľadávania,
- určiť agregáciu dokumentov podľa Adresy, Strediska, Činnosti alebo Zákazky.
Dokumenty navyše nikam nezaložíte a prehľadne ich roztriedite do elektronických zložiek.
