Vyzkoušet Money ERP
Skrýt menu
Skrýt formulář
Animation A
Animation A

DMS - správa dokumentů

Nenechte vaši firmu utopit ve změti dokumentů. Využijte volitelný modul Document Management System k organizaci elektronických dokumentů a digitalizaci těch papírových. Díky modulu vytvoříte přehledný systém fungující napříč různými moduly Money ERP.

Popis modulu

Každá firma za den vytvoří desítky dokumentů, které je třeba ukládat a organizovat. Volitelný modul Document Management System usnadní práci s dokumenty díky:

  • vyhledávání podle zadaných kritérií či fulltextové,
  • připojení dokumentu k libovolnému záznamu napříč moduly Money ERP,
  • třídění dokumentů do složek s možností určení přístupových práv,
  • digitalizaci papírových dokumentů.

Digitalizovaný dokument má vlastní evidenční kartu, na které najdete nejen řadu podrobností o jeho umístění, zaměření, platnosti či autorizaci, ale také všechny jeho starší verze a vazby na jiné dokumenty.

Třiďte dokumenty, udělujte oprávnění

Modul pracuje s dokumenty napříč všemi moduly Money ERP. U každého dokumentu či složky, které budete pomocí modulu Document Management System spravovat, můžete nastavit přístupová práva pro jednotlivé zaměstnance a dokumentové klíče. Navíc určíte, odkud mohou mít pracovníci k datům přístup.

Převeďte papírové dokumenty do digitální podoby

Papírové smlouvy, dodatky a písemné úpravy. Pokud chcete do smlouvy nahlédnout, musíte se vydat do archivu, nebo si smlouvu vyžádat z jiného oddělení. Díky digitalizaci dokumentů a nastavení práv zvýšíte zabezpečení citlivých dat a umožníte na ně kolegům nahlížet odkudkoliv.

K digitalizaci dokumentů můžete použít běžný skener nebo dokumentový skener s aplikací KOFAX express.

Standardní skener
Pomocí skeneru a příslušného programu naskenujete dokument, převedete ho do prohledávatelného PDF a uložíte do příslušné složky. Modul Document Management System dokument převede do databáze Money ERP, kde ho přiřadíte k odpovídajícím záznamům jako je například firma, přijatá faktura nebo poptávka.

Dokumentový skener s aplikací KOFAX express
Díky dokumentovému skeneru získáte kvalitnější dokument, který můžete označit čárovým kódem. Čárový kód při skenování následně slouží pro separaci dokumentů a také i pro snadnější dohledání a zařazení dokumentu do modulu DMS.

Dokumenty v prohledávatelném formátu PDF vám umožní snadno:

  • najít aktuální verzi dokumentu, i když je jeho fyzická kopie zamčená v archivu,
  • projít kompletní historii dokumentu,
  • nastavit přístupová práva podle svých potřeb,
  • připravit provázání s dalšími dokumenty a libovolnými záznamy v Money ERP,
  • najít potřebné informace pomocí fulltextového vyhledávání,
  • určit agregaci dokumentů podle Adresy, Střediska, Činnosti nebo Zakázky.

Dokumenty navíc nikam nezaložíte a přehledně je roztřídíte do elektronických složek.

Detailní dokumentaci k modulu DMS si můžete stáhnout ZDE. 

Získejte modul Document Management System během chvíle 

Modul si objednejte u svého obchodníka nebo na našem obchodním oddělení na telefonu 800 776 776, případně nás kontaktujte. 

Zákaznická podpora
549 522 502
Zákaznický portál
zakportal.money.cz
Obchodní oddělení
800 776 776
Napište nám
moneyerp@solitea.cz

Máte zájem o modul k Money ERP? Napište nám vaše dotazy nebo potřeby a my vás brzy kontaktujeme.