Co je správa dokumentů
Zkratka DMS pochází z anglického spojení Document Management System, což v překladu znamená systém pro správu dokumentů. Jedná se o nástroj pro spravování a sdílení všech typů firemních dokumentů, kdy je každý soubor uložen v bezpečném úložišti a lze s ním efektivně pracovat.
Jak DMS pomáhá při práci?
Systém správy dokumentů je hodnotný zejména při automatizaci firemních procesů, kdy uživatelům nabízí širokou škálu nástrojů pro správu strukturovaných (tabulky, databáze aj.) i nestrukturovaných (zvuk, video, e-maily apod.) dokumentů.
K dispozici je i sdílení dokumentů umožňující více uživatelům pracovat na jednom souboru. Všechny uložené položky jsou přitom v naprostém bezpečí, kdy lze k jednotlivým dokumentům přidělovat přístupová práva. Zaměstnanci se zároveň díky centrálnímu přístupu dostanou k datům kdykoliv a odkudkoliv.
Elektronická správa dokumentů vás díky digitalizaci papírových dokumentů zbaví papírování a umožní jednoduché a rychlé vychledávání dokumentů, jejich archivaci a distribuci.
Popis modulu DMS - správa dokumentů
Každá firma za den vytvoří desítky dokumentů, které je třeba ukládat a organizovat. Volitelný modul Document Management System usnadní práci s dokumenty díky:
- vyhledávání podle zadaných kritérií či fulltextové,
- připojení dokumentu k libovolnému záznamu napříč moduly Money ERP,
- třídění dokumentů do složek s možností určení přístupových práv,
- digitalizaci papírových dokumentů.
Digitalizovaný dokument má vlastní evidenční kartu, na které najdete nejen řadu podrobností o jeho umístění, zaměření, platnosti či autorizaci, ale také všechny jeho starší verze a vazby na jiné dokumenty.
Třiďte dokumenty, udělujte oprávnění
Modul pracuje s dokumenty napříč všemi moduly Money ERP. U každého dokumentu či složky, které budete pomocí modulu Document Management System spravovat, můžete nastavit přístupová práva pro jednotlivé zaměstnance a dokumentové klíče. Navíc určíte, odkud mohou mít pracovníci k datům přístup.
Převeďte papírové dokumenty do digitální podoby
Papírové smlouvy, dodatky a písemné úpravy. Pokud chcete do smlouvy nahlédnout, musíte se vydat do archivu, nebo si smlouvu vyžádat z jiného oddělení. Díky digitalizaci dokumentů a nastavení práv zvýšíte zabezpečení citlivých dat a umožníte na ně kolegům nahlížet odkudkoliv.
K digitalizaci dokumentů můžete použít běžný skener nebo dokumentový skener s aplikací KOFAX express.
Standardní skener
Pomocí skeneru a příslušného programu naskenujete dokument, převedete ho do prohledávatelného PDF a uložíte do příslušné složky. Modul Document Management System dokument převede do databáze Money ERP, kde ho přiřadíte k odpovídajícím záznamům jako je například firma, přijatá faktura nebo poptávka.
Dokumentový skener s aplikací KOFAX express
Díky dokumentovému skeneru získáte kvalitnější dokument, který můžete označit čárovým kódem. Čárový kód při skenování následně slouží pro separaci dokumentů a také i pro snadnější dohledání a zařazení dokumentu do modulu DMS.
Dokumenty v prohledávatelném formátu PDF vám umožní snadno:
- najít aktuální verzi dokumentu, i když je jeho fyzická kopie zamčená v archivu,
- projít kompletní historii dokumentu,
- nastavit přístupová práva podle svých potřeb,
- připravit provázání s dalšími dokumenty a libovolnými záznamy v Money ERP,
- najít potřebné informace pomocí fulltextového vyhledávání,
- určit agregaci dokumentů podle Adresy, Střediska, Činnosti nebo Zakázky.
Dokumenty navíc nikam nezaložíte a přehledně je roztřídíte do elektronických složek.
