Ak ste podnikateľ alebo manažér, pravdepodobne sa neustále potýkate s výzvami, ako efektívnejšie riadiť svoju firmu, zlepšiť výkonnosť tímu a zároveň znížiť náklady. Práve tu prichádza na scénu automatizácia a optimalizácia firemných procesov ako účinné riešenie.
Čo je to automatizácia a optimalizácia firemných procesov?
Automatizácia a optimalizácia firemných procesov sú kľúčové koncepty, ktoré môžu výrazne prispieť k úspechu firmy na trhu.
Čo znamená automatizácia?
Automatizácia zahŕňa používanie technológií a softvéru na automatické vykonávanie rutinných úloh bez potreby ľudského zásahu. Tým sa nielen zvyšuje efektívnosť a rýchlosť vykonávania rôznych obchodných procesov, ale aj eliminujú ľudské chyby.
Čítajte tiež: S automatizáciou procesov môžete nechať Money ERP pracovať za vás
Ako funguje optimalizácia?
Optimalizácia sa na druhej strane zameriava na zlepšenie kvality a výkonnosti týchto procesov. To môže zahŕňať identifikáciu slabých miest a neefektívnosti procesu a ich následnú nápravu.
TIP: Dočítajte sa viac o optimalizácii nákladov s Money ERP
Kombinácia automatizácie a optimalizácie umožňuje spoločnostiam dosahovať lepšie výsledky, znižovať náklady, zvyšovať konkurencieschopnosť a poskytovať lepšie služby zákazníkom. Presvedčte sa sami.
6 dôvodov, prečo sa zaujímať o automatizáciu a optimalizáciu podnikových procesov
1. Čas sú peniaze
Jedným z hlavných dôvodov snahy o automatizáciu a optimalizáciu procesov je úspora času. Manuálna práca a zdĺhavé procesy môžu spomaliť celý obchodný cyklus.
Automatizácia umožňuje rýchlejšie a efektívnejšie spracovanie úloh, čo v konečnom dôsledku znamená rýchlejšie dodanie produktov a služieb zákazníkom.
2. Už žiadne chyby
Ľudská práca je náchylná na chyby. Niekedy stačí malá nepozornosť alebo únava, aby došlo k závažnej chybe, ktorá môže mať negatívny vplyv na zákazníkov a finančnú situáciu spoločnosti.
Automatizácia a optimalizácia procesov minimalizuje riziko chýb.
3. 100 % prehľad a kontrola
Informačné technológie umožňujú monitorovať každý krok procesu v reálnom čase. Manažéri tak majú lepší prehľad o tom, čo sa v spoločnosti deje, a môžu rýchlo reagovať na prípadné problémy alebo neefektívne procesy.
4. Zákaznícky servis na jednotku
Automatizácia sa netýka len interných procesov. Zákaznícky servis sa dá výrazne zlepšiť vďaka rýchlejšej komunikácii, okamžitému spracovaniu objednávok a lepšiemu sledovaniu stavu služieb alebo produktov.
5. Múdre využívanie zdrojov
Automatizácia umožňuje lepšie využívať ľudské zdroje v spoločnosti. Namiesto toho, aby zamestnanci vykonávali rutinné a opakujúce sa úlohy, môžu sa viac sústrediť na strategické a kreatívne činnosti, ktoré prinášajú spoločnosti skutočnú hodnotu.
6. Mať náskok pred konkurenciou
Firmy, ktoré sa dokážu rýchlejšie prispôsobiť novým trendom a zmeniť svoje procesy, majú výraznú konkurenčnú výhodu. Automatizácia a optimalizácia umožňujú flexibilitu a rýchle prispôsobenie sa meniacim sa podmienkam na trhu.
Ako optimalizovať s Money ERP?
Vedeli ste, že v rámci optimalizácie procesov môžete v systéme Money ERP automatizovať napríklad tieto operácie?
- Odosielanie dokumentov e-mailom - Stáva sa vám, že zabudnete poslať zákazníkovi faktúru? Už sa tým netrápte. Nastavte si automatické odosielanie všetkých faktúr vystavených počas dňa priamo na e-mail zákazníka, napríklad každý deň o 17:00.
- Výmena dát s inými systémami - Používate e-shop, EDI, samostatný fakturačný systém alebo máte CRM systém? Pracujú vaši predajcovia v teréne? S Money ERP nemusíte myslieť na ručné klikanie pre import a export dát.
“Keď sa ma ľudia pýtajú, ako sa nám vo firme s EDI pracuje, tak odpovedám, že nijako. S EDI totiž reálne žiadny zamestnanec nepracuje a prenos dokladov prebieha bezchybne na pozadí. Keby sme doklady, ktoré nám EDI spracuje, museli riešiť ručne, stálo by nás to desiatky hodín mesačne.”
tvrdí Jaromír Veit, konateľ a majiteľ spoločnosti Point4U.
- E-mailové a SMS upozornenia – Chcete byť informovaní, akonáhle stav zásob klesne pod požadované minimum, alebo upozorniť zákazníkov na blížiaci sa termín splatnosti či neuhradené faktúry? Stačí nastaviť podmienky a kontakty, na ktoré majú byť oznámenia zasielané.
- Tlačové zostavy – Ušetrite čas pri príprave správ pre svojho šéfa. Požadované tlačové sady mu budú každé ráno doručené priamo do e-mailu, takže si budete môcť v kľude vychutnať svoju rannú kávu.
- Vytváranie dokladov – Ani faktúry k prijatým objednávkam, ani objednávky tovaru u vašich dodávateľov už nemusíte vytvárať ručne.
"Doklady sme predtým museli z e-shopu do starého systému prepisovať. A po večeroch som v administrácii e-shopu dohľadával, či zákazník zaplatil. Teraz doklady do Money ERP prúdia automaticky a rovnako aj informácie o platbách," hovorí Branislav Skácel, konateľ spoločnosti ATRIA SK
- Rôzne kontroly – Nastavte vhodné texty, podmienky a reakcie systému pre rôzne kontrolné situácie. Napríklad: „Vážený kolega, zabudli ste vyplniť objednávku na účtenke. Objednávka preto nebude uložená.“
Záznam online akcie Business CONNECT
Money ERP úspešne zorganizoval už 2. ročník online akcie Business CONNECT, ktorá sa tentokrát zamerala práve na automatizáciu a optimalizáciu firemných procesov.
Teraz si môžete pohodlne prehrať záznam tejto akcie a vypočuť si praktické skúsenosti a cenné rady od našich hostí, ktorí majú v tejto oblasti bohatú prax. Nechajte sa nimi inšpirovať pri vylepšovaní a nastavovaní procesov vo vašej firme.
