Pokud jste podnikatel nebo manažer, pravděpodobně se neustále potýkáte s výzvami, jak efektivněji řídit svou firmu, zlepšit výkonnost týmu a zároveň snížit náklady. A právě zde přichází na scénu automatizace a optimalizace firemních procesů jako účinné řešení.
Co je to automatizace a optimalizace firemních procesů?
Automatizace a optimalizace firemních procesů jsou klíčovými koncepty, které mohou výrazně přispět k úspěchu firmy na trhu.
Co znamená automatizace?
Automatizace zahrnuje využívání technologií a softwaru k tomu, aby se rutinní úkoly prováděly automaticky bez nutnosti lidského zásahu. To nejenže zvyšuje efektivitu a rychlost provádění různých firemních procesů, ale také eliminuje chyby způsobené lidským přičiněním.
Čtěte také: S automatizací procesů můžete nechat Money ERP pracovat za vás
Jak funguje optimalizace?
Optimalizace se na druhé straně soustředí na zvýšení kvality a výkonu těchto procesů. To může zahrnovat identifikaci slabých míst a neefektivností v procesu a jejich následnou opravu.
TIP: Dočtěte se více o optimalizaci nákladů s Money ERP.
Kombinace automatizace a optimalizace umožňuje firmám dosáhnout lepších výsledků, snížení nákladů, zvýšení konkurenceschopnosti a poskytování lepších služeb zákazníkům. Přesvědčte se sami.
6 důvodů, proč se zajímat o automatizaci a optimalizaci firemních procesů
1. Čas jsou peníze
Jedním z hlavních důvodů, proč usilovat o automatizaci a optimalizaci procesů, je úspora času. Ruční práce a zdlouhavé postupy mohou zpomalovat celý podnikový cyklus.
Automatizace umožňuje rychlejší a efektivnější zpracování úkolů, což v konečném důsledku znamená rychlejší dodání produktů a služeb zákazníkům.
2. Už žádné chyby
Lidská práce je náchylná k chybám. Někdy stačí jen malá nepozornost nebo únava a může dojít k zásadní chybě, která může mít negativní dopad na zákazníky i na finanční situaci firmy.
Automatizace a optimalizace procesů minimalizuje riziko chyb.
3. 100% přehled a kontrola
Informační technologie umožňují sledovat každý krok procesu v reálném čase. To dává manažerům lepší přehled o tom, co se děje ve firmě, a umožňuje rychle reagovat na potenciální problémy nebo neefektivní procesy.
4. Zákaznický servis na jedničku
Automatizace není jen o interních procesech. Zákaznický servis může být výrazně zlepšen díky rychlejší komunikaci, okamžitému zpracování objednávek a lepšímu sledování stavu služeb či produktů.
5. Na využívání zdrojů chytře
Automatizace umožňuje lépe využívat lidské zdroje ve firmě. Místo toho, aby zaměstnanci vykonávali rutinní a opakující se úkoly, mohou se více zaměřit na strategické a kreativní činnosti, které přináší skutečnou hodnotu pro firmu.
6. Být napřed konkurenci
Firmy, které se dokážou rychleji přizpůsobit novým trendům a měnit své procesy, mají výraznou konkurenční výhodu. Automatizace a optimalizace umožňují flexibilitu a rychlou adaptaci na měnící se podmínky na trhu.
Jak optimalizovat s Money ERP?
Věděli jste, že v rámci optimalizace procesů můžete v systému Money ERP automatizovat například tyto operace?
- Odesílání dokumentů e-mailem – Stává se vám, že zapomenete poslat zákazníkovi fakturu? Už se tím netrapte. Nastavte si automatické odesílání všech faktur vystavených během dne přímo na e-mail zákazníka, třeba každý den v 17:00.
- Výměna dat s jinými systémy – Používáte e-shop, EDI, samostatný fakturační systém nebo máte CRM systém? Pracují vaši prodejci v terénu? S Money ERP nemusíte myslet na ruční klikání pro import a export dat.
“Když se mě lidé ptají, jak v naší společnosti pracujeme s EDI, odpovídám, že vlastně nijak. Žádný zaměstnanec s EDI přímo nepracuje, protože přenos dokumentů probíhá automaticky a bezchybně na pozadí. Pokud bychom museli všechny dokumenty, které EDI zpracovává, řešit ručně, stálo by nás to desítky hodin měsíčně,”
tvrdí Jaromír Veit, jednatel a majitel společnosti Point4U.
- E-mailová a SMS upozornění – Chcete být informováni, jakmile stav zásob klesne pod požadované minimum, nebo upozornit zákazníky na blížící se termín splatnosti či neuhrazené faktury? Stačí nastavit podmínky a kontakty, na které mají být oznámení zasílána.
- Tiskové sestavy – Ušetřete čas při přípravě zpráv pro svého šéfa. Požadované tiskové sady mu budou každé ráno doručeny přímo do e-mailu, takže si budete moci v klidu vychutnat svou ranní kávu.
- Vytváření dokladů – Ani faktury k přijatým objednávkám, ani objednávky zboží u vašich dodavatelů už nemusíte vytvářet ručně.
„Dříve jsme museli doklady z e-shopu přepisovat do starého systému. A po večerech jsem v administraci e-shopu kontroloval, zda zákazník zaplatil. Nyní doklady proudí do Money ERP automaticky a stejně tak informace o platbách,“ říká Branislav Skácel, jednatel společnosti ATRIA SK
- Různé kontroly – Nastavte vhodné texty, podmínky a reakce systému pro různé kontrolní situace. Například: „Vážený kolego, zapomněl jste vyplnit objednávku na účtence. Objednávka proto nebude uložena.“
Záznam online akce Business CONNECT
Money ERP úspěšně uspořádal již 2. ročník online akce Business CONNECT, která se tentokrát zaměřila právě na automatizaci a optimalizaci firemních procesů.
Nyní si můžete pohodlně přehrát záznam této akce a vyslechnout si praktické zkušenosti a cenné rady od našich hostů, kteří mají v této oblasti bohatou praxi. Nechte se jimi inspirovat při vylepšování a nastavování procesů ve vaší firmě.
