Inventarizace majetku: povinnosti, postup a chyby, kterým se vyhnout

Průběh inventarizace výrazně ovlivňuje způsob, jakým firma majetek eviduje během roku. Propojení evidence majetku s účetnictvím v ERP systému pomáhá udržet údaje na jednom místě a usnadňuje přípravu podkladů i dohledávání nesrovnalostí. 

Klíčové myšlenky 

• Inventarizace porovnává skutečný stav majetku a závazků s účetnictvím. 
• Je širším procesem než samotná inventura a účetní jednotky ji provádějí v souvislosti s účetní závěrkou. 
• Čím přesnější je průběžná evidence majetku, tím méně času firma při inventarizaci ztrácí dohledáváním rozdílů. 
• Evidenci majetku a účetnictví může propojit ERP systém, který usnadní přípravu inventarizace a omezí ruční přepisování údajů. 

Co je inventarizace a jak se liší od inventury 

Inventarizace je proces, při kterém firma zjišťuje skutečný stav svého majetku a závazků a porovnává jej se stavem v účetnictví. Pokud najde rozdíly, musí je vyhodnotit a vypořádat. 

Pojmy inventura a inventarizace se proto nepoužívají jako synonyma. Inventura je část celého procesu – slouží ke zjištění skutečného stavu. Inventarizace zahrnuje také jeho porovnání s účetnictvím a řešení případných rozdílů. 

Inventarizace majetku se netýká pouze skladu. Může zahrnovat také výrobní stroje, vozidla, notebooky zaměstnanců, nábytek a další dlouhodobý či evidovaný drobný majetek. U položek, jejichž existenci nelze zjistit vizuálně, se používá dokladová inventura. 

Kdy je inventarizace povinná a jak často se provádí 

Povinnost inventarizace vychází ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a souvisejících účetních předpisů, mezi které patří také vyhláška č. 500/2002 Sb. pro podnikatele účtující v soustavě podvojného účetnictví. Účetní jednotky musí inventarizací ověřit, zda stav majetku a závazků v účetnictví odpovídá skutečnosti. 

Periodická inventarizace se zpravidla provádí jednou ročně k účetní závěrce, u firem s kalendářním účetním obdobím nejčastěji k 31. prosinci. Provádí se také při sestavení mimořádné účetní závěrky. 

Inventuru není nutné provést přesně v rozvahový den. Lze ji zahájit nejdříve 4 měsíce před ním a dokončit nejpozději 2 měsíce po něm. Zjištěný stav se následně upraví o přírůstky a úbytky tak, aby odpovídal rozvahovému dni. 

Výsledky se zapisují do inventurních soupisů, které dokládají skutečný stav majetku a průběh inventury. Tyto dokumenty je nutné uchovávat 5 let. 

Jaké typy inventarizace existují a kdy se používají 

Inventarizaci lze rozlišovat podle rozsahu, důvodu, způsobu provedení i typu kontrolovaného majetku. V praxi se proto můžete setkat s několika různými označeními. 

Vedle pravidelné inventarizace může být potřeba majetek zkontrolovat také mimo běžný roční cyklus. Typickým důvodem je změna odpovědného zaměstnance, škoda, krádež nebo jiná událost, při které firma potřebuje ověřit skutečný stav konkrétního majetku. 

Například při odchodu zaměstnance je vhodné zkontrolovat notebook, telefon a další svěřené vybavení hned při jeho předání. Firma tak nemusí čekat až na celoroční inventarizaci a případné rozdíly řešit zpětně. 

Jak probíhá inventarizace dlouhodobého majetku krok za krokem 

Dobře připravená inventarizace dlouhodobého majetku nemusí znamenat několik dní hledání notebooků a vysvětlování nesrovnalostí. Základem je začít ještě před samotnou fyzickou kontrolou. 

1. Aktualizujte evidenci majetku 

Nejprve zkontrolujte, zda evidence obsahuje nově pořízený majetek a zda byl správně zachycen majetek vyřazený během roku. Prověřte také umístění a další údaje, podle kterých položky identifikujete. 

U většího počtu položek pomáhá centralizovaná evidence majetku v ERP systému. Informace pak nejsou rozdělené mezi účetnictví, tabulky a seznamy jednotlivých oddělení. 

2. Určete odpovědnosti za inventuru 

Předem stanovte, kdo bude inventuru provádět a za kterou část majetku odpovídá. U firmy s více pobočkami nebo provozy je praktické rozdělit kontrolu podle lokalit. 

3. Připravte inventurní soupisy 

Soupisy by měly umožnit jednoznačně určit kontrolovaný majetek. V praxi pomáhá členění například podle pobočky, pracoviště nebo jiné interní struktury. 

4. Zkontrolujte skutečný stav majetku 

Při fyzické inventuře ověřujete, zda majetek skutečně existuje a odpovídá evidenci. Současně můžete kontrolovat jeho stav, označení a umístění. 

5. Vyhodnoťte inventarizační rozdíly 

Pokud je skutečný stav nižší než stav v účetnictví a rozdíl nelze doložit, jde o manko. Pokud je skutečný stav vyšší, jedná se o přebytek. Inventarizační rozdíly je nutné vyúčtovat do období, za které se inventarizací ověřuje stav. 

Ne každý rozdíl ale automaticky znamená ztrátu majetku. Častou příčinou může být nezaznamenané přemístění nebo vyřazení. Proto je důležité nejprve zjistit, proč nesrovnalost vznikla. 

6. Vypořádejte rozdíly a dokončete dokumentaci 

Po vyhodnocení: 

1. opravte evidenci, 
2. vypořádejte skutečné inventarizační rozdíly 
3. A dokončete inventurní soupisy.  

Dokumentace musí být průkazná a dohledatelná. 

V čem se inventarizace zásob liší od inventarizace majetku 

Zásoby jsou na rozdíl od většiny dlouhodobého majetku neustále v pohybu. Zboží a materiál přicházejí, přesouvají se mezi sklady a odcházejí k zákazníkům nebo do výroby. Tomu musí odpovídat i způsob inventury. 

Ve skladu proto nacházejí uplatnění čárové kódy a mobilní čtečky. V Money ERP vám inventuru zásob usnadní modul Sklady pro evidenci zásob a skladových pohybů a Mobile, se kterým můžete při inventuře snímat čárové kódy. Více o jejich využití najdete v článku Jak mobilní skladník zefektivňuje práci pomocí čteček čárových kódů. 

TIP: Podrobný postup inventarizace zásob najdete v samostatném článku: 

Skladová inventura: jak ji efektivně zvládnout? 

Co nejčastěji komplikuje inventarizaci majetku a jak tomu předejít 

1. Neaktuální evidence vytváří zbytečné rozdíly. Pokud firma změny zapisuje až před inventurou, musí zpětně dohledávat, co se s majetkem během roku stalo.
2. Chybějící označení komplikuje identifikaci. U několika podobných notebooků nebo monitorů nemusí být bez evidenčního čísla či jiného jednoznačného identifikátoru jasné, kterou položku právě kontrolujete.
3. Ruční přepisování zvyšuje riziko chyb. Excel může být pro malou evidenci dostačující. S rostoucím počtem položek ale přibývají soubory, verze a ruční přenosy dat.
4. Změny se neevidují průběžně. Notebook se přesune k jinému zaměstnanci nebo stroj na jiné pracoviště, ale v evidenci zůstane původní údaj. 
5. Část majetku zůstane stranou. Pozornost často míří na velké stroje a auta, zatímco drobný evidovaný majetek se kontroluje hůře. Rozsah inventarizace má vycházet z toho, jaký majetek firma skutečně vede v účetnictví a dalších relevantních evidencích.
6. Dokumentace není průkazná. Samotný seznam položek nestačí. Inventurní soupis musí splňovat náležitosti stanovené zákonem. 

Řada problémů s inventarizací vzniká ještě před samotným sčítáním. Pokud firma během roku průběžně eviduje nový a vyřazený majetek, jeho přesuny i změny odpovědných osob, samotná inventarizace je výrazně rychlejší a zbývá méně rozdílů k dohledávání. 

Jak může Money ERP zjednodušit evidenci a inventarizaci majetku 

V Money ERP vám s evidencí pomůže modul Majetek. Na jednom místě evidujete dlouhodobý, drobný i leasingový majetek, jeho umístění, přiřazení zaměstnancům i historii pohybů. Systém podporuje také rovnoměrné a zrychlené odpisy nebo splátkové kalendáře u leasingu. 

Při inventarizaci můžete využít inventurní soupisy a pracovat s údaji podle střediska, umístění nebo odpovědné osoby. Nad firemními daty lze pomocí Business Intelligence vytvářet reporty a sledovat důležité ukazatele. 

U inventury skladových zásob pomáhá Mobile a čtečka čárových kódů. Skladník položky naskenuje a nemusí výsledky ručně přepisovat. 

Příklad z praxe:  

Ve společnosti ideo zvládnou pomocí čteček a Money ERP inventuru přibližně 11 000 skladových položek během jediného dne.  

Přečíst případovou studii

Kdy pro inventarizaci stačí Excel a kdy už dává smysl digitalizace 

Excel může být pro menší firmu dostačující, pokud má málo majetku a evidenci průběžně aktualizuje. S růstem firmy ale přibývají položky, přesuny mezi zaměstnanci i pobočky a ruční evidence začíná být náročnější. 

Orientačně se můžete řídit tímto přehledem: 

Samotný počet položek ale není jediným kritériem. Že vám současná evidence přestává stačit, poznáte například podle toho, že: 

• inventarizace zabere více než týden,
• inventarizační rozdíly se opakují nebo rostou,
• není jasné, kdo má konkrétní notebook, auto nebo jiné vybavení,
• účetní tráví dny dohledáváním příčin rozdílů,
• firma roste nebo otevírá další pobočky. 

S digitalizací proto není dobré čekat až do chvíle, kdy se evidence stane nepřehlednou. Ideální je změnit způsob evidence ve chvíli, kdy začíná být zřejmé, že současný systém nebude s dalším růstem firmy stačit. 

Přesná evidence majetku výrazně usnadňuje každou inventarizaci 

Inventarizace je zákonná povinnost, ale zároveň praktická kontrola toho, zda firemní evidence odpovídá realitě.  

Ukáže: 

• chybějící majetek, 
• nesprávné údaje,
• slabá místa ve způsobu evidence. 

Největší úsporu práce proto často nepřinese rychlejší počítání jednou za rok, ale průběžně aktualizovaná evidence majetku. Pokud už tabulky přestávají poskytovat potřebný přehled, může být vhodný čas zvážit centralizovanou evidenci v ERP systému. 

Chcete-li zjistit, jak lze evidenci dlouhodobého a drobného majetku řešit ve vaší firmě, můžete možnosti projít s odborníkem na Money ERP a posoudit, zda je pro váš současný rozsah evidence digitalizace vhodná. 

Nezávazná konzultace