Manažerské dashboardy v ERP: 7 ukazatelů, které byste měli vidět denně

Rychlé shrnutí pro zaneprázdněné 

Manažerský dashboard je přehled nejdůležitějších firemních ukazatelů, který pomáhá rychle poznat, zda se firma vyvíjí podle plánu a kde je potřeba zasáhnout. Mezi důležité oblasti patří zejména cash flow, prodej, zásoby, pohledávky a závazky, zákaznická retence, provozní efektivita a marže. 

Dobrý dashboard přitom neukazuje jen aktuální číslo. Dává mu kontext pomocí plánu, předchozího období nebo trendu. Místo informace „obrat je 4,8 milionu Kč“ tak manažer například vidí, že je obrat 12 % pod plánem a současně meziročně klesá. 

Ne každý ukazatel je nutné kontrolovat každý den. Smyslem firemních dashboardů je především dostat správné informace ke správnému člověku v okamžiku, kdy podle nich může něco rozhodnout. 

Co se změnilo: Od reportů k manažerským dashboardům 

Ještě donedávna bylo běžné, že vedení firmy dostalo ekonomický nebo obchodní report jednou týdně či měsíčně. Data tak dobře popisovala, co se stalo, ale problém nebo změnu trendu mohl manažer odhalit až s několikadenním zpožděním. 

Manažerské dashboardy posouvají reporting blíže k aktuálnímu dění ve firmě. Pokud jsou napojené na průběžně aktualizované zdroje dat, mohou zobrazovat například vývoj prodeje, stav pohledávek nebo zásob bez nutnosti pokaždé ručně sestavovat nový report. Reporting v reálném čase tak umožňuje reagovat na významné změny včas. 

To ale neznamená, že dashboard reporty nahrazuje. Spíše funguje jako první vrstva: upozorní například na propad marže a podrobnější report následně pomůže zjistit jeho příčinu.  

TIP: Pokud vás zajímá širší pohled na práci s podnikovými daty, více najdete v článku Manažerské business analýzy a reporty v ERP systému. 

Nejdůležitější proto není množství grafů ani počet sledovaných hodnot. Dobrý manažerský dashboard ukazuje především data, která mají rozhodovací hodnotu. 

Dashboard 1: Cash flow ukáže, zda bude mít firma dostatek peněz 

Zůstatek na účtu neříká, kolik peněz bude mít firma k dispozici za měsíc. Cash flow dashboard proto kombinuje současný stav s očekávanými příjmy a výdaji a pomáhá včas odhalit období, kdy může hotovost chybět. 

Co sledovat: 

• stav bankovních účtů,
• očekávané příjmy a výdaje,
• faktury před splatností a po splatnosti,
• výhled cash flow na 30, 60 a 90 dní,
• významné budoucí platby. 

Kdo ho využije: majitel, CFO nebo ekonom. 

Například firma může mít dnes na účtech dostatek peněz, ale dashboard ukáže, že za tři týdny ji čekají vysoké platby, které očekávané příjmy nepokryjí. Vedení tak může dříve řešit inkaso pohledávek nebo načasování investic. 

V Money ERP lze pro podobné přehledy nad ekonomickými daty systému využít modul Business Intelligence. K aktuálním a přesným výsledkům přispívá, když jsou všechny důležité informace soustředěné na jednom místě – například díky online napojení na banky a platební brány a dalším aplikacím, které ovlivňují vyhodnocované výsledky. 

Přečtěte si také: Jak vám ERP systém pomůže s plánováním podnikových zdrojů? 

Dashboard 2: Prodejní výkonnost odhalí pokles dříve než měsíční výsledky 

Celkový obrat ukazuje výsledek, ale sám o sobě neřekne, kde se prodej zlepšuje nebo naopak začíná propadat. Prodejní dashboard proto kombinuje aktuální výkon s plánem a vývojem v předchozích obdobích. 

Co sledovat: 

• obrat vs. plán,
• meziroční a meziměsíční vývoj,
• TOP produkty a zákazníky,
• průměrnou hodnotu objednávky,
• konverzi obchodních případů na objednávky, pokud firma tato data eviduje. 

Kdo ho využije: obchodní ředitel, sales manager nebo majitel. 

Nesledujte přitom pouze nejprodávanější položky. Užitečný signál představují také produkty s klesajícím trendem. Pokud například prodej důležité produktové řady několik týdnů soustavně klesá, může obchodní tým začít hledat příčinu dříve, než se změna výrazně projeví v celkovém obratu. 

V Money ERP lze obchodní data analyzovat pomocí modulu Business Intelligence a porovnávat výsledky například podle produktů, zákazníků nebo dalších evidovaných dimenzí. Pokud firma propojuje ERP s dalšími obchodními systémy, může business dashboard nabídnout širší pohled na celý obchodní proces. 

Dashboard 3: Skladové zásoby ukážou, čeho máte příliš a co naopak chybí 

Plný sklad nemusí znamenat dobře řízené zásoby. Pokud se některé položky měsíce neprodávají, firma v nich má zbytečně uložené peníze, které by mohla využít jinde. Naopak nedostatek žádaného zboží může znamenat nevyřízené objednávky a ztracené tržby. 

Co sledovat: 

• celkovou hodnotu zásob,
• obrátkovost zásob,
• položky, které se prodávají pomalu nebo vůbec,
• položky pod minimální zásobou nebo bez zásoby,
• očekávané příjmy zboží. 

Kdo ho využije: nákupčí, vedoucí skladu, provozní ředitel nebo majitel. 

Skladový dashboard pomáhá odhalit oba extrémy. Například rostoucí zásoba produktu při současném poklesu jeho prodejů je signálem, že je vhodné upravit další nákup. Naopak opakované vyprodání rychloobrátkové položky může ukazovat na příliš nízko nastavenou minimální zásobu. 

Příklad z praxe: 200 000 skladových položek pod kontrolou 

V Money ERP jsou skladová data propojená s nákupem, prodejem a objednávkami, takže je lze využít také pro manažerské analýzy. Význam přehledu nad skladovými daty dobře ukazuje Profigrass, který v Money ERP eviduje přibližně 200 000 skladových položek. Při takovém objemu už není možné zásoby efektivně kontrolovat položku po položce – firma potřebuje rychle rozpoznat například zboží, které se neprodává, i položky, u kterých zásoba naopak dochází. 

Přečíst případovou studii

Dashboard 4: Pohledávky a závazky včas upozorní na problémy s placením 

Vysoký obrat ještě neznamená zdravé finance, pokud zákazníci platí se zpožděním. Dashboard pohledávek a závazků ukazuje nejen celkovou částku, ale hlavně jak dlouho jsou faktury po splatnosti a u kterých zákazníků se platební morálka zhoršuje. 

Co sledovat: 

• pohledávky do splatnosti,
• pohledávky 1–30, 31–90 a více než 90 dní po splatnosti,
• zákazníky s nejvyššími dluhy,
• závazky před splatností,
• průměrnou dobu inkasa pohledávek (DSO). 

Kdo ho využije: ekonom, CFO nebo majitel. 

DSO (Days Sales Outstanding) jednoduše vyjadřuje, za kolik dní firma v průměru dostane zaplaceno od zákazníků. Pokud se tato doba postupně prodlužuje, může to být varovný signál i v situaci, kdy celkové tržby stále rostou. 

Praktické je také automatické upozornění při překročení nastaveného kreditního limitu zákazníka. Obchodník tak před přijetím další objednávky vidí, že zákazník už má vůči firmě vysoké neuhrazené závazky, a může situaci nejprve prověřit. 

V Money ERP lze sledovat pohledávky a závazky přímo v návaznosti na fakturaci a úhrady. Díky tomu může finanční dashboard pracovat s aktuálním stavem dokladů a upozornit vedení na problémové pohledávky dříve, než výrazněji ovlivní cash flow. Obchodníci v terénu si navíc mohou před vystavením objednávky ověřit platební morálku zákazníka přímo u něj, například prostřednictvím modulu iObchodník – mobilní obchodník do telefonu. 

Dashboard 5: Zákaznická retence ukáže, zda si firma zákazníky udržuje 

Růst počtu nových zákazníků vypadá pozitivně, ale sám o sobě neříká, kolik stávajících zákazníků firma současně ztrácí. Dashboard zákaznické retence proto sleduje nejen akvizici, ale také opakované nákupy a dlouhodobou hodnotu zákazníků. 

Co sledovat: 

• počet aktivních zákazníků,
• nové vs. ztracené zákazníky,
• četnost a hodnotu opakovaných nákupů,
• celoživotní hodnotu zákazníka (CLV),
• NPS, pokud firma spokojenost tímto způsobem měří. 

Kdo ho využije: obchodní ředitel, marketing nebo majitel. 

CLV (Customer Lifetime Value) vyjadřuje, jakou hodnotu zákazník firmě přinese za celou dobu obchodního vztahu. Díky tomu lze odlišit zákazníka s jednou vysokou objednávkou od zákazníka, který nakupuje pravidelně několik let. 

Pro tento pohled je důležité propojení ERP a CRM. Money ERP lze integrovat s CRM systémem Raynet, takže obchodní informace z CRM mohou navazovat na objednávky, fakturaci a další data evidovaná v ERP. Firma tak získá ucelenější pohled na zákazníka a jeho obchodní historii. 

Dashboard 6: Provozní efektivita musí odpovídat typu firmy 

Jiná čísla potřebuje sledovat výrobní podnik, jiná servisní firma a jiná e-shop. Smysl je ale stejný: rychle poznat, kde provoz ztrácí čas, kapacitu nebo peníze a kde se začíná zhoršovat plnění zakázek. 

Kdo ho využije: provozní ředitel, vedoucí oddělení či majitel. 

Například rostoucí počet objednávek e-shopu může na první pohled vypadat jako dobrá zpráva. Pokud se ale současně prodlužuje čas od přijetí objednávky k expedici, manažerský dashboard upozorní, že sklad nebo expedice přestávají zvládat rostoucí objem práce. 

Ne všechna provozní data přitom musí vznikat přímo v ERP. Money ERP lze propojovat s e-shopy a dalšími firemními aplikacemi také prostřednictvím modulu API – jednoduché propojení Money ERP s externími systémy, takže dashboard může kombinovat údaje z více částí provozu. Důležité je, aby firma měla jasně určený zdroj každého KPI a pracovala se stejnými čísly napříč odděleními.  

Dashboard 7: Marže a ziskovost ukážou, co firmě skutečně vydělává 

Vysoký obrat ještě neznamená vysoký zisk. Produkt, zákazník nebo zakázka mohou generovat značné tržby, ale po započtení souvisejících nákladů přinášet firmě výrazně méně, než se na první pohled zdá. Proto patří marže a ziskovost mezi nejdůležitější manažerská KPI. 

Co sledovat: 

• hrubou marži a její vývoj,
• marži podle produktů nebo produktových skupin,
• ziskovost podle zákazníků a zakázek,
• výsledky podle středisek či obchodníků,
• ziskovost jednotlivých zákaznických nebo produktových segmentů. 

Kdo ho využije: majitel, CFO nebo obchodní ředitel. 

Právě tento pohled často změní způsob, jakým firma hodnotí své „nejlepší“ produkty. Produkt s nejvyšším obratem nemusí mít nejvyšší marži. Méně prodávaná položka naopak může při každém prodeji přinášet výrazně větší příspěvek na pokrytí nákladů a tvorbu zisku. 

V Money ERP lze díky modulu Business Intelligence analyzovat ekonomická a obchodní data z různých pohledů. Manažer tak nemusí zůstat jen u celkového obratu, ale může výsledky rozdělit například podle produktů, zákazníků, zakázek nebo dalších údajů, které firma v systému eviduje. 

Jak nastavit manažerský dashboard v ERP, aby podle něj firma skutečně řídila 

Ani dobře vypadající dashboard není užitečný, pokud obsahuje desítky ukazatelů, kterým nikdo nevěnuje pozornost. Při jeho návrhu proto nezačínejte otázkou „Co všechno dokážeme měřit?“, ale tím, jaká rozhodnutí potřebují manažeři pravidelně dělat. 

1. Definujte konkrétní rozhodnutí, která má dashboard podporovat 

Sepište si rozhodnutí, která děláte každý den nebo týden, a určete, jaké informace k nim potřebujete. Vedoucí skladu například nepotřebuje sledovat všechny skladové údaje – potřebuje rychle vědět, co dochází, čeho je příliš a kde je potřeba upravit objednávku. 

2. Vyberte jen několik klíčových KPI 

Na jeden dashboard obvykle stačí 3–5 hlavních ukazatelů, případně několik doplňkových hodnot. Pokud na jednu obrazovku umístíte dvacet grafů, důležitá odchylka mezi nimi snadno zanikne. Detailnější informace mohou být dostupné až po rozkliknutí. 

3. Nastavte upozornění na významné odchylky 

Upozornění by nemělo reagovat na každou změnu, ale na situaci, která skutečně vyžaduje pozornost. Místo pevné hranice „obrat pod 100 000 Kč“ může být užitečnější upozornění na pokles obratu o 20 % proti plánu nebo srovnatelnému období. 

Stejný princip lze použít u pohledávek, zásob nebo marže. Manažer pak nemusí všechny hodnoty neustále kontrolovat – dashboard ho upozorní na situace, které se vymykají očekávanému vývoji. 

4. Přiřaďte dashboard konkrétnímu člověku 

Každý KPI dashboard ve firmě by měl mít svého vlastníka. Musí být jasné, kdo jej sleduje, jak často a kdo má reagovat, když některý ukazatel překročí stanovenou hranici. 

Dashboard bez odpovědnosti se snadno stane jen další obrazovkou, kterou po několika týdnech nikdo neotevírá. Cílem proto není dashboard vytvořit, ale začlenit ho do pravidelného řízení firmy. 

Chcete vidět, jak mohou podobné přehledy vypadat v praxi? Vyzkoušejte si demoverzi Money ERP a podívejte se, jak lze nad firemními daty vytvářet manažerské přehledy pro finance, obchod, sklad nebo další oblasti řízení firmy. 

Vyzkoušet demo

Nejčastější chyby při zavádění firemních dashboardů 

Technicky správně vytvořený dashboard ještě nemusí být užitečný. Problém často není v samotném nástroji, ale v tom, co firma měří, z jakých dat vychází a jak s výsledky následně pracuje. 

1. Přenesete původní excelový report na obrazovku. Dashboard nemá zobrazovat všechny dostupné tabulky v modernější podobě. Má zvýraznit několik informací, podle kterých je potřeba rozhodnout.
2. Sledujete všechno, co lze změřit. Desítky KPI mohou působit důkladně, ale v praxi znesnadňují orientaci. Každý ukazatel by měl mít jasný důvod, proč se na dashboardu nachází.
3. Jednotlivá oddělení pracují s jinými čísly. Obchod má obrat z CRM, finance z ERP a vedení vlastní tabulku v Excelu. Pokud se liší definice ukazatelů nebo zdroje dat, manažeři místo rozhodování řeší, které číslo je správné.
4. Čísla nemají kontext. Hodnota „obrat 4,8 mil. Kč“ sama o sobě neříká, zda jde o dobrý výsledek. Teprve porovnání s plánem, minulým obdobím nebo trendem dává KPI rozhodovací hodnotu.
5. Nikdo neví, kdo má na změnu reagovat. Dashboard může problém správně odhalit, ale bez jasné odpovědnosti se nic nestane. U důležitých KPI proto určete nejen vlastníka, ale také postup při překročení stanovené hranice. 

Právě zde pomáhá ERP jako společný zdroj klíčových firemních dat. Neznamená to, že všechna data musí vznikat v jednom systému. Pokud ale firma sjednotí definice KPI a propojí důležité zdroje, výrazně snižuje riziko, že se na poradě objeví několik různých verzí stejného čísla. 

Manažerský dashboard má upozornit, kde je potřeba jednat 

Dobrý manažerský dashboard nemusí okamžitě vysvětlit, proč problém vznikl. Jeho hlavním úkolem je včas ukázat, že se něco důležitého mění a kde je potřeba hledat příčinu. 

Proto má větší hodnotu několik dobře zvolených KPI než desítky grafů bez jasného účelu. Pro většinu malých a středních firem dává smysl začít oblastmi, které nejvíce ovlivňují každodenní řízení – například cash flow, prodejem, pohledávkami, zásobami a marží. Další dashboardy lze přidávat podle potřeb firmy. 

V Money ERP lze nad firemními daty vytvářet přehledy pomocí modulu Business Intelligence a využít přitom údaje z ekonomických, obchodních, skladových i dalších agend. Důležité ale není mít co nejvíce dashboardů. Důležité je mít na jednom místě aktuální čísla, podle kterých dokážete včas rozhodnout. 

Chcete zjistit, které manažerské dashboardy a KPI mají největší smysl právě pro vaši firmu? Proberte své potřeby se specialistou na Money ERP nebo si systém vyzkoušejte v demoverzi a podívejte se, jak lze s firemními daty pracovat v praxi.