Inventarizácia majetku pomáha overiť, či to, čo má firma v účtovníctve a evidencii, zodpovedá skutočnosti. Netýka sa pritom len tovaru v sklade. Kontrolovať treba aj stroje, autá, počítače, kancelárske vybavenie alebo ďalší firemný majetok.
Čo vás zaujíma?
- Čo je inventarizácia a ako sa líši od inventúry
- Kedy je inventarizácia povinná a ako často sa vykonáva
- Aké typy inventarizácie existujú a kedy sa používajú
- Ako prebieha inventarizácia dlhodobého majetku krok za krokom
- V čom sa inventarizácia zásob líši od inventarizácie majetku
- Čo najčastejšie komplikuje inventarizáciu majetku a ako tomu predísť
- Ako môže Money ERP zjednodušiť evidenciu a inventarizáciu majetku
- Kedy na inventarizáciu stačí Excel a kedy už dáva zmysel digitalizácia
- Presná evidencia majetku výrazne uľahčuje každú inventarizáciu
Priebeh inventarizácie výrazne ovplyvňuje spôsob, akým firma eviduje majetok počas roka. Prepojenie evidencie majetku s účtovníctvom v ERP systéme pomáha udržiavať údaje na jednom mieste a uľahčuje prípravu podkladov aj dohľadávanie nezrovnalostí.
Kľúčové myšlienky
- Inventarizácia porovnáva skutočný stav majetku a záväzkov s účtovníctvom.
- Je širším procesom než samotná inventúra a účtovné jednotky ju vykonávajú v súvislosti s účtovnou závierkou.
- Čím presnejšia je priebežná evidencia majetku, tým menej času firma pri inventarizácii stráca dohľadávaním rozdielov.
- Evidenciu majetku a účtovníctvo môže prepojiť ERP systém, ktorý uľahčí prípravu inventarizácie a obmedzí ručné prepisovanie údajov.
Čo je inventarizácia a ako sa líši od inventúry
Inventarizácia je proces, pri ktorom firma zisťuje skutočný stav svojho majetku a záväzkov a porovnáva ho so stavom v účtovníctve. Ak zistí rozdiely, musí ich vyhodnotiť a vysporiadať.
Pojmy inventúra a inventarizácia sa preto nepoužívajú ako synonymá. Inventúra je časť celého procesu – slúži na zistenie skutočného stavu. Inventarizácia zahŕňa aj jeho porovnanie s účtovníctvom a riešenie prípadných rozdielov.
| Pojem | Čo znamená |
| Inventúra | Zistenie skutočného stavu majetku a záväzkov |
| Inventarizácia | Inventúra, porovnanie s účtovníctvom a vysporiadanie rozdielov |
Inventarizácia majetku sa netýka iba skladu. Môže zahŕňať aj výrobné stroje, vozidlá, notebooky zamestnancov, nábytok a ďalší dlhodobý či evidovaný drobný majetok. Pri položkách, ktorých existenciu nemožno zistiť vizuálne, sa používa dokladová inventúra.
Kedy je inventarizácia povinná a ako často sa vykonáva
Povinnosť inventarizácie upravuje Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, najmä § 29 a § 30. Účtovná jednotka overuje súlad skutočného stavu majetku, záväzkov a ich rozdielu s účtovníctvom.
Inventarizácia sa spravidla vykonáva raz ročne, ku dňu riadnej účtovnej závierky (pri kalendárnom roku k 31.decembru). Vykonáva sa aj pri mimoriadnej účtovnej závierke. Pri hmotnom majetku okrem zásob a hotovosti môžu firmy podľa § 29 ods. 3 využiť interval najviac štyri roky.
Ak fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob nemožno vykonať ku dňu účtovnej závierky, možno ju uskutočniť v posledných troch mesiacoch účtovného obdobia alebo v prvom mesiaci nasledujúceho obdobia. Pri zásobách je možná počas celého účtovného obdobia aj v prvom mesiaci nasledujúceho obdobia. Stav sa upraví o prírastky a úbytky, aby zodpovedal dňu účtovnej závierky. Podrobnosti stanovuje § 30 ods. 4.
Skutočný stav sa zaznamenáva do inventúrnych súpisov, výsledky porovnania s účtovníctvom do inventarizačného zápisu. Oba dokumenty sa podľa § 35 ods. 3 písm. c) uchovávajú desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Aké typy inventarizácie existujú a kedy sa používajú
Inventarizáciu možno rozlišovať podľa rozsahu, dôvodu, spôsobu vykonania aj typu kontrolovaného majetku. V praxi sa preto môžete stretnúť s viacerými označeniami.
| Rozdelenie | Typ | Kedy sa používa |
| Podľa rozsahu | Úplná × čiastková | Kontroluje sa všetok majetok alebo len jeho časť, napríklad konkrétna pobočka či pracovisko. |
|
Podľa spôsobu |
Fyzická × dokladová | Fyzicky sa kontrolujú napríklad stroje, autá či vybavenie. Dokladovo sa overuje majetok a záväzky, pri ktorých nemožno skutočný stav zistiť fyzicky. |
| Podľa termínu | Periodická × priebežná | Periodická súvisí s účtovnou závierkou. Priebežnú možno vykonávať počas roka iba pri majetku, pri ktorom to umožňuje zákon. |
| Podľa majetku | Majetok × zásoby | Inak prebieha kontrola dlhodobého majetku a inak kontrola skladových zásob, ktorých stav sa priebežne mení. |
Popri pravidelnej inventarizácii môže byť potrebné skontrolovať majetok aj mimo bežného ročného cyklu. Typickým dôvodom je zmena zodpovedného zamestnanca, škoda, krádež alebo iná udalosť, pri ktorej firma potrebuje overiť skutočný stav konkrétneho majetku.
Napríklad pri odchode zamestnanca je vhodné skontrolovať notebook, telefón a ďalšie zverené vybavenie hneď pri jeho odovzdaní. Firma tak nemusí čakať až na ročnú inventarizáciu a prípadné rozdiely riešiť spätne.
Ako prebieha inventarizácia dlhodobého majetku krok za krokom
Dobre pripravená inventarizácia dlhodobého majetku nemusí znamenať niekoľko dní hľadania notebookov a vysvetľovania nezrovnalostí. Základom je začať ešte pred samotnou fyzickou kontrolou.
1. Aktualizujte evidenciu majetku
Najprv skontrolujte, či evidencia obsahuje novonadobudnutý majetok a či bol správne zaznamenaný majetok vyradený počas roka. Preverte aj umiestnenie a ďalšie údaje, podľa ktorých položky identifikujete.
Pri väčšom počte položiek pomáha centralizovaná evidencia majetku v ERP systéme. Informácie potom nie sú rozdelené medzi účtovníctvo, tabuľky a zoznamy jednotlivých oddelení.
2. Určite zodpovednosti za inventúru
Vopred stanovte, kto bude inventúru vykonávať a za ktorú časť majetku zodpovedá. Vo firme s viacerými pobočkami alebo prevádzkami je praktické rozdeliť kontrolu podľa lokalít.
3. Pripravte inventúrne súpisy
Súpisy by mali umožniť jednoznačne identifikovať kontrolovaný majetok. V praxi pomáha členenie napríklad podľa pobočky, pracoviska alebo inej internej štruktúry.
4. Skontrolujte skutočný stav majetku
Pri fyzickej inventúre overujete, či majetok skutočne existuje a zodpovedá evidencii. Zároveň môžete kontrolovať jeho stav, označenie a umiestnenie.
5. Vyhodnoťte inventarizačné rozdiely
Ak je skutočný stav nižší než stav v účtovníctve a rozdiel nemožno doložiť, ide o manko. Ak je skutočný stav vyšší, ide o prebytok. Inventarizačné rozdiely je potrebné zaúčtovať do obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav.
Nie každý rozdiel však automaticky znamená stratu majetku. Častou príčinou môže byť nezaznamenané premiestnenie alebo vyradenie. Preto je dôležité najprv zistiť, prečo nezrovnalosť vznikla.
6. Vysporiadajte rozdiely a dokončite dokumentáciu
Po vyhodnotení:
- opravte evidenciu,
- vysporiadajte skutočné inventarizačné rozdiely,
- dokončite inventúrne súpisy a inventarizačný zápis.
Dokumentácia musí byť preukázateľná a dohľadateľná.
V čom sa inventarizácia zásob líši od inventarizácie majetku
Zásoby sú na rozdiel od väčšiny dlhodobého majetku neustále v pohybe. Tovar a materiál prichádzajú, presúvajú sa medzi skladmi a odchádzajú k zákazníkom alebo do výroby. Tomu musí zodpovedať aj spôsob inventúry.
V sklade preto nachádzajú uplatnenie čiarové kódy a mobilné čítačky. V Money ERP vám inventúru zásob uľahčí modul Sklady na evidenciu zásob a skladových pohybov a Mobile, s ktorým môžete pri inventúre snímať čiarové kódy. Viac o ich využití nájdete v článku Ako mobilný skladník zefektívňuje prácu pomocou čítačiek čiarových kódov.
TIP: Podrobný postup inventarizácie zásob nájdete v samostatnom článku:
Čo najčastejšie komplikuje inventarizáciu majetku a ako tomu predísť
- Neaktuálna evidencia vytvára zbytočné rozdiely. Ak firma zapisuje zmeny až pred inventúrou, musí spätne dohľadávať, čo sa s majetkom počas roka stalo.
- Chýbajúce označenie komplikuje identifikáciu. Pri viacerých podobných notebookoch alebo monitoroch nemusí byť bez evidenčného čísla či iného jednoznačného identifikátora jasné, ktorú položku práve kontrolujete.
- Ručné prepisovanie zvyšuje riziko chýb. Excel môže na evidenciu malého počtu položiek postačovať. S rastúcim počtom položiek však pribúdajú súbory, verzie a ručné prenosy údajov.
- Zmeny sa neevidujú priebežne. Notebook sa presunie k inému zamestnancovi alebo stroj na iné pracovisko, ale v evidencii zostane pôvodný údaj.
- Časť majetku zostane bokom. Pozornosť sa často sústreďuje na veľké stroje a autá, zatiaľ čo drobný evidovaný majetok sa kontroluje ťažšie. Rozsah inventarizácie má vychádzať z toho, aký majetok firma skutočne vedie v účtovníctve a ďalších relevantných evidenciách.
- Dokumentácia nie je preukázateľná. Samotný zoznam položiek nestačí. Inventúrny súpis musí spĺňať náležitosti stanovené zákonom.
Mnohé problémy s inventarizáciou vznikajú ešte pred samotným počítaním. Ak firma počas roka priebežne eviduje nový a vyradený majetok, jeho presuny aj zmeny zodpovedných osôb, samotná inventarizácia je výrazne rýchlejšia a zostáva menej rozdielov na dohľadávanie.
Ako môže Money ERP zjednodušiť evidenciu a inventarizáciu majetku
V Money ERP vám s evidenciou pomôže modul Majetok. Na jednom mieste evidujete dlhodobý, drobný aj lízingový majetok, jeho umiestnenie, pridelenie zamestnancom aj históriu pohybov. Systém podporuje aj rovnomerné a zrýchlené odpisy či splátkové kalendáre pri lízingu.
Pri inventarizácii môžete využiť inventúrne súpisy a pracovať s údajmi podľa strediska, umiestnenia alebo zodpovednej osoby. Na základe firemných údajov možno pomocou Business Intelligence vytvárať reporty a sledovať dôležité ukazovatele.
Pri inventúre skladových zásob pomáha Mobile a čítačka čiarových kódov. Skladník položky naskenuje a nemusí výsledky ručne prepisovať.
Príklad z praxe:
V spoločnosti ideo zvládnu pomocou čítačiek a Money ERP inventúru približne 11 000 skladových položiek za jediný deň.
Kedy na inventarizáciu stačí Excel a kedy už dáva zmysel digitalizácia
Excel môže menšej firme postačovať, ak má málo majetku a evidenciu priebežne aktualizuje. S rastom firmy však pribúdajú položky, presuny medzi zamestnancami aj pobočky a ručná evidencia začína byť náročnejšia.
Orientačne sa môžete riadiť týmto prehľadom:
| Rozsah evidencie | Vhodný prístup |
| Do približne 50 položiek | Excel môže stačiť, ak evidenciu pravidelne aktualizujete. |
| 50 – 500 položiek | Oplatí sa zvážiť centralizovanú elektronickú evidenciu, ktorá obmedzí ručnú prácu a chyby. |
| Nad 500 položiek alebo viacero pobočiek | ERP systém môže výrazne uľahčiť správu majetku a prípravu inventarizácie. |
Samotný počet položiek však nie je jediným kritériom. To, že vám súčasná evidencia prestáva stačiť, spoznáte napríklad podľa toho, že:
- inventarizácia zaberie viac než týždeň,
- inventarizačné rozdiely sa opakujú alebo rastú,
- nie je jasné, kto má konkrétny notebook, auto alebo iné vybavenie,
- účtovníci trávia dni dohľadávaním príčin rozdielov,
- firma rastie alebo otvára ďalšie pobočky.
S digitalizáciou preto nie je dobré čakať až do chvíle, keď sa evidencia stane neprehľadnou. Ideálne je zmeniť spôsob evidencie vo chvíli, keď začína byť zrejmé, že súčasný systém nebude pri ďalšom raste firmy stačiť.
Presná evidencia majetku výrazne uľahčuje každú inventarizáciu
Inventarizácia je zákonná povinnosť, ale zároveň praktická kontrola toho, či firemná evidencia zodpovedá realite.
Odhalí:
- chýbajúci majetok,
- nesprávne údaje,
- slabé miesta v spôsobe evidencie.
Najväčšiu úsporu práce preto často neprinesie rýchlejšie počítanie raz za rok, ale priebežne aktualizovaná evidencia majetku. Ak už tabuľky prestávajú poskytovať potrebný prehľad, môže byť vhodný čas zvážiť centralizovanú evidenciu v ERP systéme.
Ak chcete zistiť, ako možno riešiť evidenciu dlhodobého a drobného majetku vo vašej firme, môžete možnosti prebrať s odborníkom na Money ERP a posúdiť, či je pri vašom súčasnom rozsahu evidencie digitalizácia vhodná.
