ERP, CRM alebo účtovný softvér? Ako vybrať správny firemný systém?

Prečo firmám prestávajú stačiť oddelené systémy 

Mnohé malé a stredné firmy začínajú jednoducho – účtovníctvo rieši účtovný softvér, obchodné informácie sú uložené v tabuľkách, e-mailoch alebo rôznych samostatných aplikáciách. Na začiatku takýto model funguje bez problémov. 

Keď však firma rastie, pribúdajú zákazníci, objednávky aj zamestnanci a údaje sa začínajú prepisovať medzi viacerými nástrojmi. To vedie k strate času, chybám a často aj k tomu, že vedenie nemá aktuálny prehľad o fungovaní firmy. Práve v tomto momente firmy zvyčajne začínajú hľadať efektívnejší spôsob: 

• správy dát, 
• riadenia obchodu, 
• a firemných procesov. 

Čo je účtovný softvér 

Účtovný softvér slúži predovšetkým na evidenciu účtovných a daňových operácií. Firmám pomáha spravovať faktúry, DPH, bankové pohyby, pokladňu alebo mzdy a zároveň plniť legislatívne povinnosti. Pre malé firmy býva účtovný program často prvým firemným systémom, pretože rieši základnú administratívu a daňovú agendu. 

Keď firma rastie, účtovný softvér už zvyčajne nestačí. Často mu chýba prehľad o obchodných príležitostiach, skladovom hospodárstve, zákazkách alebo plánovaní kapacít. Údaje potom firmy dopĺňajú ručne v Exceli alebo v ďalších samostatných aplikáciách, čo zvyšuje riziko chýb a komplikuje zdieľanie informácií naprieč firmou. 

Čo je CRM systém 

CRM systém (Customer Relationship Management) slúži na riadenie vzťahov so zákazníkmi a obchodných aktivít. Firmám pomáha evidovať kontakty, komunikáciu, obchodné príležitosti či históriu rokovaní so zákazníkmi na jednom mieste. Vďaka tomu majú obchodníci aj manažment lepší prehľad o: 

• rozpracovaných obchodoch, 
• stave dopytov, 
• výkonnosti obchodného tímu. 

CRM systém je užitočný najmä vtedy, keď má firma obchodný tím a pracuje s väčším množstvom zákazníkov, dopytov a obchodných prípadov. Pomáha predchádzať situáciám, keď dôležité informácie zostávajú iba v e-mailoch jednotlivých zamestnancov. Moderné CRM navyše často umožňuje automatizovať časť obchodnej komunikácie, plánovať úlohy alebo vytvárať prehľadné reporty. 

Čo je ERP systém 

ERP systém (Enterprise Resource Planning) je podnikový informačný systém, ktorý prepája kľúčové procesy naprieč firmou do jedného prostredia. Typicky integruje účtovníctvo, fakturáciu, skladové hospodárstvo, nákup, výrobu, zákazky, servis alebo personalistiku. Cieľom ERP systému je umožniť firme pracovať s jedným zdrojom aktuálnych dát, aby jednotlivé oddelenia nemuseli fungovať v oddelených nástrojoch. 

Na rozdiel od účtovného systému alebo samostatného CRM rieši ERP fungovanie firmy ako celku. Manažment tak získava lepší prehľad o ekonomike firmy, stave zákaziek, skladových zásobách alebo výkonnosti jednotlivých procesov. 

„Nasadenie ERP systému zrýchli všetky firemné procesy, od fakturácie až po vyskladnenie objednávok. S rovnakým počtom ľudí dokážu firmy zvládnuť omnoho viac. Manažment má prehľad o dátach vďaka reportom v reálnom čase a nemusí čakať dva týždne po skončení mesiaca, kým zamestnanci doplnia excelovské tabuľky s obchodnými výsledkami,“ hovorí Slavomíra Vígová. 

Celý rozhovor si môžete vypočuť tu. 

ERP, CRM a účtovný softvér: hlavné rozdiely 

Účtovný softvér, CRM aj ERP systém pomáhajú firmám riadiť každodennú agendu, no každý z nich rieši inú oblasť fungovania firmy: 

• účtovný softvér sa zameriava predovšetkým na financie a legislatívu, 
• CRM na obchod a vzťahy so zákazníkmi, 
• ERP prepája kľúčové procesy naprieč firmou do jedného systému.  

Rozdiely nie sú len v rozsahu funkcií, ale aj v tom: 

• kto systém používa, 
• s akými dátami pracuje, 
• a aký prehľad poskytuje vedeniu firmy. 

Kedy postačí účtovný softvér 

Účtovný softvér zvyčajne postačuje menším firmám, ktoré riešia najmä fakturáciu, účtovníctvo a základnú administratívu. 

Typickým príkladom je živnostník, menšia kancelária alebo firma poskytujúca služby, ktorá potrebuje najmä spravovať faktúry, evidovať doklady a plniť účtovné a daňové povinnosti. Ak väčšina agendy funguje bez ručného prepisovania dát medzi viacerými systémami, účtovný program býva dostatočným riešením. 

Kedy potrebujete CRM 

CRM začína dávať zmysel vo chvíli, keď firma aktívne rieši obchod a komunikáciu so zákazníkmi. Typickým signálom je situácia, keď obchodné informácie zostávajú v e-mailoch, tabuľkách alebo u jednotlivých obchodníkov a firma stráca prehľad o dopytoch, dohodnutých aktivitách či histórii komunikácie. 

CRM systém pomáha zjednotiť obchodné procesy, zlepšiť zdieľanie informácií a uľahčiť prácu obchodnému tímu aj manažmentu. Často ho využívajú firmy s viacerými obchodníkmi, servisné spoločnosti alebo B2B firmy pracujúce s väčším počtom klientov a obchodných prípadov. 

Kedy dáva zmysel ERP systém 

ERP systém začína dávať zmysel vtedy, keď firma potrebuje prepojiť viac procesov a oddelení do jedného systému. Typicky ide o situácie, keď sa údaje prepisujú medzi účtovníctvom, skladom a obchodom, vznikajú duplicity a manažment nemá aktuálny prehľad o fungovaní firmy. 

Častým impulzom býva rast firmy – viac zamestnancov, zákaziek, skladových pohybov alebo zložitejšie procesy. ERP pomáha zjednotiť dáta, automatizovať rutinnú agendu a zlepšiť zdieľanie informácií naprieč firmou. V praxi ide o firmy, ktoré potrebujú prepojiť ekonomiku, sklad, objednávky, zákazky alebo e-shop do jedného prostredia a chcú obmedziť manuálnu prácu s dátami. 

Medzi ERP riešenia, ktoré pomáhajú prepájať ekonomiku, skladové hospodárstvo, obchod aj ďalšie firemné procesy, patrí aj Money ERP. Jeho cieľom je zjednotiť dáta naprieč firmou, zefektívniť každodennú prácu a poskytnúť vedeniu aktuálny prehľad o fungovaní firmy v reálnom čase. 

„Najväčšou zmenou pre nás bolo odstránenie manuálnej práce. Pred Money ERP sme napríklad museli všetky objednávky z e-shopu ručne prepisovať do systému. Dnes si to už neviem predstaviť. Pri ručnom prepisovaní vznikalo množstvo chýb a celý proces sa spomaľoval, takže Money ERP prinieslo nášmu zákazkovému oddeleniu obrovskú úľavu,“ opisuje Michal Staník. 

Prečítajte si prípadovú štúdiu spoločnosti MP KOVANIA. 

Porovnanie funkcií účtovného systému, CRM a ERP 

✅ = systém je pre túto oblasť bežne určený
❌ = systém túto oblasť štandardne nerieši
obmedzene = systém zvláda časť funkcií, ale s obmedzeniami

Môže ERP nahradiť CRM a účtovný softvér? 

V niektorých prípadoch áno. Moderné ERP systémy obsahujú moduly pre účtovníctvo aj CRM, takže firma môže väčšinu agendy spravovať v jednom systéme. Výhodou centrálneho ERP riešenia je najmä jednotná práca s dátami, menej manuálneho prepisovania informácií a lepší prehľad naprieč celou firmou. 

Nie vždy však dáva zmysel nahradiť všetky nástroje jedným riešením. Niektoré firmy napríklad používajú špecializované CRM na obchod a zároveň ERP na riadenie ekonomiky alebo skladov. Dôležité je predovšetkým to, aby systémy dokázali zdieľať dáta a podporovali reálne procesy firmy. 

Pri rozhodovaní preto nie je najdôležitejšia otázka, či je lepšie ERP alebo CRM, ale aké procesy firma skutočne potrebuje riadiť a ako dobre jednotlivé systémy spolupracujú. 

Ako spoznať, že firme súčasný systém prestáva stačiť 

Firmy často nezačínajú hľadať ERP alebo CRM preto, že chcú nový softvér. Impulzom bývajú skôr každodenné problémy – manuálne prepisovanie dát, strata prehľadu alebo komplikovaná spolupráca medzi oddeleniami. Práve tieto situácie zvyčajne signalizujú, že súčasné nástroje už firme nestačia. 

Typicky ide o moment, keď firma začína riešiť, kedy prejsť na ERP systém a ako spoznať, že jednoduché nástroje alebo účtovný softvér už nestačia. 

Medzi najčastejšie signály patria: 

• dáta sa prepisujú medzi viacerými tabuľkami alebo systémami, 
• obchod, účtovníctvo a sklad fungujú oddelene, 
• vedenie nemá aktuálny prehľad o firme, 
• zamestnanci trávia príliš veľa času manuálnou administratívou, 
• informácie zostávajú v e-mailoch alebo u konkrétnych ľudí, 
• firma rastie, ale procesy sa spomaľujú, 
• súčasný softvér nie je možné jednoducho rozširovať alebo prepájať.  

V takej chvíli zvyčajne prichádza otázka, či firme ešte postačuje účtovný softvér, alebo nastal čas na komplexnejší podnikový systém. 

Ako prepojené firemné systémy uľahčujú riadenie firmy 

Firmy dnes často neriešia len to, či potrebujú ERP, CRM alebo účtovný softvér. Dôležité je najmä to, aby jednotlivé systémy zodpovedali reálnym procesom firmy a dokázali spolu efektívne pracovať. Práve prepojenie dát a odstránenie manuálneho prepisovania informácií býva jedným z hlavných krokov k efektívnejšiemu riadeniu firmy. 

Zatiaľ čo menším firmám môže dlhodobo postačovať účtovný softvér alebo samostatné CRM, rastúce firmy zvyčajne postupne potrebujú lepší prehľad nad obchodom, zákazkami, skladmi alebo ekonomikou. Správne nastavený firemný systém potom pomáha zrýchliť prácu, obmedziť chyby a zlepšiť rozhodovanie vedenia. 

Ak firma dospeje do fázy, keď potrebuje riadiť viac agend v jednom softvéri, býva ďalším krokom nasadenie ERP systému. Riešenia ako Money ERP sú navrhnuté tak, aby sa dokázali prispôsobiť špecifickým požiadavkám rôznych typov podnikov a rástli spolu s firmou. Vďaka širokým možnostiam nastavenia a rozširovania môžu spoločnosti pokryť aktuálne potreby aj budúci rozvoj bez nutnosti prechádzať na nový systém pri každej zmene procesov. 

Výber ERP systému nie je jednoduchý. V našom e-booku vám ukážeme, na čo sa zamerať.