ERP, CRM nebo účetní software? Jak vybrat správný firemní systém?

Proč firmám přestávají stačit oddělené systémy 

Mnoho malých a středních firem začíná jednoduše - účetnictví řeší účetní software, obchodní informace jsou v tabulkách, e-mailech nebo různých samostatných aplikacích. Zpočátku takový model funguje. 

Jakmile ale firma roste, přibývá zákazníků, objednávek i zaměstnanců a data se začínají přepisovat mezi několika různými nástroji. To vede ke ztrátě času, chybám a často také k tomu, že vedení nemá aktuální přehled o fungování firmy. V této chvíli firmy obvykle začínají hledat 

• efektivnější způsob řízení dat, 
• obchodu, 
• a firemních procesů.  

Co je Účetní software 

Účetní software slouží především k evidenci účetních a daňových operací. Firmám pomáhá spravovat faktury, DPH, bankovní pohyby, pokladnu nebo mzdy a zároveň plnit legislativní povinnosti. Pro malé firmy bývá účetní program často prvním firemním systémem, protože řeší pouze základní administrativu a daňovou agendu. 

Ve chvíli, kdy firma roste, ale účetní software obvykle přestává stačit. Typicky chybí přehled o obchodních příležitostech, skladovém hospodářství, zakázkách nebo plánování kapacit. Data pak firmy často doplňují ručně v Excelu nebo v dalších samostatných aplikacích, což zvyšuje riziko chyb a komplikuje sdílení informací napříč firmou. 

Co je CRM systém 

CRM systém (Customer Relationship Management) slouží k řízení vztahů se zákazníky a obchodních aktivit. Firmám pomáhá evidovat kontakty, komunikaci, obchodní příležitosti nebo historii jednání se zákazníky na jednom místě. Díky tomu mají obchodníci i management lepší přehled o: 

• rozpracovaných obchodech, 
• stavu poptávek 
• nebo výkonu obchodního týmu. 

CRM systém pro obchod je užitečný zejména ve chvíli, kdy má firma svůj obchodní tým a řeší větší množství zákazníků, poptávek a obchodních případů. Pomáhá omezit situace, kdy důležité informace zůstávají pouze v e-mailech jednotlivých zaměstnanců. Moderní CRM navíc často umožňuje automatizovat část obchodní komunikace, plánovat úkoly nebo vytvářet přehledné reporty. 

Co je ERP systém 

ERP systém (Enterprise Resource Planning) je podnikový systém, který propojuje klíčové procesy napříč firmou do jednoho prostředí. Typicky spojuje účetnictví, fakturaci, skladové hospodářství, nákup, výrobu, zakázky, servis nebo personalistiku. Cílem ERP systému je, aby firma pracovala s jedním zdrojem aktuálních dat a jednotlivá oddělení nemusela fungovat v samostatných nástrojích. 

Na rozdíl od účetního systému nebo samostatného CRM řeší ERP systém fungování firmy jako celku. Management díky tomu získává lepší přehled o ekonomice firmy, stavu zakázek, skladových zásobách nebo výkonu jednotlivých procesů. 

„Nasazení ERP systému zrychlí všechny firemní procesy, od fakturace po vyskladňování objednávek. Se stejným počtem lidí zvládnou firmy mnohem víc. Management má přehled o datech díky reportům v reálném čase a nemusí čekat dva týdny po skončení měsíce, než zaměstnanci doplní excelové tabulky s obchodními výsledky,“ říká Slavomíra Vígová. 

Celý rozhovor si můžete poslechnout zde. 

ERP, CRM a účetní software: hlavní rozdíly 

Účetní software, CRM i ERP systém pomáhají firmám řídit každodenní agendu, každý z nich ale řeší jinou oblast fungování firmy: 

• účetní software se zaměřuje hlavně na finance a legislativu, 
• CRM na obchod a vztahy se zákazníky a 
• ERP propojuje klíčové procesy napříč firmou do jednoho systému. 

Rozdíly nejsou pouze v rozsahu funkcí, ale také v tom, 

• kdo systém používá, 
• s jakými daty pracuje
• a jaký přehled poskytuje vedení firmy. 

Kdy stačí účetní software 

Účetní software většinou stačí menším firmám, které řeší především fakturaci, účetnictví a základní administrativu. 

Typickým příkladem může být živnostník, menší kancelář nebo firma poskytující služby, která potřebuje hlavně spravovat faktury, evidovat doklady a plnit účetní a daňové povinnosti. Pokud většina agendy funguje bez ručního přepisování dat mezi několika systémy, účetní program bývá dostačujícím řešením. 

Kdy potřebujete CRM 

CRM začíná dávat smysl ve chvíli, kdy firma aktivně řeší obchod a komunikaci se zákazníky. Typickým signálem bývá situace, kdy obchodní informace zůstávají v e-mailech, tabulkách nebo u jednotlivých obchodníků a firma ztrácí přehled o poptávkách, domluvených aktivitách nebo historii komunikace. 

CRM systém pomáhá sjednotit obchodní procesy, zlepšit sdílení informací a usnadnit práci obchodnímu týmu i managementu. Často ho využívají firmy s více obchodníky, servisní společnosti nebo B2B firmy pracující s větším množstvím klientů a obchodních případů. 

Kdy dává smysl ERP systém 

ERP systém začíná dávat smysl ve chvíli, kdy firma potřebuje propojit více procesů a oddělení do jednoho systému. Typicky jde o situace, kdy se data přepisují mezi účetnictvím, skladem nebo obchodem, vznikají duplicity a management nemá aktuální přehled o fungování firmy. 

Častým impulzem bývá růst firmy - více zaměstnanců, zakázek, skladových pohybů nebo složitější procesy. ERP pomáhá sjednotit data, automatizovat rutinní agendu a zlepšit sdílení informací napříč firmou. V praxi to jsou firmy, které potřebují propojit ekonomiku, sklad, objednávky, zakázky nebo e-shop do jednoho prostředí a chtějí omezit ruční práci s daty. 

Mezi ERP řešení, která pomáhají propojit ekonomiku, skladové hospodářství, obchod i další firemní procesy, patří i MONEY ERP. Jeho cílem je sjednotit data napříč firmou, zefektivnit každodenní práci a poskytnout vedení aktuální přehled o fungování firmy v reálném čase. 

„Největší změnou pro nás bylo odstranění manuální práce. Před Money ERP jsme například museli veškeré objednávky z e-shopu ručně přepisovat do systému. To už si dnes nedokážu představit. Při ručním přepisování vznikala spousta chyb a zdržovalo to procesy, takže Money ERP přineslo pro naše zakázkové oddělení obrovskou úlevu,“ popisuje Michal Staník. 

Přečíst případovou studii firmy MP KOVANIA. 

Porovnání funkcí účetního systému, CRM a ERP 

✅ = systém je pro tuto oblast běžně určený 
❌ = systém tuto oblast standardně neřeší 
omezeně = systém umí část funkcí, ale s omezením

Může ERP nahradit CRM a účetní software? 

V některých případech ano. Moderní ERP systémy obsahují moduly pro účetnictví i CRM, takže firma může většinu agendy spravovat v jednom systému. Výhodou centrálního ERP systému bývá hlavně jednotná práce s daty, menší množství ručního přepisování informací a lepší přehled napříč firmou. 

Ne vždy ale dává smysl nahrazovat všechny nástroje jedním řešením. Některé firmy například používají specializované CRM pro obchod a zároveň ERP pro řízení ekonomiky nebo skladů. Důležité je především to, aby systémy dokázaly sdílet data a podporovaly reálné procesy firmy. 

Při rozhodování proto není nejdůležitější otázka, zda je lepší ERP nebo CRM, ale jaké procesy firma skutečně potřebuje řídit a jak dobře spolu jednotlivé systémy spolupracují. 

Jak poznat, že firmě současný systém přestává stačit 

Firmy často nezačínají hledat ERP nebo CRM proto, že chtějí nový software. Impulzem bývají spíše každodenní problémy - ruční přepisování dat, ztráta přehledu nebo komplikovaná spolupráce mezi odděleními. Právě tyto situace obvykle signalizují, že současné nástroje přestávají firmě stačit. 

Typicky jde o situaci, kdy firma začíná řešit, kdy přejít na informační systém ERP a jak poznat, že už jí jednoduché nástroje nebo účetní software nestačí. 

Mezi nejčastější signály patří: 

• data se přepisují mezi více tabulkami nebo systémy, 
• obchod, účetnictví a sklad pracují odděleně,
• vedení nemá aktuální přehled o firmě,
• zaměstnanci tráví příliš času ruční administrativou,
• informace zůstávají v e-mailech nebo u konkrétních lidí,
• firma roste, ale procesy se zpomalují,
• současný software nelze jednoduše rozšiřovat nebo propojovat. 

V takové chvíli obvykle přichází otázka, zda firmě ještě stačí účetní software, nebo zda je čas na komplexnější firemní systém. 

Jak propojené firemní systémy usnadňují řízení firmy 

Firmy dnes často neřeší jen to, zda potřebují ERP, CRM nebo účetní software. Důležité je hlavně to, aby jednotlivé systémy odpovídaly reálným procesům firmy a dokázaly spolu efektivně pracovat. Právě propojení dat a odstranění ručního přepisování informací bývá jedním z hlavních kroků k efektivnějšímu řízení firmy. 

Zatímco menším firmám může dlouhodobě stačit účetní software nebo samostatné CRM, rostoucí firmy obvykle postupně potřebují lepší přehled nad obchodem, zakázkami, sklady nebo ekonomikou. Správně nastavený firemní systém pak pomáhá zrychlit práci, omezit chyby a zlepšit rozhodování vedení firmy. 

Pokud firma dospěje do fáze, kdy potřebuje řídit více agend v jednom softwaru, bývá dalším krokem nasazení ERP systému. Řešení jako MONEY ERP jsou navržena tak, aby se dokázala přizpůsobit specifickým požadavkům různých typů podniků a rostla společně s firmou. Díky širokým možnostem nastavení a rozšiřování mohou společnosti pokrýt aktuální potřeby i budoucí rozvoj bez nutnosti přecházet na nový systém při každé změně procesů. 

Výběr ERP systému není jednoduchý. V našem e-booku vám ukážeme, na co se zaměřit.