Skladová inventúra: ako ju efektívne zvládnuť?

Čo je skladová inventúra?

Pod týmto (často obávaným) pojmom sa skrýva proces, ktorého cieľom je zosúladiť skutočný fyzický stav zásob s evidenčnými údajmi v skladovom hospodárstve.

Inventúra je tak nevyhnutná na zabezpečenie správnosti účtovných dokladov, kontrolu strát a optimalizáciu skladového hospodárstva.

Práve počas inventúry sa odhaľujú rozdiely medzi evidenciou skladových zásob a skutočnosťou, ktoré môžu byť kladné (prebytky) alebo záporné (manko).

Prebytky nastávajú, keď je fyzicky zistené množstvo zásob vyššie ako to evidované, zatiaľ čo manko označuje opak. Úprava evidenčného stavu podľa výsledkov inventúry zabezpečuje, že údaje zodpovedajú realite.

V neposlednom rade je potrebné spomenúť, že pravidelná inventúra je zákonnou povinnosťou pre účtovné jednotky.

Nemusí však ísť iba o nutné zlo – s pomocou inventúry možno napríklad identifikovať nepredajné položky a upraviť svoju ponuku produktov, prípadne vďaka nej získate podklady na prehodnotenie skladových zásob a optimalizáciu hodnoty skladu.

Tip: Hľadáte cestu k modernému skladovému riadeniu? Prečítajte si, čo v tomto smere ponúka skladový modul Money ERP.

Aké typy skladovej inventúry poznáme?

Existuje niekoľko prístupov k skladovej inventúre, ktoré závisia od účelu a frekvencie vykonávania. Vo všeobecnosti rozlišujeme nasledujúce štyri:

Riadna inventúra:

vykonáva sa pravidelne na konci účtovného obdobia alebo v intervaloch stanovených firemnými smernicami. Jej cieľom je komplexná kontrola všetkých skladových zásob.

Mimoriadna inventúra:

tento typ inventúry sa vykonáva mimo bežného plánu, napríklad pri podozrení na nezrovnalosti, počas reorganizácie skladu alebo v rámci auditov.

Priebežná inventúra:

zameriava sa na konkrétne skladové položky alebo vyhradené časti skladu v rámci bežnej prevádzky. Tento prístup minimalizuje narušenie dennej činnosti skladu.

Čiastočná inventúra:

zahŕňa iba vybrané zásoby alebo sortiment. Používa sa často pri cenných či rýchlo obrátkových položkách.

Každý typ inventúry má svoje výhody aj výzvy. ERP systémy, ako je Money ERP, umožňujú jednoduchú správu všetkých typov inventúr a prispôsobenie procesu potrebám konkrétnej firmy.

Postup pri príprave skladovej inventúry

Na hladký priebeh skladovej inventúry a minimalizáciu chýb počas nej je zásadná dôkladná príprava. Všetky kroky inventúry treba čo najstarostlivejšie naplánovať a zabezpečiť, že všetci zúčastnení pracovníci postupujú synchronizovane a podľa plánu.

Vo všeobecnosti možno plánovanie rozdeliť do nasledujúcich štyroch častí:

1. Stanovenie rozsahu inventúry: vopred určte, či bude inventúra zahŕňať celý sklad alebo iba jeho vybrané časti.

Tiež si ujasnite, aké položky budú zahrnuté, a rozhodnite sa, či budete využívať čiastočné alebo úplné záznamy.

2. Príprava skladových dokladov a nástrojov: zabezpečte, aby boli všetky skladové doklady uzavreté a sklad tak bol plne pripravený na inventarizáciu.

V tomto kroku sa rozhodne oplatí využiť čítačky čiarových kódov, mobilné terminály alebo šablóny v ERP systéme.

3. Zoznam zásob a plánovanie času: vytvorte inventúrny súpis zásob na uľahčenie kontroly. Dôležité je tiež naplánovať inventúru tak, aby čo najmenej ovplyvnila bežnú prevádzku.

Ideálne je vykonávať inventúry v čase menšej zaťaženosti skladov, napríklad mimo sezóny najväčších nákupov.

4. Organizácia tímu: zostavte tím pracovníkov, ktorí sa budú inventúry zúčastňovať. Nezabudnite im rozdeliť úlohy a odovzdať jasné pokyny ohľadom zapisovania a merania údajov.

V tomto kroku vám veľmi pomôžu elektronické čítačky, ktoré zamestnancov zbavia nutnosti všetko ručne prepisovať do skladového systému.

Inventúra: Čo sledovať a čomu sa vyhnúť?

Počas samotnej inventúry môže ľahko dôjsť k celému radu chýb, ktoré môžu negatívne ovplyvniť presnosť výsledkov. Najviac sú na chyby náchylné inventúry spracované ručne, keď je celý proces závislý na ručnom zadávaní údajov samotnými zamestnancami.

Otvára sa tak veľký priestor na chyby spôsobené ľudským faktorom, ktoré vás môžu stáť nielen čas a peniaze, ale predovšetkým predĺžiť obmedzenia prevádzky spôsobené inventúrou.

Našťastie existujú štyri jednoduché zásady, ktorých dodržiavaním riziko chýb výrazne znížite:

1. Správne zaznamenanie fyzického množstva: fyzický stav zásob musí byť zaznamenaný presne a bez skreslenia.

Tu vám môžu veľmi pomôcť čítačky čiarových kódov, kde zamestnancom stačí len naskenovať kód a softvér presne načíta všetky údaje.

2. Overenie zadaných údajov: ak vo vašom sklade čítačky nemáte a spoliehate sa na ručné zadávanie, snažte sa zadané údaje čo najviac kontrolovať.

V ideálnom prípade by mali pracovníci pracovať vo dvojiciach a zadané údaje si navzájom kontrolovať.

3. Minimalizácia rušivých vplyvov: koncentrácia na prácu je pri inventúre zásadná. Počas jej vykonávania sa preto snažte pohyby v sklade čo najviac obmedziť.

Ideálne je sklad (či jeho časť podliehajúca inventúre) úplne uzavrieť po nevyhnutne nutnú dobu.

4. Včasné riešenie nezrovnalostí: ak narazíte na rozdiely medzi evidenciou a skutočným stavom, čo najskôr zistite ich príčinu.

Môže ísť o dôsledok chýb v evidencii, strát pri manipulácii s tovarom alebo tiež neodhalené škody.

Optimalizácia inventúrnych procesov pomocou ERP systému

Je pre vás inventúra strašiakom? Ak pri nej využijete výkonný podnikový informačný systém, už sa jej obávať nemusíte!

ERP systémy vhodné pre sklady (ako napríklad Money ERP) vám totiž umožňujú inventúru nielen z veľkej časti automatizovať, ale aj ju previesť do elektronickej podoby, čím sa vyhnete prácnemu ručnému prepisovaniu.

Ako konkrétne vám ERP systém pri inventúre pomôže?

• Presná evidencia skladových zásob: Vďaka automatickej synchronizácii údajov medzi skladom a ERP systémom máte kedykoľvek k dispozícii aktuálny prehľad o skladových zásobách. Zbavíte sa tak chýb spôsobených zastaranými alebo nepresnými údajmi.
  
  
• Automatizácia inventúry: ERP systém na základe zistených rozdielov automaticky vytvára inventúrne doklady, príjemky a výdajky. To výrazne urýchľuje celý proces inventúry a zároveň podstatne znižuje administratívnu záťaž vašich zamestnancov.
  
  
• Integrácia s ďalšími modulmi: V rámci ERP systému je skladový modul napojený na účtovníctvo, čo umožňuje priame zaúčtovanie rozdielov bez potreby ručného prenosu údajov.
  
  So skenermi čiarových kódov môžu zamestnanci zadávať údaje priamo do databázy systému jednoduchým načítaním kódu.
  
  
• Priebežná inventúra bez narušenia prevádzky: Vďaka funkciám priebežnej inventúry môžu firmy kontrolovať stav zásob aj počas bežnej prevádzky skladu, čím eliminujú potrebu úplného zastavenia prevádzky.
  
  
• Analytické nástroje: ERP systémy ponúkajú pokročilé analytické nástroje, ktoré umožňujú identifikovať problematické oblasti, ako sú najčastejšie rozdiely alebo skladové položky s vysokou chybovosťou.

Tip: Inventúra nie je jediným procesom, ktorý je možné s Money ERP systémom automatizovať. Zistite viac o možnostiach automatizácie vášho podnikania.

Inventúra skladu v ERP systéme Money ERP

Vytvorenie inventúry

Pri vytváraní inventúry je možné nastaviť typ na riadnu a mimoriadnu inventúru. Pri mimoriadnej inventúre sú vytvorené korekčné doklady, riadna navyše vytvára aj skladovú uzávierku.

Nastavenie skladovej inventúry

Pred samotným vytvorením skladovej inventúry odporúčame overiť a správne nastaviť skupinu na uloženie korekčných dokladov: Príjemky na prebytok a Výdajky na manko.

Nastavenie je možné vyvolať cez Navigátor pravým tlačidlom myši na Skladové inventúry.

Na tieto účely je najlepšie vytvoriť v zozname Príjemiek a Výdajok vlastnú skupinu na uloženie korekčných dokladov.

Na tejto skupine je možné nastaviť Druh pohybu na účely inventúry a v Konfigurácii účtov pohybov zásob si nastaviť kombinácie predkontácií pre jednotlivé Druhy položiek Katalógu (pri vedení skladov metódou A).

Založenie karty skladovej inventúry

Po pridaní skladovej inventúry je v karte automaticky nastavený stav inventúry na hodnotu Rozpracovaná.

Je potrebné, aby zadaný dátum bol vyšší, než je dátum posledného uzavretého obdobia. K zvolenému dátumu bude načítaný evidenčný stav zásob.

Rozsah inventúry je možné nastaviť na:

• Iba zásoby v inventúrnych dokladoch: Ide o možnosť, keď je stav zásob, ktoré neboli pri fyzickej inventúre nájdené na sklade, potrebné vysporiadať ručne. Do inventúry budú zahrnuté len tie zásoby, ktoré budú figurovať v inventúrnom doklade.
  
  
• Všetky zásoby: Do inventúry budú zahrnuté všetky zásoby, aj tie, ktoré nebudú uvedené v inventúrnom doklade. V tomto prípade program na neuvedených zásobách vynuluje stavy korekčnou výdajkou/príjemkou.

Skladovú inventúru je možné Obmedziť iba na konkrétny sklad. Ak v poli nie je vybraný žiadny sklad, do inventúrneho dokladu môžete pridávať zásoby zo všetkých skladov. V opačnom prípade program umožní výber zásob len z uvedeného skladu.

V Inventúrnom súpise sa nachádza zoznam zásob, ktorých sa inventúra týka. Ide o všetky položky Inventúrnych dokladov vzťahujúcich sa k danej inventúre. Udáva Inventúrne množstvo (fyzický stav) na sklade.

V záložke Predbežný výsledok inventúry sa nachádza zoznam ako v inventúrnom súpise, avšak navyše je tu uvedený aj Evidenčný stav zásob.

V záložke Predbežný výsledok inventúry všetkých zásob sa nachádza zoznam všetkých zásob vybraných podľa poľa Obmedziť iba na sklad, prípadne zo všetkých skladov. V zozname sa nachádzajú aj zásoby, ktoré nefigurujú v Inventúrnych dokladoch.

Vytvorenie inventúrneho dokladu

Prostredníctvom Inventúrnych dokladov je do systému zaevidovaný skutočný, fyzický stav zásob (Inventúrny stav). K jednej inventúre je možné mať viacero inventúrnych dokladov, čo umožňuje pridávať fyzický stav zásob viacerým pracovníkom súčasne.

Inventúrny doklad je možné upravovať len v prípade, ak je inventúra v stave Rozpracovaná.

Do Inventúrneho dokladu je potrebné vybrať v poli Sklad. inventúra inventúru, ku ktorej bude inventúrny doklad priradený.

Do inventúrneho dokladu sa pridávajú položky zo zoznamu zásob, kde sa zadáva fyzické množstvo na sklade. Množstvo zásob vo viacerých inventúrnych dokladoch sa v inventúre zúčtuje podľa zásoby do Inventúrneho množstva.

Import inventúrneho dokladu cez modul XLS Import

Pomocou modulu XLS Import je možné importovať inventúrne doklady z pripraveného excelovského súboru, v ktorom máte zoznam zásob s fyzickým stavom zásob.

Import uľahčí a zrýchli používateľovi vytváranie inventúrnych dokladov, ak je potrebné do dokladu pridávať väčšie množstvo položiek.

V karte importu inventúrnych dokladov je potrebné načítať excelovský súbor. Následne v záložke Podrobnosti je potrebné nastaviť jednotlivé parametre importu.

Po realizácii importu bude vytvorený inventúrny doklad. Následne bude možné pristúpiť k uzavretiu inventúry.

Uzavretie inventúry

Uzavretím inventúry dochádza ku korekcii stavu zásob na vybranom sklade alebo vo všetkých skladoch tak, aby zodpovedal skutočnému stavu zistenému inventarizáciou.

Ak je evidenčný stav vyšší ako inventúrny (fyzický) stav, ide o manko. V prípade opačného stavu ide o prebytok.

Pri uzavretí inventúry sa vytvoria skladové doklady, korekčné príjemky/výdajky. Do položiek dokladov, do množstva, sa zapíše rozdiel množstva medzi evidenčným a inventúrnym stavom.

Pri zásobách, kde je evidenčný stav vyšší ako inventúrny, je vytvorená skladová výdajka. Pri zásobách, kde je evidenčný stav nižší ako inventúrny, je vytvorená skladová príjemka.

Účtovanie týchto skladových dokladov sa riadi Konfiguráciou účtov pohybov zásob, teda kombináciou Druhu pohybu a Druhu položky Katalógu.

V prípade zložených kariet (sada, komplet) sa korekčné doklady generujú pre zásoby, ktoré tvoria zloženie karty, teda komponenty.

V prípade Riadnej inventúry je možné v rámci uzavretia inventúry vytvoriť aj Uzávierku skladu k dátumu inventúry.

Začnite robiť inventúry lepšie!

Inšpirovali vás predchádzajúce riadky k úvahám o automatizácii a digitalizácii vašich inventúr? Využite ponuku bezplatnej demoverzie na odkaze nižšie a vyskúšajte systém Money ERP.

Okrem nástrojov na inventúru a skladové riadenie v ňom nájdete aj široký výber modulov a funkcionalít pokrývajúcich účtovníctvo, CRM, obchod a mnoho ďalších agend.

Kontaktujte nás prostredníctvom formulára a objavte sami, ako vám môže Money ERP pomôcť.

Vyskúšať Money ERP zadarmo