Zavádzanie informačného systému je dôležitým krokom v živote každej firmy. Preto je veľmi dôležité nepodceniť prípravu, ktorá začína dlho pred samotným výberom vhodného riešenia.
V tomto článku sa zameriame na to, čo všetko takáto príprava obnáša.
Ako zistíte, že potrebujete ERP systém?
„Impulzom k zmene bolo spustenie e-shopu. Keď prišla zákazka, zamestnanec musel údaje trikrát ručne prepísať na rôzne dokumenty – na objednávku, na faktúru a na expedičný doklad pre prepravcu.
Systémy totiž neboli prepojené,“ hovorí o svojej skúsenosti Aleš Hubáček, konateľ spoločnosti Hračky Hopík.
Rozhodnutie zaobstarať ERP systém firmy nerobia len tak, a spravidla za tým stojí konkrétna potreba. Najčastejšie ho zavádzajú spoločnosti, ktoré vo svojej každodennej činnosti identifikovali priestor na zlepšenie a práve informačný systém im má toto zlepšenie priniesť.
Treba však mať na pamäti, že implementácia je časovo aj finančne náročný proces. Preto by ste si mali byť istí, že podnikový systém je to správne riešenie pre vás.
Kedy je ten správny čas zaobstarať si ERP systém?
Administratíva vám prerastá cez hlavu
Je možné sa stretnúť s celou radou menších podnikov, kde sa účtovanie, riadenie výroby či správy skladov vykonáva za pomoci MS Excel, či podobného tabuľkového procesu. Čo ale robiť, keď sa firma rozrastie?
S vyšším počtom zákazníkov je totiž spojená aj rastúca administratíva - excelovské tabuľky majú zrazu stovky riadkov a zamestnanci sa v nich strácajú. Prípadná strata súboru potom môže zastaviť ovplyvniť celú firmu.
Nestíhate udržiavať váš e-shop aktuálny
Pri absencii podnikového informačného systému je pre prevádzku e-shopu nutná veľká miera ručného prepisovania údajov z jedného systému do druhého. Stačí napríklad, keď spolu nekomunikujú e-shop a skladový systém.
Skladovú dostupnosť aj ostatné údaje jednotlivých položiek tak musia zamestnanci pravidelne kontrolovať a následne ručne zadávať.
Využívate viac oddelených systémov
Účtovný systém od jedného dodávateľa, skladové riadenie a logistický systém od druhého dodávateľa, e-shopové riešenie od tretieho. Takáto situácia predstavuje administratívnu nočnú moru.
Pokiaľ totiž systémy spolu nekomunikujú, musí zamestnanec údaje medzi nimi v lepšom prípade zložito exportovať a importovať, v tom horšom ručne prepisovať.
TIP: Podnikový systém Money ERP je otvorené riešenie, ktoré ponúka široké možnosti prepojenia s ďalšími systémami.
Neviete, čo sa vo vašej firme deje
Je nemysliteľné plánovať budúcnosť podniku bez znalosti jeho súčasnej kondície. Tú sa ale nedozviete, bez spôsobu, ako získať relevantné a pravdivé údaje o chode na jednotlivých oddeleniach.
To isté platí aj pre kontrolu krátkodobých a dlhodobých úloh. Ako zistíte, v akej fáze sú jednotlivé úlohy? Kde sa zdržali a kto je za ne zodpovedný?
Máte informačný systém, ktorý už nestačí
Vyhrané nemajú často ani firmy, ktoré už podnikové informačné systémy používajú. Keď sa podnik rozrastie a zvýši sa tak objem rutinných agend, systémy navrhnuté pre menšie firmy čoskoro narazia na strop svojich kapacít. Inými slovami, nedokážu držať krok s rastom vášho podnikania a vo výsledku viac problémov spôsobujú, než riešia.
TIP: Vyberte si informačný systém, ktorý bude rásť spolu s vašou firmou. Money ERP ponúka základné modulárne riešenie Money S4, aj možnosť customizácií v Money S5.
Aké máte od ERP systému očakávania?
Ak sa v niektorom z týchto prípadov spoznávate, správny informačný systém môže vyriešiť problémy vášho podniku. Môže dokonca urobiť veľkú časť práce za vás.
To ale neznamená zvoliť si prvé riešenie, ktoré nájdete na internete! Do samotného procesu výberu musíte ísť s čo najpresnejšie definovanými požiadavkami a predstavou oblastí, v ktorých chcete dosiahnuť zlepšenie.
Kritéria sa pritom priamo odvíjajú od druhu firmy a odboru, v ktorom pôsobí. Na príklade spokojných zákazníkov systému Money ERP uvádzame niekoľko konkrétnych očakávaní:
- automatizácia rutinných úkonov v Ahooy,
- spoľahlivé riadenie veľkého objemu skladových pohybov v SanusVia,
- zrýchlenie výdaja objednávok a prepojenie s externým systémom vo Waterdrop,
- evidencia 23 tisív skladových kariet v KNN.
Kľúčové tipy pred výberom ERP systému – krok za krokom
Analýza súčasných obchodných procesov a identifikácia potrieb
Pred výberom ERP systému je nevyhnutné podrobne preskúmať aktuálne procesy vo firme. Zamerajte sa na:
- silné a slabé stránky podnikových procesov,
- identifikujte oblasti, kde dochádza k časovým stratám alebo neefektívnosti
- a určte, aké funkcie by mal nový systém podporovať.
Táto analýza vám pomôže vytvoriť presný zoznam požiadaviek a vyhnúť sa situáciám, keď systém nevyhovuje vašim očakávaniam.
Stanovenie rozpočtu a celkových nákladov na vlastníctvo (TCO)
Pri plánovaní rozpočtu nezohľadňujte len počiatočné náklady na nákup systému, ale aj výdavky na:
- implementáciu,
- školenie zamestnancov,
- údržbu (maintanance)
- a aktualizácie.
Výsledkom je celkový pohľad na náklady, známy ako Total Cost of Ownership (TCO). Tento ukazovateľ vám umožní zhodnotiť, či je dané riešenie dlhodobo finančne udržateľné.
Zváženie technickej integrácie a kompatibility
Pri výbere ERP systému je kľúčové overiť, či je možná integrácia ERP systému s IT infrašktuktúrou, ktorú vo firme už máte. Zistite, či umožňuje integráciu s ostatnými nástrojmi, ktoré už vo firme využívate, ako sú:
- CRM systémy,
- e-commerce platformy,
- alebo skladové riešenia.
Dobre integrovaný systém zníži riziko chýb spôsobených manuálnym prenosom dát a zlepší efektivitu.
Užívateľská prívetivosť a školenie zamestnancov
Nový ERP systém by mal byť intuitívny pre všetkých užívateľov. Zložité systémy môžu znižovať produktivitu zamestnancov a predlžovať dobu, kým sa nový systém naplno využíva.
Poskytnutie dostatočného školenia a podpory pri zavádzaní zabezpečí hladký prechod a maximalizuje návratnosť investície.
Výber spoľahlivého dodávateľa a implementačného partnera
Výber dodávateľa ERP systému je rovnako dôležitý ako samotný systém. Zistite:
- Aké majú potenciálni dodávatelia referencie?
- Overte si ich skúsenosti s implementáciou systémov vo vašom odvetví.
Spoľahlivý partner vám bude oporou nielen počas zavádzania systému, ale aj pri jeho dlhodobom využívaní.
Plánovanie časového harmonogramu implementácie
Implementácia ERP systému je komplexný proces, ktorý zahŕňa viacero krokov – od analýzy a prispôsobenia systému cez testovanie až po spustenie do ostrého režimu.
Vytvorte realistický harmonogram, ktorý zohľadňuje všetky fázy a počíta s možnými rizikami. Dobre naplánovaný časový rámec minimalizuje riziko prerušenia prevádzky firmy počas implementácie.
TIP: Viete, ako zostaviť ten najlepší interný tím pre výber ERP systému?
Cloudové versus on-premise riešenie
Jedným z rozhodujúcich faktorov je výber medzi cloudovým riešením a inštaláciou na vlastnom hardvéri (on-premise). Cloudové ERP riešenie ponúkajú flexibilitu a prístup z rôznych zariadení. Majú aj nižšie počiatočné náklady.
Na druhej strane, on-premise inštalácie poskytujú väčšiu kontrolu nad dátami. Môžu byť lepšie pre firmy s prísnymi bezpečnostnými požiadavkami.
Prispôsobenie ERP systému špecifikám vášho odvetvia
Každé odvetvie má svoje špecifické požiadavky na správu procesov, ktoré by mal ERP systém podporovať. Vyberte si riešenie, ktoré dokáže zvládať unikátne potreby vášho sektora, ako je:
- správa dodávateľského reťazca,
- veľkoobjemové skladové operácie
- alebo špecifické regulačné požiadavky.
Takto zabezpečíte, že nový systém bude pre vašu firmu skutočným prínosom.
Hodnotenie návratnosti investície pri ERP systéme
ERP systém predstavuje významnú investíciu, preto je dôležité zhodnotiť jeho návratnosť. ROI (Return on Investment) vám ukáže, ako rýchlo sa vám náklady na ERP systém vrátia v podobe:
- zvýšenej efektivity,
- úspor času
- a lepšej organizácie procesov.
Po implementácií môžete sledovať ukazovatele, ako je zrýchlenie spracovania objednávok, zníženie chybovosti či nárast spokojnosti zákazníkov. Správne vyhodnotenie ROI vás utvrdí, že ste si vybrali správne riešenie.
Chystáte sa na výber ERP systému? Spísali sme praktický e-book, v ktorom nájdete všetko od prípravy požiadaviek po výber dodávateľa.
Viem, že potrebujem ERP systém. Ako ďalej?
S definovanou konkrétnou potrebou a konkrétnymi požiadavkami máte povestný „krok nula“ za sebou a môžete sa pustiť do výberu vhodného riešenia. Ide o začiatok cesty, ktorá má viac krokov, na konci ktorej vás čakajú procesy, ktoré fungujú ako dobre nastavené hodinky.
Máte už úvodné kroky za sebou a hľadáte ideálne riešenie pre vašu firmu? Zvážte podnikový informačný systém Money ERP. Vyskúšať si ho môžete na 25 dní v demo verzií zdarma.
