Brnenskej firme Hračky Hopík prechod na Money S4 tak uľahčil prácu, že hračkárstvo pre nadbytočnosť zrušilo dve pracovné miesta. Nové ERP zabodovalo aj pri zavádzaní EET: niektorí vedúci predajní si ani nevšimli, že už evidujú elektronicky, pretože systém od nich nevyžadoval žiadnu prácu navyše.
V Hračkách Hopík pôvodne používali 2 softvéry – Money S3 na účtovníctvo a starý systém na DOSe na pokladnice a sklad. Keď si chcel konateľ Aleš Hubáček urobiť prehľad o predajoch, musel si súbory po jednom stiahnuť do Excelu a dať dáta do kontingenčných tabuliek.
Na nový softvér mali v Hračkách Hopík 4 základné požiadavky:
„Impulzom k zmene bolo spustenie e-shopu. Keď prišla zákazka, zamestnanec musel údaje trikrát ručne prepísať na rôzne dokumenty – na objednávku, na faktúru a na expedičný doklad pre prepravcu. Systémy totiž neboli prepojené.“
Aleš Hubáček v priebehu svojej kariéry pracoval s niekoľkými informačnými systémami a mal prehľad, ako fungujú.
„Preto som ani neoslovoval viacero dodávateľov. Sám som si ešte ako SZČO viedol jednoduché účtovníctvo v Money S3 a bol som s ním spokojný. Money S4 ma zaujalo a rovno som sa oň začal bližšie zaujímať.“
Implementácia bola rýchla. Špecialisti cez víkend napojili import tovaru a sklady, a v pondelok už v hračkárstve pracovali v novom systéme. Programátori potom postupne do ERP Money dodali príjemky a importy u dodávateľov. Do dvoch mesiacov bolo aj prepojenie s e-shopom.
Jedinou nevýhodou prechodu na nový ekonomický systém bolo, že si firma musela zaobstarať nový server. Ten pôvodný nemal vhodnú konfiguráciu pre veľké objemy dát.
Spolu s prechodom na Money S4 tiež firma vymenila externého účtovníka.
„Náš konzultant v Solitei si všimol, že máme v účtovníctve neštandardné procesy. Upozornil ma na to a ja som si nechal vypracovať nezávislý posudok. Podozrenie sa potvrdilo. Preto som si od Solitey nechal odporučiť iného účtovníka, ktorý pre nás pracuje dodnes.“
„Keď elektronická evidencia tržieb vstúpila do platnosti, známy sa ma pýtali, či som z toho tiež taký nešťastný ako ostatné firmy a koľko ma to bude stáť. No ja som nič neriešil, obchodníci a konzultanti Solitey sa o všetko postarali. Zavedenie elektronickej evidencie tržieb ma nestálo ani korunu.
Vedúci predajní sa zaujímali o to, či sa budú musieť kvôli elektronickej evidencie tržieb učiť niečo nové. No v tej chvíli už celých 14 dní všetky pokladnice skúšobne evidovali tržby elektronicky. Vedúci o tom vôbec nevedeli, pretože to od nich nevyžadovalo žiadnu prácu navyše. “
V Hračkách Hopík sú s Money S4 spokojní. Pre všetkých, ktorí zatiaľ váhajú, má Aleš Hubáček tento odkaz:
„Nebojte sa a choďte do toho bez kompromisov. Máme skoro 35 tisíc položiek skladom a len vďaka softvéru ich máme všetky pod kontrolou. Money S4 nám dáta ukáže bez ľudských predsudkov a emócií – nemôže sa nám stať, že sa predavačovi páči určitá hračka a tak objedná desiatky kusov do zásoby, aj keď sa vôbec nepredáva.
Money S4 som odporučil už dvom svojim známym a odporúčam ho aj vám. V Hračkách Hopík sa nám veľmi osvedčilo a vyplatilo.“
Vďaka Money S4 ušetrili v Hračkách Hopík veľa času a peňazí. Predtým im napríklad spracovanie mesačného vyúčtovania predaného tovaru pre dodávateľov trvalo aj 5 dní. Teraz ho pracovník zvládne za 2 hodiny.
„Prechodom na Money S4 sme ušetrili mzdy 2 zamestnancov. Nepotrebujeme už ručne prepisovať objednávky z e-shopu a vystavovať príjemky a ďalšie dokumenty.“
Chod firmy výrazne uľahčili reporty skladových zásob, ktoré automaticky chodia každý týždeň dodávateľom. Tí vidia, ktoré hračky na sklade dochádzajú, a sami ich vo vopred dohodnutom objeme dodajú na predajne.
„Je to nesmierne užitočná funkcia, ktorá eliminuje riziko ľudských chýb. Predtým totiž objednávali vedúci predajní hlavne podľa svojho odhadu. Ak sa im nejaká hračka napríklad nepáčila mali dojem, že sa zle predáva. Vôbec to tak však nemuselo byť, a na základe svojho subjektívneho názoru ju neobjednali.
Alebo sa nám nový tovar vypredal hneď ráno a poobedňajšia smena ani nevedela, že sme nejakú takú hračku mali a tak ju nemohli chcieť ani od dodávateľov. Ale s tým už je vďaka Money S4 koniec.
Ďalšou veľmi využívanou funkciou je možnosť priloženie dokumentov. Ku každému záznamu môžu v hračkárstve priložiť faktúru alebo iný dokument v pdf. V elektronickom systéme vedia potom oveľa rýchlejšie nájsť potrebné listiny, ako v papierovom archíve.
Systém Money ERP vám prináša Seyfor