V predchádzajúcej časti nášho seriálu sme sa venovali tomu, čo je systém ERP a čo by ste mali zvážiť pred začatím samotného výberu. V tejto epizóde opíšeme ďalšiu dôležitú časť cesty k digitalizácii vášho podniku - zostavenie tímu pre výber systému ERP.
Identifikácia kľúčových obchodných cieľov pred zostavením tímu
Pred zostavením tímu je nevyhnutné jasne definovať obchodné ciele, ktoré chcete implementáciou systému ERP dosiahnuť. Táto identifikácia cieľov vám pomôže určiť, aké kompetencie a znalosti by mali mať členovia tímu.
Ak je napríklad vaším cieľom optimalizovať riadenie skladu, vedúci skladu budú mať vo výberovom procese hlavné slovo. Na druhej strane za zefektívnenie účtovných procesov budú zodpovední najmä účtovníci. Určenie cieľov vám pomôže "vyladiť" výberový tím ešte pred začiatkom výberového konania, čím si ušetríte prácu a nedorozumenia v budúcnosti.
Aké sú úlohy tímu pre výber podnikového informačného systému?
Vzhľadom na význam investícií do podnikový informačný systém je logické, že výber správneho riešenia nie je úlohou pre jedného človeka. V skutočnosti na tento výber potrebujete spoľahlivý tím odborníkov, na ktorých plecia môžete zveriť nasledujúce úlohy:
- stanoviť ciele, ktoré má ERP systém splniť,
- vyhľadať a skontrolovať informácie o vybraných dodávateľoch.,
- urobiť selekciu vybraných dodávateľov a určiť, na ktorých z nich sa vaša spoločnosť obráti.,
- dôkladne preštudovať predložené dokumenty a pripraviť porovnanie všetkých ponúk,
- zistiť, akí dodávatelia ponúkajú možnosti integrácie systému s ostatnými firemnými systémami,
- zúčastniť sa praktickej ukážky práce s daným ERP systémom,
- podávanie správ počas celého procesu výberu a hodnotenia a spoločné konzultácie o všetkom (najmä o požiadavkách na systém, získaných vstupoch a zisteniach z ukážok),
- Na základe všetkých predchádzajúcich bodov identifikujte dodávateľa a riešenie, ktoré najlepšie vyhovuje potrebám a možnostiam vašej firmy.
Aký typ systému ERP si vybrať - cloud alebo on-premise?
Otázka, či si váš tím vyberie cloudové alebo lokálne riešenie, si zaslúži samostatnú zmienku. Oba prístupy majú svoje výhody a nevýhody, preto je vhodné, aby sa s nimi členovia tímu oboznámili.
Vo všeobecnosti možno silné a slabé stránky oboch prístupov zhrnúť takto:
| Cloudové systémy | |
| Výhody | Nevýhody |
| Nízke počiatočné náklady: pri cloudových systémoch nie je potrebné investovať do IT infraštruktúry. | Závislosť na internetovom pripojení: funkčnosť systému ERP závisí od kvality pripojenia. |
| Automatické aktualizácie: dodávateľ softvéru sa stará o priebežné aktualizácie a údržbu systému. | Bezpečnosť údajov: pre niektoré spoločnosti môže byť ťažké zveriť svoje citlivé údaje tretej strane. |
| Prístupnosť odkiaľkoľvek: systém ERP je prístupný z akéhokoľvek miesta s pripojením na internet. | Mesačné poplatky: prevádzka cloudového ERP systému je spojená s pravidelnými mesačnými nákladmi, ktoré môžu byť z dlhodobého hľadiska vyššie ako jednorazová investícia do lokálneho systému. |
| On-premise systémy | |
| Výhody | Nevýhody |
| Úplná kontrola nad dátami: údaje sú uložené na vlastných serveroch spoločnosti, čo umožňuje úplnú kontrolu nad ich bezpečnosťou. | Vysoké obstarávacie náklady: obstaranie vlastných serverov a infraštruktúry môže byť nákladné. |
| Prispôsobenie: riešenia pn-premise sa často dajú lepšie prispôsobiť konkrétnym potrebám spoločnosti. | Komplexná údržba: váš tím IT musí systém udržiavať, aktualizovať a zabezpečovať, čo si vyžaduje čas a odborné znalosti. |
| Jednorazová investícia: počiatočná investícia je vyššia, ale nevznikajú žiadne pravidelné mesačné náklady ako v prípade cloudových systémov. | Obmedzená flexibilita: prístup k systému je zvyčajne obmedzený na internú sieť spoločnosti, čo môže obmedzovať možnosti práce mimo kancelárie. |
Kritériá výberu členov tímu
Vzhľadom na uvedené skutočnosti je zrejmé, že členovia tímu musia byť predovšetkým:
- zodpovední,
- dôkladní,
- komunikatívni a
- maximálne starostliví.
Predovšetkým by mali mať dostatok času a zdrojov na všetky uvedené úlohy. Výber ERP systému; by sa mal stať pre členov tímu prioritou, preto dôrazne odporúčame vybrať len tých zamestnancov, ktorí sa môžu tímu venovať naplno. Ak nemajú dostatok času, skúste vybrať niekoho iného alebo ich zbavte iných pracovných povinností.
Rovnako dôležitou zásadou je, že v tíme by mali byť zastúpené všetky oddelenia, ktoré budú pracovať s podnikovým informačným systémom. Každé oddelenie má trochu iné požiadavky a akcentuje rôzne funkcie systému od riadenia skladu cez účtovný softvér až po systém CRM. Začlenenie príslušných zástupcov do tímu zabezpečí, aby sa pri výbere zohľadnili všetky špecifiká v rámci celej spoločnosti.
Tretím dôležitým pravidlom je nadchnúť celý tím pre výber ERP systému. Nemá zmysel snažiť sa implementovať informačný systém keď ani samotný výberový tím neverí v jeho prínos. Preto je vhodné uistiť sa, že po vytvorení tímu si všetci jeho členovia uvedomujú potenciál ERP systému a sú ochotní zaviesť ho do praxe.
Význam business analytika ako tlmočníka medzi IT a obchodom
Odporúča sa, aby vo výberovom tíme bola osoba, ktorá dokáže efektívne komunikovať s oddelením IT aj s obchodným oddelením. Túto úlohu často preberajú business analytici, ktorí slúžia ako spojovací článok medzi technickým a obchodným oddelením.
Zapojenie biznis analytika zabezpečí, že sa požiadavky biznis tímu nestratia v technických detailoch a naopak, že IT tím bude schopný dodať riešenie, ktoré spĺňa skutočné biznis potreby. Predíde sa tak nedorozumeniam a zabezpečí sa hladký priebeh výberového procesu.
Koho postaviť do čela pri výbere ERP systému?
Rovnako ako iné tímy, ani výberový tím sa nezaobíde bez schopného lídra. Ten by mal spĺňať všetky vyššie uvedené kritériá, ale zároveň mať dokonalý prehľad o procesoch nielen svojho oddelenia, ale aj celej spoločnosti. Vhodní kandidáti sú zvyčajne skúsení manažéri, ktorí poznajú silné a slabé stránky spoločnosti a ktorí už v minulosti viedli podobné tímy.
Nepodceňujte výber vedúceho tímu! Bude partnerom implementátora ERP systému zo strany dodávateľa a bude v prvej línii celého procesu implementácie. Ak si vyberiete niekoho, kto nemá dostatok skúseností alebo je príliš zaneprázdnený, výsledkom budú v najlepšom prípade zbytočné nedorozumenia pri rokovaní s dodávateľom. V horšom prípade dostanete nesprávne implementovaný softvér, ktorý nesplní očakávania a nezhodnotí prostriedky do neho investované.
Ako teda vyzerá správny výberový tím?
Zhrnuté a podčiarknuté, zostavenie tímu rozhodne nie je jednoduchá úloha. Venujte preto čas identifikácii vhodných kandidátov na výber ERP systému, zvážte všetky pre a proti a až potom začnite delegovať úlohy. To, že ste sa rozhodli správne, potom spoznáte podľa nasledujúcich znakov:
- v tíme sú zastúpené všetky oddelenia, ktoré budú pracovať so ERP systémom,
- členovia tímu nielen výborne rozumejú procesom vo svojom oddelení, ale sú aj veľmi komunikatívni, proaktívni a zodpovední,
- každý člen má dostatok času na výber ERP systému a považuje ho za prioritu.
- na čele tímu je osoba s dostatočnými rozhodovacími právomocami, ktorá sa nebojí prevziať zodpovednosť za celý výber.
Oplatí sa externá pomoc?
Nie každá spoločnosť sa odváži vytvoriť vlastný výberový tím, či už z dôvodu nedostatku ľudí alebo skúseností. Mnohé spoločnosti preto radšej využívajú služby externého poradcu a výberové konanie prenechávajú na neho. Toto rozhodnutie má špecifické výhody a nevýhody:
Výhody
- nemusíte sa starať ť o výberový tím,
- môžete si byť istí, že výber riadi skúsený človek, ktorý sa vyzná v danom odvetví,
- menšie časové a organizačné nároky.
Nevýhody
- externý konzultant nikdy nebude poznať vašu firmu tak dôkladne ako vy.,
- najmä pre menšie spoločnosti môžu byť služby konzultanta nákladné.,
- mnohí poradcovia sú viazaní na jedno konkrétne riešenie, ktorému dajú pri výbere prednosť; nemôžete si byť istí, že si dotyčný skutočne vyberie najvýhodnejší systém.
Mám zostavený tím. Čo bude ďalej?
V tejto fáze si uvedomujete svoju požiadavky na systém ERP a zostavili ste najlepší možný výberový tím. Potom môžete prejsť k ďalšiemu kroku, ktorý priamo súvisí s výberovým tímom – zhromažďovanie požiadaviek na nový systém ERP. O tom, aké otázky by ste si mali položiť pri zostavovaní kritérií, budeme hovoriť v ďalšom článku nášho seriálu.
Celý procesom výberu ERP systému vás prevedie aj náš e-book Ako správne vybrať ERP systém.
