V predchádzajúcej časti nášho seriálu sme sa bavili o tom, čo je to ERP systém a čo by ste mali zvážiť pred začiatkom samotného výberu. V tejto časti vám predstavíme ďalšiu dôležitú súčasť cesty k automatizácii a optimalizácii vašich firemných procesov – zostavenie výberového tímu ERP systému.
Aké sú úlohy tímu pre výber podnikového informačného systému?
Vzhľadom k veľkosti investície do podnikového informačného systému je logické, že výber správneho riešenia nie je úloha pre jedného človeka. V skutočnosti k výberu ERP systému potrebujete spoľahlivý tím profesionálov, ktorým zveríte tieto úlohy:
- stanoviť ciele, ktoré má ERP systém splniť,
- vyhľadať a prejsť informácie o jednotlivých vytipovaných dodávateľoch,
- vykonať selekciu vybraných dodávateľov a určiť, ktorých z nich bude vaša firma kontaktovať,
- dôkladne preštudovať dodané podklady a pripraviť porovnanie všetkých ponúk,
- zúčastniť sa praktickej ukážky práce s daným ERP systémom,
- priebežne konzultovať a vyhodnocovať získané informácie počas celej doby výberu (najmä požiadavky na systém, obdržané podklady a poznatky z demoverzií),
- na základe predchádzajúcich bodov určiť dodávateľa a riešenie, ktoré najviac zodpovedajú potrebám a možnostiam vášho podniku.
Výber tímu – na čo predovšetkým myslieť?
Vzhľadom k vyššie uvedenému je jasné, že členovia tímu musia byť:
- zodpovední,
- dôkladní,
- komunikatívni a
- maximálne starostliví.
Dôležité však je, aby mali na všetky vyššie uvedené úlohy dostatok času i prostriedkov. Výber ERP systému by sa mal stať pre členov tímu prioritou. Práve z toho dôvodu odporúčame vyberať do tímu iba tých zamestnancov, ktorí sa výberu môžu venovať naplno. Pokiaľ nemajú dosť času, vyberte niekoho iného, prípadne osloboďte členov výberového tímu od ostatných pracovných povinností.
Ďalšou dôležitou zásadou je, aby boli v tíme zastúpené všetky oddelenia, ktoré budú s daným informačným systémom pracovať. Každé oddelenie má trochu odlišné požiadavky a akcentuje iné funkcie systému, od skladového hospodárstva cez účtovný software až po CRM systém. Zahrnutie dotyčných zástupcov do tímu zabezpečí, že pri výbere budú brané do úvahy všetky špecifiká naprieč firmou.
Tretím dôležitým pravidlom je potom pre výber ERP systému celý tím patrične nadchnúť. Nemá zmysel snažiť sa do vášho podniku zaviesť informačný systém, keď v jeho výhody neveria ani členovia výberového tímu. Preto odporúčame, aby ste sa po sformovaní tímu uistili, že všetci jeho členovia si uvedomujú potenciál ERP systému a budú ho chcieť uviesť do praxe.
Koho postaviť do čela výberu ERP systému?
Rovnako ako iné tímy, aj tento sa nezaobíde bez kompetentného vedúceho. Ten by mal spĺňať všetky vyššie uvedené kritéria, zároveň by mal mať však dokonalý prehľad o procesoch nielen svojho oddelenia, ale celej firmy. Vhodnými kandidátmi sú zvyčajne skúsení manažéri, ktorí poznajú silné a slabé stránky podniku, ktorí už v minulosti podobné tímy viedli.
Výber vedúceho rozhodne nepodceňujte! Práve on totiž bude náprotivkom dodávateľovi ERP a bude stáť v prvej línii celého procesu implementácie. Pokiaľ vyberiete človeka nedostatočne skúseného či príliš vyťaženého, výsledkom budú v lepšom prípade zbytočné nedorozumenia pri jednaní s dodávateľom. V horším potom dostanete nesprávne implementovaný software, ktorý nespĺňa vaše očakávania a nedokáže zhodnotiť prostriedky do neho vložené.
Ako teda vyzerá správny výberový tím?
Zostavenie výberového tímu rozhodne nie je jednoduchá úloha. S vytipovaním vhodných kandidátov pre výber ERP systému si preto vyhraďte dosť času, zvážte všetky pre a proti, a až potom začnite delegovať úlohy. To, že ste vybrali správne, spoznáte podľa nasledujúcich znakov:
- v tíme sú zastúpené všetky oddelenia, ktoré budú s ERP systémom pracovať,
- členovia tímu nielen skvelo rozumejú procesom na svojom oddelení, ale sú tiež komunikatívni, aktívni a zodpovední,
- každý člen má na výber ERP systému dostatok času a považuje ho za svoju prioritu,
- v čele tímu stojí človek s dostatočnými rozhodovacími právomocami, ktorý sa nebojí zodpovednosti za celý výber.
Vyplatí sa externá pomoc?
Nie každý podnik si trúfne na sformovanie vlastného výberového tímu, či už kvôli nedostatku ľudí či skúsenosti. Mnohé spoločnosti preto radšej siahnu po externom konzultantovi a nechajú proces výberu na ňom. Toto rozhodnutie nesie so sebou špecifické výhody a nevýhody:
Výhody:
- nemusíte sa starať o výberový tím,
- máte istotu, že výber riadi skúsený človek, ktorý sa orientuje v odbore,
- menšie časové i organizační nároky.
Nevýhody:
- externý konzultant nepozná vašu firmu tak dôkladne, ako vy,
- hlavne pre menšie firmy môžu byť služby konzultanta finančne náročné,
- rada konzultantov je naviazaná na jedno konkrétne riešenie, ktoré budú pri výbere uprednostňovať; nemáte tak istotu, že dotyčný vyberie skutočne najvhodnejší ERP systém.
Mám zostavený tím. Čo ďalej?
V tejto fáze máte povedomie o svojich požiadavkách na ERP systém a máte už zostavený čo najlepší výberový tím. Môžete sa teda smelo presunúť k ďalšiemu kroku, ktorý s výberovým tímom priamo súvisí – zhromaždenie požiadaviek na nový ERP systém. O tom, aké otázky máte pri zostavovaní kritérií klásť, si povieme v nasledujúcej časti nášho seriálu.
