Poznáte FIFO? Vďaka systému First In, First Out môžete vo svojom sklade výrazne minimalizovať plytvanie, zlepšiť kvalitu dodávaných produktov a uľahčiť si celé skladové riadenie.
V čom ale vlastne FIFO spočíva a čo je potrebné k jeho implementácii?
Odpovede sa dozviete na nasledujúcich riadkoch spolu so spôsobom, ako vám (nielen) s FIFO pomôže informačný systém Money ERP.
Čo je to FIFO?
Pod skratkou FIFO sa skrýva anglické spojenie First In, First Out (doslova „Prvý dnu, prvý von“). V kontexte skladového riadenia ide o metódu, pri ktorej je ako prvý vyskladňovaný tovar, ktorý bol naskladnený najskôr.
Vďaka tomu je zabezpečené, že sa v sklade nehromadí starší tovar a artikle sú vyskladňované podľa ich naskladňovacieho poradia a nákupnej ceny.
Celý proces si tak možno predstaviť ako ľudský rad; kto stojí prvý v rade, ten bude ako prvý aj obslúžený.
Alternatívy k FIFO
Popri FIFO sa v praxi možno stretnúť aj s alternatívnymi metódami LIFO a FEFO:
- LIFO (Last In, First Out): ako prvý sa expeduje tovar, ktorý bol naskladnený ako posledný; metóda sa používa najmä v skladoch materiálov, ktoré nepodliehajú exspirácii,
- FEFO (First Expired, First Out): prioritu má vyskladnenie položiek s blížiacim sa dátumom exspirácie; najčastejšie používané v potravinárstve či farmácii
Ako FIFO funguje v skladovom hospodárstve?
Základom FIFO je spoľahlivá skladová evidencia a prehľadné usporiadanie skladu. V okamihu prijatia dodávky nového tovaru sú nové artikle zaznamenané vrátane dátumu naskladnenia – v moderných skladoch sa na tieto účely používajú skladové systémy v spojení s QR kódmi či čiarovými kódmi pre jednoduchú identifikáciu.
Systém následne položky zoradí tak, aby pri vyskladňovaní dostala prednosť najstaršia naskladnená položka. Okrem splnenia zásad FIFO je tak zabezpečená prirodzená rotácia tovaru, ktorý sa v sklade nezdržiava dlhšie, než je to nevyhnutné.
Zásady FIFO sa premietajú aj do nadväzujúcich operácií, najmä potom do vyúčtovania skladových pohybov. Účtovník (prípadne účtovný softvér) tu na výpočet zásob používa nákupné ceny najstarších položiek.
Táto „historicky staršia“ cena je následne použitá pri vyskladnení, vďaka čomu udržiavate presnosť dát o nákladoch a maržiach.
Tip: Prečítajte si tiež 5 spôsobov, ako vám pri riadení skladu pomôže ERP systém
Aké má FIFO výhody a nevýhody?
Hlavné výhody
- Minimalizácia plytvania: Staršie zásoby sa spotrebujú skôr, čím sa znižuje riziko, že skončia nevyužité alebo sa znehodnotia.
- Zlepšenie kvality výrobkov: Zákazníkom sú dodávané kvalitné a čerstvé produkty, pri ktorých nehrozí vypršanie životnosti alebo zastaranie.
- Efektívna správa zásob: FIFO uľahčuje organizáciu skladu a udržiava lepší prehľad o veku jednotlivých položiek, čo okrem iného umožňuje presnejšie plánovanie.
- Zvýšenie produktivity: Elimináciou zbytočného vyhľadávania starších položiek a prehľadnou evidenciou sa zrýchľuje manipulácia s tovarom a tým aj prevádzka celého skladu.
- Presná hodnota zásob: Pri FIFO nedochádza k priemerovaniu ceny zásob, vďaka čomu máte vždy presné informácie o peňažnej hodnote zásob na sklade.
Hlavné nevýhody
- Vyššie náklady na implementáciu: Zavedenie FIFO sa nezaobíde bez školení a úprav rozloženia skladov, potrebný môže byť aj nový softvér; všetko uvedené sa premietne do vyšších nákladov.
- Zložitejšie riadenie zásob: Na udržanie poriadku vo FIFO systéme je potrebné priebežne sledovať vek každej položky, čo kladie vyššie nároky na evidenciu a kontrolu.
- Obmedzená flexibilita: Pri náhlych zmenách v dopyte je pri FIFO ťažšie pružne meniť poradie položiek; v dôsledku toho sklad pomalšie reaguje na prípadné výkyvy.
- Riziko zastarania: Ak sú nové položky naskladňované príliš rýchlo alebo vo veľmi veľkých objemoch, môže sa tak diať na úkor starších artiklov (t. j. hrozí tu zrušenie hlavnej výhody FIFO).
Prínosy využitia metódy FIFO v systéme Money ERP
Ako vyplýva z vyššie uvedeného, správna implementácia FIFO môže výrazne zefektívniť prevádzku vášho skladu. Zároveň sa tu ale nezaobídete bez spoľahlivej evidencie a účinného sledovania pohybu zásob.
Oboje vám poskytne podnikový informačný systém Money ERP, ktorý ponúka komplexné nástroje pre správu skladu, ktoré podporujú princíp FIFO a zabezpečujú optimalizáciu skladových procesov.
Možnosti systému Money ERP pre skladové riadenie s podporou FIFO
- Prehľadný katalóg tovaru: prehľadná evidencia všetkého tovaru, materiálu aj hotových výrobkov, vrátane údajov ako množstvo, výrobné čísla a čiarové kódy,
- Skladové karty: Poskytujú detailné informácie o každej položke, vrátane dátumu naskladnenia, čo je nevyhnutné pre efektívnu aplikáciu metódy FIFO.
- Podpora čítačiek čiarových kódov: Integrácia s bezdrôtovými čítačkami umožňuje skladníkom efektívne naskladňovať a vyskladňovať položky, čo zrýchľuje procesy a minimalizuje chyby pri dodržiavaní princípu FIFO.
- Mobilný skladník: moderný nástroj kombinujúci mobilné technológie s ERP systémom, pomocou ktorého možno so skladom pracovať z mobilných zariadení. Samozrejmosťou je aj podpora čiarových kódov pre rýchle naskladnenie a vyskladnenie artiklov.
- Automatizácia skladových procesov: Money ERP podporuje efektívne FIFO pomocou automatizácie rutinných úkonov (napr. sledovanie stavu zásob a upozorňovanie na potrebu doplnenia tovaru).
- Jednoduché skladové uzávierky a inventúry: systém umožňuje vykonávať elektronické inventúry, ktoré sú v porovnaní s klasickými metódami výrazne rýchlejšie a menej náchylné na chyby.
Viac o skladových nástrojoch v Money ERP
Praktické tipy na zavedenie metódy FIFO vo vašom sklade
Implementácia metódy FIFO (First In, First Out) do skladového hospodárstva si vyžaduje premyslený prístup.
Nestačí iba stanoviť pravidlo, že starší tovar sa vyskladní skôr – je potrebné aj správne nastaviť skladovacie procesy, zabezpečiť kvalitnú evidenciu zásob a zaškoliť zamestnancov.
Nižšie preto uvádzame osvedčené tipy, ako úspešne zaviesť FIFO aj vo vašom sklade:
Prispôsobenie skladového usporiadania
Pre efektívne fungovanie FIFO je potrebné fyzicky upraviť sklad tak, aby zodpovedal logike tejto metódy:
- organizujte regály a skladové priestory tak, aby sa starší tovar nachádzal v prednej časti a bol ľahko prístupný,
- novo naskladnené položky by mali byť umiestnené vzadu alebo na určené miesta, kde nebudú prekážať starším produktom,
- ak je to možné, používajte tzv. gravitačné regály, ktoré staršie položky automaticky presúvajú dopredu.
Dôsledná evidencia a sledovanie zásob
Správna funkčnosť FIFO stojí na presnej evidencii a sledovaní pohybu zásob. Každé naskladnenie by malo byť doplnené dátumom príjmu a prípadne aj číselným označením šarže alebo exspiračnou dobou; túto úlohu výrazne uľahčí nasadenie čiarových alebo QR kódov v kombinácii s podnikovým informačným systémom.
Napríklad pri systéme Money ERP máte k dispozícii modul Mobile, pri ktorom stačí naskenovať GS1 čiarový kód a údaje o exspirácii aj šarži sa do systému doplnia automaticky.
Automatizácia procesov pomocou ERP systému
Zavedením podnikového riešenia môžete množstvo úkonov spojených s FIFO automatizovať a vyhnúť sa tak ľudským chybám aj potrebe ručného spracovania dát.
Napríklad pri vyskladnení môže systém automaticky uprednostniť staršie zásoby pred novšími. Systém taktiež upozorní na blížiacu sa exspiráciu.
Školenie zamestnancov a interné smernice
Bez riadneho zaškolenia zamestnancov bude aj ten najlepší systém zbytočný. Je preto kľúčové oboznámiť svojich zamestnancov s princípom FIFO a dôkladne im vysvetliť, ako táto metóda prispieva k efektivite skladu.
Pre skladníkov zabezpečte zodpovedajúce školenie a v neposlednom rade upravte interné smernice pre manipuláciu so zásobami, reporting a kontrolu veku tovaru.
Pravidelné audity a kontrola správneho fungovania FIFO
Nestačí FIFO len zaviesť – dôležité je aj pravidelné vyhodnocovanie, či systém funguje správne. Pri pravidelných inventúrach preto kontrolujte, či sa FIFO skutočne dodržiava.
Taktiež je dôležitý monitoring kľúčových ukazovateľov, ako je priemerná doba skladovania zásob alebo podiel nepredajných položiek.
Vďaka tomu rýchlo odhalíte slabé miesta procesu (napr. preskakovanie starších položiek) a môžete zjednať nápravu.
Optimalizácia podľa typu tovaru
FIFO nie je všeliekom a nemožno ho použiť na všetky druhy položiek. Prispôsobte preto svoj systém skladovým špecifikám.
Napríklad pri potravinách či farmaceutikách vám lepšie poslúži systém FEFO (t. j. prioritu má vyskladnenie položiek s blížiacim sa dátumom exspirácie), zatiaľ čo produkty nepodliehajúce skaze si vystačia s voľnejšími FIFO pravidlami alebo inými, menej reštriktívnymi metódami skladového riadenia.
Zefektívnite svoje skladové hospodárstvo s Money ERP
Spočítané a podčiarknuté – správne riadenie zásob pomocou FIFO pomáha firmám minimalizovať plytvanie a zvyšovať efektivitu skladovej prevádzky aj kvalitu dodávaného tovaru. Implementácia tejto metódy si však vyžaduje premyslené procesy, správne usporiadanie skladu a moderné technologické nástroje.
Jedným z nich je aj systém Money ERP, s ktorým získate nástroje na automatizáciu skladových pohybov, prehľadný reporting a prepojenie s fakturáciou a účtovníctvom. Money ERP zabezpečuje, že FIFO bude vo vašom sklade fungovať bezproblémovo a efektívne.
Vyskúšajte si Money ERP sami. Zadarmo vám sprístupníme demoverziu, v ktorej si môžete všetky funkcie Money ERP otestovať a objaviť ich potenciál.
