Průvodce FIFO: Nejlepší strategie pro správu skladu a řízení zásob

Co je to FIFO? 

Pod zkratkou FIFO se skrývá anglické spojení First In, First Out (doslova „První vevnitř, první venku“). V kontextu skladového řízení pak jde o metodu, kdy je jako první vyskladňováno zboží, které bylo naskladněno nejdříve.

Díky tomu je zajištěno, že se ve skladu nehromadí starší zboží a artikly jsou vyskladňovány podle jejich naskladňovacího pořadí a nákupní ceny.

Celý proces si tak lze představit jako lidskou frontu; kdo stojí první v řadě, ten bude jako první i obsloužen.  

Alternativy k FIFO 

Vedle FIFO se v praxi lze setkat i s alternativními metodami LIFO a FEFO: 

• LIFO (Last In, First Out): jako první se expeduje zboží, které bylo naskladněno jako poslední; metoda se používá zejména ve skladech materiálů, které nepodléhají expiraci,
• FEFO (First Expired, First Out): prioritu má vyskladnění položek s blížícím se datem expirace; nejčastěji používáno v potravinářství či farmacii 

Jak FIFO funguje ve skladovém hospodářství? 

Základem FIFO je spolehlivá skladová evidence a přehledné uspořádání skladu. V okamžiku přijetí dodávky nového zboží jsou nové artikly zaznamenány včetně datumu naskladnění – v moderních skladech se pro tyto účely používají skladové systémy ve spojení s QR kódy či čárovými kódy pro snadnou identifikaci.

Systém následně položky seřadí tak, aby při vyskladňování dostala přednost nejstarší naskladněná položka. Kromě splnění zásad FIFO je tak zajištěna přirozená rotace zboží, které se na skladu nezdržuje déle, než je to nezbytně nutné.  

Zásady FIFO se promítají i do návazných operací, zejména pak vyúčtovávání skladových pohybů. Účetní (případně účetní software) zde k výpočtu zásob používá nákupní ceny nejstarších položek.

Tato „historicky starší“ cena je následně použita při vyskladnění, díky čemuž udržujete přesnost dat o nákladech a maržích.  

Tip: Přečtěte si také 5 způsobů, jak vám při řízení skladu pomůže ERP systém 

Jaké má FIFO výhody a nevýhody? 

Hlavní výhody 

• Minimalizace plýtvání: Starší zásoby se spotřebují dříve, čímž se snižuje riziko, že skončí nevyužité nebo se znehodnotí.
• Zlepšení kvality výrobků: zákazníkům jsou dodávány kvalitní a čerstvé produkty, u kterých nehrozí vypršení životnosti nebo zastarání. 
• Efektivní správa zásob: FIFO usnadňuje organizaci skladu a udržuje lepší přehled o stáří jednotlivých položek, což mimo jiné umožňuje přesnější plánování.
• Zvýšení produktivity: Eliminací zbytečného vyhledávání starších položek a přehlednou evidencí se zrychluje manipulace se zbožím a tím i provoz celého skladu.
• Přesná hodnota zásob: u FIFO nedochází k průměrování ceny zásob, díky čemuž máte vždy přesné informace o peněžní hodnotě zásob na skladě. 

Hlavní nevýhody 

• Vyšší náklady na implementaci: zavedení FIFO se neobejde bez školení a úpravy rozložení skladů, potřeba může být i nový software; vše uvedené se promítne do vyšších nákladů.
• Složitější řízení zásob: Pro udržení pořádku ve FIFO systému je nutné průběžně sledovat stáří každé položky, což klade vyšší nároky na evidenci a kontrolu.
• Omezená flexibilita: při náhlých změnách v poptávce je u FIFO obtížnější pružně měnit pořadí položek; v důsledku tak sklad pomaleji reaguje na případné výkyvy.
• Riziko zastarání: pokud jsou nové položky naskladňovány příliš rychle nebo v příliš velkých objemech, může se tak dít na úkor starších artiklů (tj. hrozí zde vyrušení hlavní výhody FIFO).  

Přínosy využití metody FIFO v systému Money ERP 

Jak vyplývá z výše uvedeného,správná implementace FIFO může výrazně zefektivnit provoz vašeho skladu. Zároveň se zde ale neobejdete bez spolehlivé evidence a účinného sledování pohybu zásob.

Obojí vám poskytne podnikový informační systém Money ERP, který nabízí komplexní nástroje pro správu skladu, které podporují princip FIFO a zajišťují optimalizaci skladových procesů.​ 

Možnosti systému Money ERP pro skladové řízení s podporou FIFO 

• Přehledný katalog zboží: přehledná evidence veškerého zboží, materiálu i hotových výrobků, včetně údajů jako množství, výrobní čísla a čárové kódy,
• Skladové karty: Poskytují detailní informace o každé položce, včetně data naskladnění, což je nezbytné pro efektivní aplikaci metody FIFO. ​
• Podpora čteček čárových kódů: Integrace s bezdrátovými čtečkami umožňuje skladníkům efektivně naskladňovat a vyskladňovat položky, což zrychluje procesy a minimalizuje chyby při dodržování principu FIFO.   
• Mobilní skladník: moderní nástroj kombinující mobilní technologie s ERP systémem, s jehož pomocí lze se skladem pracovat z mobilních zařízení. Samozřejmostí je i podpora čárových kódů pro rychlé naskladnění a vyskladnění artiklů. 
• Automatizace skladových procesů: Money ERP podporuje efektivní FIFO pomocí automatizace rutinních úkonů (např. sledování stavu zásob a upozorňování na potřebu doplnění zboží).
• Jednoduché skladové uzávěrky a inventury: systém umožňuje provádět elektronické inventury, které jsou ve srovnání s klasickými metodami výrazně rychlejší a méně náchylné na chyby.  

Více o skladových nástrojích v Money ERP 

Praktické tipy pro zavedení metody FIFO ve vašem skladu 

Implementace metody FIFO (First In, First Out) do skladového hospodářství vyžaduje promyšlený přístup.

Nestačí pouze stanovit pravidlo, že starší zboží se vyskladní dříve – je nutné také správně nastavit skladovací procesy, zajistit kvalitní evidenci zásob a proškolit zaměstnance.

Níže proto uvádíme osvědčené tipy, jak úspěšně zavést FIFO i ve vašem skladu:  

Přizpůsobení skladového uspořádání 

Pro efektivní fungování FIFO je nutné fyzicky upravit sklad tak, aby odpovídal logice této metody: 

• organizujte regály a skladové prostory tak, aby se starší zboží nacházelo v přední části a bylo snadno přístupné,
• nově naskladněné položky by měly být umístěny vzadu nebo na určená místa, kde nebudou překážet starším produktům,
• pokud je to možné, používejte tzv. gravitační regály, které starší položky automaticky přesouvají dopředu.  

Důsledná evidence a sledování zásob 

Správná funkčnost FIFO stojí na přesné evidenci a sledování pohybu zásob. Každé naskladnění by mělo být doplněno datem příjmu a případně i číselným označením šarže nebo expirační dobou; tento úkol výrazně usnadní nasazení čárových nebo QR kódů v kombinaci s podnikovým informačním systémem.

Například u systému Money ERP máte k dispozici modul Mobile, u něhož stačí nasnímat GS1 čárový kód a data o exspiraci i šarži se do systému doplní automaticky. 

Více o modulu Mobile 

Automatizace procesů pomocí ERP systému 

Zavedením podnikového řešení můžete řadu úkonů spojených s FIFO automatizovat a vyhnout se tak lidským chybám i nutnosti ručního zpracování dat.

Například při vyskladnění tak může systém automaticky upřednostnit starší zásoby před těmi novějšími. Systém taktéž upozorní na blížící se expiraci.  

Školení zaměstnanců a interní směrnice 

Bez řádného proškolení zaměstnanců bude i ten nejlepší systém k ničemu. Je proto klíčové své zaměstnance s principem FIFO seznámit a důkladně jim vysvětlit, jak tato metoda přispívá k efektivitě skladu.

Pro skladníky zajistěte odpovídající školení, v neposlední řadě pak upravte směrnice pro manipulaci se zásobami, reporting a kontrolu stáří zboží. 

Pravidelné audity a kontrola správného fungování FIFO 

Nestačí FIFO pouze zavést – důležité je i pravidelné vyhodnocování, zda systém funguje správně. Při pravidelných inventurách proto kontrolujte, zda se FIFO skutečně dodržuje.

Taktéž je důležitý monitoring klíčových ukazatelů, jako je průměrná doba skladování zásob nebo podíl neprodejných položek.

Díky tomu rychle odhalíte slabá místa procesu (např. přeskakování starších položek) a můžete zjednat nápravu.  

Optimalizace podle typu zboží 

FIFO není všespásné a nelze jej použít pro všechny druhy položek. Přizpůsobte proto svůj systém skladovým specifikům.

Například u potravin či farmaceutik vám lépe poslouží systém FEFO (tj. prioritu má vyskladnění položek s blížícím se datem expirace), zatímco produkty produkty nepodléhající zkáze si vystačí s volnějšími FIFO pravidly či jinými, méně restriktivními metodami skladového řízení. 

Zefektivněte své skladové hospodářství s Money ERP 

Sečteno a podtrženo – správné řízení zásob pomocí FIFO pomáhá firmám minimalizovat plýtvání a zvyšovat efektivitu skladového provozu i kvalitu dodávaného zboží. Implementace této metody však vyžaduje promyšlené procesy, správné uspořádání skladu a moderní technologické nástroje.  

Jedním z nich je i systém Money ERP, s nímž získáte nástroje pro automatizaci skladových pohybů, přehlednému reportingu a propojení s fakturací a účetnictvím Money ERP zajišťuje, že FIFO bude ve vašem skladu fungovat bezproblémově a efektivně. 

Vyzkoušejte si Money ERP sami. Zdarma vám zpřístupníme demoverzi, v níž si můžete všechny funkce Money ERP otestovat a objevit jejich potenciál. 

Demoverze Money ERP