MENU Zatvoriť

Fakturace v ERP systému od vystavení po přijetí. Jaké má výhody oproti fakturačnímu programu?

  • Mgr. Jan Kozák
  • 23. 4. 2024
  • 4 minuty čtení

Fakturace představuje klíčový proces v každé firmě. Správa vydaných i přijatých faktur je důležitá nejen pro finanční řízení, ale i pro budování vztahů se zákazníky a dodavateli. S rostoucí komplexitou byznysu však narážíme na limity běžných fakturačních programů. Řešením je fakturace přímo v ERP systému.

Výhody fakturace přímo v ERP systému

Mnoho firem používá jednoúčelový fakturační software, který kromě vystavení faktur umožňuje i jejich evidenci. Coby úzce specializované řešení ale daný software nedokáže nic jiného a pro jakékoliv agendy nad jeho rámec je třeba pořídit k tomu určený program.

ERP systémy vybavené fakturačním modulem oproti tomu začleňují fakturaci do robustního řešení pro řízení celého podniku z jednoho místa. Při fakturaci tak můžete využívat informace z nejrůznějších částí firmy, od skladů přes účetnictví až po CRM nebo výrobu. 

V kombinaci s dalšími funkcemi ERP systému tak dosáhnete mimo jiné i následujících benefitů: 

  • automatizace rutinních činností díky provázanosti dat a procesů,
  • eliminace chybovosti plynoucí z ručního přepisování údajů,
  • úspora času díky automatickému generování a účtování dokladů,
  • přehledné manažerské výstupy na základě dat na jednom místě,
  • možnost analyzovat ziskovost zákazníků, produktů či zakázek,
  • a mnoho dalších.

Více o výhodách implementace ERP systému

Jak na vystavené a přijaté faktury

Zapomeňte na ruční vypisování faktur. V ERP systému je celý proces velmi intuitivní a fakturanti mohou pro úsporu práce využít řadu možností: 

  1. Tvorba z jiných dokladů (vydané objednávky, dodací listy).
  2. Výběr položek přímo z ceníku zboží a služeb.
  3. Automatické doplnění adresy a platebních údajů z adresáře.
  4. Hromadné vystavení faktur a jejich odeslání emailem.

Stejně snadná je i práce s přijatými fakturami. Do ERP systému je lze přidat buď ručním vytvořením, případně automatickým importem (sken, načtení z emailu). Systém fakturu následně automaticky spáruje se souvisejícími doklady (objednávka, příjemka) a následně je odešle ke schválení odpovědným osobám. Odsouhlasené faktury jsou následně připraveny k proplacení a zaúčtování. 

Vedle toho dokážou ERP systémy automatizovat i návazné procesy. Pokud například v Money ERP vytvoříte fakturu na zboží, které ještě nebylo přijaté či vydané ze skladu, systém automaticky generuje příjemkyvýdejky

Jak v ERP systému zaúčtovat faktury

Vytvoření zálohové faktury nebo běžného daňového dokladu zvládnete v ERP velmi snadno. Faktury lze vystavovat několika způsoby:

  • ručním zadáním s výběrem položek z katalogu zboží a služeb,
  • automatickým generováním z objednávky nebo dodacího listu,
  • hromadným vystavením pravidelně se opakujících faktur.

Podnikový systém v závislosti na nastavení automaticky doplní fakturační údaje z adresáře obchodních partnerů či zákazníků, případně i rovnou vypočítá DPH. Hotovou fakturu pak můžete jedním kliknutím odeslat emailem nebo vytisknout. I poslední dva zmíněné úkony pak lze automatizovat – například Money ERP nabízí funkci automatického tisku a odeslání faktur.

Stejně snadná je i evidence přijatých faktur. Do systému je pořídíte ručně, vygenerujete z objednávky či dodacího listu nebo importujete přímo od vašeho dodavatele. ERP následně provede jejich zaúčtování, párování s příslušnými doklady a předá je ke schválení odpovědným osobám.

Příklad z praxe – co je potřeba k vystavení zálohové faktury v Money ERP

Vystavení zálohové faktury v Money ERP je snadné. V agendě Vydané faktury zvolíte typ Zálohová faktura a vyplníte potřebné údaje jako odběratele, splatnost a položky. Systém fakturu zaúčtuje na účet záloh (324) proti účtu pohledávek (311).

Při vystavení finální faktury pak v Money ERP vytvoříte Zúčtovací fakturu, do které vložíte odpovídající zálohovou fakturu. Dojde k jejímu vyrovnání a zaúčtování zúčtování záloh (311/324). Veškeré účetní operace proběhnou automaticky na pozadí.

Fakturace online

Velkou výhodou moderních ERP systémů je i podpora online fakturace. Faktury jsou zde ukládány online a klienti i fakturanti je následně mají k dispozici prostřednictvím prostého webového klienta. Mimo jiné se tak k fakturám dostanou například i z mobilních zařízení a mohou tak účetní údaje kontrolovat prakticky odkudkoliv na světě. V neposlední řadě tak zákazníci získávají možnost přístupu k fakturám skrze B2B a B2C portály a jejich okamžité úhrady skrze platební bránu.

Fakturace pro plátce a neplátce DPH 

Při vystavení faktury je zásadní zohlednit, zda je vystavitel a příjemce plátcem DPH. ERP systém vám zde pomáhá automatickou aplikací správného režimu DPH podle nastavených obchodních partnerů. Rovněž za vás hlídá všechny náležitosti vyplývající ze zákona o DPH: 

  • použití správných sazeb a výpočtů DPH,
  • generování daňových dokladů, 
  • podklady pro kontrolní a souhrnné hlášení,
  • výkazy pro Intrastat,
  • apod.

ERP systém a fakturace do zahraničí

Pro firmy obchodující se zahraničím je zásadní podpora mezinárodních transakcí. Špičkové ERP systémy jako Money ERP dokáží zajistit kompletní agendu spojenou s fakturací do EU i mimo ni:

  • podpora cizích měn a automatické kurzové přepočty,
  • správné uplatnění DPH v režimu MOSS při prodeji koncovým zákazníkům v EU,
  • využívání mezinárodních dodacích doložek Incoterms,
  • generování faktur v různých jazykových mutacích,
  • apod.

Zejména vhod přijdou tyto vlastnosti provozovatelům e-shopů, kteří plánují expanzi na zahraniční trhy a potřebují tak spolehlivý způsob, jak se vypořádat s odlišnou daňovou legislativou. Money ERP vám zde nabídne modul Mezinárodní DPH, s jehož pomocí na pár kliknutí vystavíte daňové doklady v jakémkoliv státu eurozóny.

 

Více o výhodách ERP systému při expanzi do zahraničí

Vyzkoušejte fakturaci v Money ERP i vy

Vystavení faktury, jejich přijetí a zpracování představuje komplexní problematiku. ERP systémy jako Money ERP umožňují zvládnout celý proces efektivně s minimem ruční práce. Výsledkem je značná úspora času i nákladů ve srovnání s běžnými fakturačními programy.

Chcete se dozvědět více o možnostech fakturace v Money ERP? Můžete si je vyzkoušet zdarma společně se všemi ostatními funkcemi systému v rámci bezplatné demoverze

 

Demoverze Money ERP

Podobné
články

Zákaznická podpora

Zákaznický portál

Obchodní oddělení

Napište nám

Systém Money ERP vám přináší Seyfor