Fakturace představuje klíčový proces v každé firmě. Správa vydaných i přijatých faktur je důležitá nejen pro finanční řízení, ale i pro budování vztahů se zákazníky a dodavateli. S rostoucí komplexitou byznysu však narážíme na limity běžných fakturačních programů. Řešením je fakturace přímo v ERP systému.
Výhody fakturace přímo v ERP systému
Mnoho firem používá jednoúčelový fakturační software, který kromě vystavení faktur umožňuje i jejich evidenci. Coby úzce specializované řešení ale daný software nedokáže nic jiného a pro jakékoliv agendy nad jeho rámec je třeba pořídit k tomu určený program.
ERP systémy vybavené fakturačním modulem oproti tomu začleňují fakturaci do robustního řešení pro řízení celého podniku z jednoho místa. Při fakturaci tak můžete využívat informace z nejrůznějších částí firmy, od skladů přes účetnictví až po CRM nebo výrobu.
V kombinaci s dalšími funkcemi ERP systému tak dosáhnete mimo jiné i následujících benefitů:
- automatizace rutinních činností díky provázanosti dat a procesů,
- eliminace chybovosti plynoucí z ručního přepisování údajů,
- úspora času díky automatickému generování a účtování dokladů,
- přehledné manažerské výstupy na základě dat na jednom místě,
- možnost analyzovat ziskovost zákazníků, produktů či zakázek,
- a mnoho dalších.
Více o výhodách implementace ERP systému
Jak na vystavené a přijaté faktury
Zapomeňte na ruční vypisování faktur. V ERP systému je celý proces velmi intuitivní a fakturanti mohou pro úsporu práce využít řadu možností:
- Tvorba z jiných dokladů (vydané objednávky, dodací listy).
- Výběr položek přímo z ceníku zboží a služeb.
- Automatické doplnění adresy a platebních údajů z adresáře.
- Hromadné vystavení faktur a jejich odeslání emailem.
Stejně snadná je i práce s přijatými fakturami. Do ERP systému je lze přidat buď ručním vytvořením, případně automatickým importem (sken, načtení z emailu). Systém fakturu následně automaticky spáruje se souvisejícími doklady (objednávka, příjemka) a následně je odešle ke schválení odpovědným osobám. Odsouhlasené faktury jsou následně připraveny k proplacení a zaúčtování.
Vedle toho dokážou ERP systémy automatizovat i návazné procesy. Pokud například v Money ERP vytvoříte fakturu na zboží, které ještě nebylo přijaté či vydané ze skladu, systém automaticky generuje příjemky i výdejky.
Jak v ERP systému zaúčtovat faktury
Vytvoření zálohové faktury nebo běžného daňového dokladu zvládnete v ERP velmi snadno. Faktury lze vystavovat několika způsoby:
- ručním zadáním s výběrem položek z katalogu zboží a služeb,
- automatickým generováním z objednávky nebo dodacího listu,
- hromadným vystavením pravidelně se opakujících faktur.
Podnikový systém v závislosti na nastavení automaticky doplní fakturační údaje z adresáře obchodních partnerů či zákazníků, případně i rovnou vypočítá DPH. Hotovou fakturu pak můžete jedním kliknutím odeslat emailem nebo vytisknout. I poslední dva zmíněné úkony pak lze automatizovat – například Money ERP nabízí funkci automatického tisku a odeslání faktur.
Stejně snadná je i evidence přijatých faktur. Do systému je pořídíte ručně, vygenerujete z objednávky či dodacího listu nebo importujete přímo od vašeho dodavatele. ERP následně provede jejich zaúčtování, párování s příslušnými doklady a předá je ke schválení odpovědným osobám.
Příklad z praxe – co je potřeba k vystavení zálohové faktury v Money ERP
Vystavení zálohové faktury v Money ERP je snadné. V agendě Vydané faktury zvolíte typ Zálohová faktura a vyplníte potřebné údaje jako odběratele, splatnost a položky. Systém fakturu zaúčtuje na účet záloh (324) proti účtu pohledávek (311).
Při vystavení finální faktury pak v Money ERP vytvoříte Zúčtovací fakturu, do které vložíte odpovídající zálohovou fakturu. Dojde k jejímu vyrovnání a zaúčtování zúčtování záloh (311/324). Veškeré účetní operace proběhnou automaticky na pozadí.
Fakturace online
Velkou výhodou moderních ERP systémů je i podpora online fakturace. Faktury jsou zde ukládány online a klienti i fakturanti je následně mají k dispozici prostřednictvím prostého webového klienta. Mimo jiné se tak k fakturám dostanou například i z mobilních zařízení a mohou tak účetní údaje kontrolovat prakticky odkudkoliv na světě. V neposlední řadě tak zákazníci získávají možnost přístupu k fakturám skrze B2B a B2C portály a jejich okamžité úhrady skrze platební bránu.
Fakturace pro plátce a neplátce DPH
Při vystavení faktury je zásadní zohlednit, zda je vystavitel a příjemce plátcem DPH. ERP systém vám zde pomáhá automatickou aplikací správného režimu DPH podle nastavených obchodních partnerů. Rovněž za vás hlídá všechny náležitosti vyplývající ze zákona o DPH:
- použití správných sazeb a výpočtů DPH,
- generování daňových dokladů,
- podklady pro kontrolní a souhrnné hlášení,
- výkazy pro Intrastat,
- apod.
ERP systém a fakturace do zahraničí
Pro firmy obchodující se zahraničím je zásadní podpora mezinárodních transakcí. Špičkové ERP systémy jako Money ERP dokáží zajistit kompletní agendu spojenou s fakturací do EU i mimo ni:
- podpora cizích měn a automatické kurzové přepočty,
- správné uplatnění DPH v režimu MOSS při prodeji koncovým zákazníkům v EU,
- využívání mezinárodních dodacích doložek Incoterms,
- generování faktur v různých jazykových mutacích,
- apod.
Zejména vhod přijdou tyto vlastnosti provozovatelům e-shopů, kteří plánují expanzi na zahraniční trhy a potřebují tak spolehlivý způsob, jak se vypořádat s odlišnou daňovou legislativou. Money ERP vám zde nabídne modul Mezinárodní DPH, s jehož pomocí na pár kliknutí vystavíte daňové doklady v jakémkoliv státu eurozóny.
Více o výhodách ERP systému při expanzi do zahraničí
Vyzkoušejte fakturaci v Money ERP i vy
Vystavení faktury, jejich přijetí a zpracování představuje komplexní problematiku. ERP systémy jako Money ERP umožňují zvládnout celý proces efektivně s minimem ruční práce. Výsledkem je značná úspora času i nákladů ve srovnání s běžnými fakturačními programy.
Chcete se dozvědět více o možnostech fakturace v Money ERP? Můžete si je vyzkoušet zdarma společně se všemi ostatními funkcemi systému v rámci bezplatné demoverze.
