Jak probíhá implementace ERP systému – průvodce krok za krokem

Shrnutí pro zaneprázdněné 

Implementace ERP systému zásadně ovlivní fungování firmy. Nejde jen o instalaci softwaru, ale o převod procesů a dat do nového prostředí. Malé a střední firmy se nemusí obávat – s Money ERP lze systém nasadit i během několika týdnů. 

Celý proces má obvykle šest kroků: začíná předimplementační analýzou a přípravou dat, pokračuje instalací a školením zaměstnanců, následuje konfigurace a napojení na externí systémy a končí poimplementační podporou. 

Pro úspěch implementace je nezbytný projektový tým s jasně stanovenými odpovědnostmi a prostředník, který propojuje firmu s dodavatelem.

Rizika, jako je podcenění školení, neúplná data nebo dodatečné náklady, lze eliminovat kvalitní přípravou a jasným harmonogramem. 

Co je implementace ERP systému a proč je tento proces důležitý 

Implementace ERP systému znamená začlenění podnikového informačního systému do každodenního fungování firmy. Zahrnuje: 

• technické nastavení softwaru, 
• převod dat,
• i úpravy procesů tak, aby odpovídaly realitě vašeho podnikání.  

Klíčové je, že implementace není jen úkol pro IT oddělení – vyžaduje součinnost napříč celou firmou, od vedení až po skladníky. 

Hlavním cílem je, aby firma po implementaci pracovala efektivněji než před ní. V praxi to znamená: 

• méně ruční práce, 
• méně chyb,
• a více času na důležité a strategické činnosti.  

Správně zavedený ERP systém vám poskytne okamžitý přístup k přesným datům, umožní automatizovat rutinní úkoly a pomůže vám rychle reagovat na potřeby zákazníků. 

Strategie implementace ERP systému 

Když se řekne strategie implementace ERP systému, většina manažerů si představí složitý a zdlouhavý projekt, který může trvat i několik let. To je realita u velkých korporací a robustních řešení, například SAP.

Pro malé a střední firmy je ale situace jiná – podnikové informační systémy se dají zavést výrazně rychleji a s menšími nároky na rozpočet i lidské zdroje. 

Dva hlavní přístupy k implementaci ERP 

• Big bang strategie: Všechny moduly systému se spouští najednou, používá se při přechodu ze starého systému, kde se vše mění najednou. Tento přístup je spojený s vyššími riziky i delší přípravou.
• Postupná implementace: Systém se zavádí po částech – například nejprve sklady a fakturace, později obchod nebo CRM. Tento přístup je flexibilnější a bezpečnější. 

Co je nejlepší pro menší a střední firmy 

Pro malé a střední podniky probíhá implementace obvykle zaráz, protože procesy nejsou tak náročné.

Častý strach, že nový ERP systém ochromí firmu na dlouhé měsíce, je v segmentu menších firem zbytečný. Například modulární Money ERP lze implementovat i za jeden měsíc.  

Zkušení ERP konzultanti umí přizpůsobit postup zavádění vaší konkrétní situaci a zajistit, že během implementace firma běžně funguje dál.  

Přečtěte si: Jak sestavit požadavky na informační systém: Víte, co vaše firma potřebuje? 

Role projektového týmu při ERP implementaci 

Úspěšná implementace ERP systému není jen o technologiích, ale především o lidech. Proto je důležité, aby měla firma svůj projektový tým, který celý proces zastřeší.

Tento tým funguje jako partner dodavatele – poskytuje mu potřebné informace a zároveň koordinuje zavádění systému uvnitř společnosti. 

Klíčové role v implementačním týmu 

• Vedení firmy – stanovuje strategické cíle a schvaluje rozpočet.
• Projektový manažer – řídí implementační proces a komunikuje s dodavatelem.
• IT administrátor – zajišťuje technické podmínky (servery, hardware, přístupová práva).
• Zástupci jednotlivých oddělení – sklady, obchod, účetnictví. Přinášejí požadavky z praxe. 

Potřeba prostředníka 

Někdy se stává, že firma očekává, že dodavatel odvede veškerou práci sám. Implementace ERP systému vyžaduje aktivní součinnost obou stran.

Proto je klíčové, aby byla jmenována jedna zodpovědná osoba, která bude fungovat jako prostředník mezi firmou a dodavatelem. 

Tento člověk musí: 

• detailně znát firemní procesy,
• mít dostatečné rozhodovací pravomoci,
• umět rychle reagovat na dotazy konzultantů. 

U menších firem tuto roli často přebírá přímo majitel nebo finanční ředitel. 

Své zkušenosti z implementace ERP systému sdíleli firmy i během eventu Business Connect 2023

6 kroků k efektivnější firmě díky implementaci ERP systému 

Přesný proces implementace se může lišit v závislosti na povaze daného ERP systému či specifikách zákaznické firmy. Ze zkušeností konzultantů systému Money ERP ale víme, že obvykle vás během ERP projektu čekají následující fáze. 

1. Předimplementační analýza 

Než se vůbec pustíme do práce, vytvoříme společně s vámi podrobný harmonogram s kroky celé implementace. V praxi vás čeká několikahodinové setkání s konzultantem, kterému předáte všechny potřebné informace. 

Na základě této schůzky (a s vaším souhlasem) pak vznikne dokument s postupem implementace; v něm naleznete podrobné informace o všech nastaveních a úkonech, které konzultant provede. 

Kvalitní podklady jako základ 

Součástí analýzy by mělo být i určení odpovědností a termínů. Už ve smlouvě by mělo být jasně stanoveno, kdo je za jednotlivé části implementace odpovědný – zda dodavatel, nebo samotná firma.

Stejně tak je vhodné přesně vymezit termíny spuštění systému do ostrého provozu, případně stanovit dílčí milníky, které pomohou celý proces lépe řídit. 

Zcela zásadní je také analýza firemních procesů. Konzultanti potřebují detailně zmapovat, jak jednotlivá oddělení fungují, kde vznikají slabá místa a jaké procesy je třeba zefektivnit. Právě na základě této analýzy vzniká implementační harmonogram. 

2. Příprava na implementaci 

V této fázi přechází pomyslný míč na vaši stranu. Aby mohli konzultanti svou práci provést rychle a efektivně, je třeba připravit několik věcí: 

• počítače a server, kde bude ERP systém běžet,
• data určená k importu (ceníky, adresáře klientů, seznam produktů),
• zaměstnance, kterým je nutné vyhradit čas na školení. 

Pozor na systémovou integraci 

Pokud chcete ERP propojit s dalšími systémy – například s účetním softwarem, skladem, CRM nebo e-shopem – je důležité řešit tuto otázku už teď. Pokud je dodavatel i integrátorem, dokáže zajistit bezproblémové napojení třetích stran.  

Pokud tomu tak není, musí se firma spoléhat na vlastní vývojáře nebo externí partnery, což celý projekt prodlužuje a zdražuje. 

3. Samotná instalace 

Konzultanti nainstalují ERP systém na váš server, případně i na lokální zařízení zaměstnanců. Poté nastaví firemní agendy a nahrají připravená data – produkty, ceníky nebo adresář klientů. 

Kvalita instalace závisí na tom, jak dobře byly připravené podklady v předchozích krocích implementace. Čím kompletnější data dodáte, tím hladší bude celý proces. 

4. Školení zaměstnanců 

Systém je nainstalován, ale aby přinesl očekávané výsledky, musí s ním vaši lidé umět pracovat. Proto následuje několikadenní školení, rozdělené podle modulů.

Každý zaměstnanec se učí pouze to, co využije při své práci – účetní účtují, skladníci pracují se skladovými kartami, obchodníci sledují zakázky. 

Implementace ERP systému není jednostranná 

Dodavatel nemůže celý proces zvládnout bez aktivní součinnosti firmy. Během školení i konfigurace je potřeba, aby zaměstnanci poskytli zpětnou vazbu, definovali potřebné úpravy sestav nebo zadali požadavky na integraci. 

5. Nastavení systému a napojení na externí nástroje 

Instalací a školením implementace nekončí. Následuje konfigurace systému, kterou konzultant provádí ve spolupráci s pověřenými zaměstnanci. Cílem je, aby jednotlivé moduly fungovaly přesně podle vašich potřeb. 

Součástí je také napojení na externí řešení – e-shop, CRM, mobilní aplikace nebo dopravce. V této fázi obvykle spolupracuje i dodavatel těchto nástrojů, aby byla integrace hladká a bez chyb. Správně nastavený ERP systém pak dokáže fungovat jako centrální mozek celé firmy. 

6. Postimplementační podpora 

Po dokončení nastavení nic nebrání ostrému startu. První týdny ale bývají klíčové – v provozu se mohou objevit drobné problémy nebo potřeba doladit některé funkce. 

Kroky po skončení implementace 

Tento čas se často označuje jako období „dětských nemocí“. Konzultant vám je pomůže rychle vyřešit a zajistí, že systém bude stabilně fungovat.

Následně přechází spolupráce do režimu dlouhodobé podpory – ta zahrnuje technickou údržbu, aktualizace i další rozšiřování o nové moduly, podle měnících se potřeb vaší firmy. 

Nejčastější výzvy a rizika implementace ERP 

Implementace ERP systému přináší firmě velké příležitosti, ale také několik úskalí. Pokud se na ně připravíte, minimalizujete riziko komplikací a celý projekt proběhne hladce. 

Nejčastější problémy během implementace 

• Nedostatečná příprava dat – neúplné nebo chybné databáze prodlužují převod a zvyšují chybovost.
• Podcenění školení zaměstnanců – systém je silný jen tehdy, když s ním lidé umí pracovat.
• Nejasné odpovědnosti – pokud není jasně stanoveno, kdo řeší konkrétní úkoly, projekt se zdržuje.
• Neřešená integrace s jinými systémy – opožděné napojení na e-shop, CRM nebo účetnictví může zbrzdit ostrý provoz.
• Dodatečné náklady – firmu mohou zaskočit, pokud předem nezahrne do rozpočtu všechny položky. 

Tipy pro snížení rizik implementace ERP 

• Stanovte jasný harmonogram a zodpovědnosti,
• zapojte klíčové uživatele už při analýze procesů,
• počítejte s rezervou v čase i rozpočtu,
• otestujte systém v pilotním provozu před ostrým spuštěním. 

Jak se vyhnout dodatečným nákladům 

Velká část „nečekaných výdajů“ vzniká tím, že nebyly včas definovány všechny požadavky. Proto je důležité už v úvodu přesně popsat, co má systém zvládnout, a mít přehled o tom, co je zahrnuto v ceně dodávky.

Transparentní smlouva a kvalitní předimplementační analýza vám pomohou předejít nepříjemným překvapením. 

Náklady na implementaci ERP systému 

Cena implementace ERP systému je jedním z nejčastějších dotazů firem, které nový systém zvažují. Je důležité si uvědomit, že nejde jen o nákup licence – do rozpočtu patří i další položky spojené se zavedením a provozem systému. 

Co všechno tvoří cenu implementace 

• Licence a moduly – základní balíček a případné doplňkové funkce.
• Implementační práce – instalace, konfigurace a přizpůsobení systému.
• Školení zaměstnanců – nezbytné, aby se systém využíval naplno.
• Integrace s externími systémy – napojení na e-shop, účetnictví, CRM nebo dopravce.
• Technická podpora a aktualizace – pravidelná údržba a servisní smlouvy. 

Proč se cena liší podle typu firmy 

Menší podniky často vystačí se základními moduly a hotovým řešením, takže implementace bývá rychlejší a levnější. Větší firmy mají složitější procesy a potřebují úpravy na míru, což cenu i čas implementace navyšuje. 

5 výhod, které přinese implementace ERP systému 

Implementace ERP systému není jen technickým projektem, ale krokem, který firmě přináší konkrétní výsledky. Podívejme se na pět klíčových přínosů, které zmiňuje Petra Pípalová, manažerka zákaznické podpory Money ERP. 

1. Přehledné sklady 

Díky ERP systému se správa skladů zrychlí a zpřehlední. „Funkce mobilní skladník nejen odstraní papírování, ale také díky čárovým kódům urychlí příjem i výdej zboží. Inventura je hotová několikanásobně rychleji,“ vysvětluje Petra Pípalová. 

2. Všechna data na jednom místě 

Podnikový informační systém shromažďuje informace v jedné databázi, což je základ pro efektivní řízení. „Know-how nezmizí s odchodem zaměstnance a vedení má neustále k dispozici aktuální přehled o zakázkách i výsledcích,“ dodává.  

3. Propojení s externími systémy 

ERP systém usnadňuje napojení na e-shop, účetní software nebo jiné specializované nástroje.  „Data ze systémů třetích stran ERP propojí, sbírá a analyzuje. Všechny informace pak proudí do jedné databáze, kde se snadno vyhodnocují,“ popisuje Petra Pípalová. 

4. Kontrola nákladů a výnosů 

Díky ERP systému má firma přehled o svých financích v reálném čase. „ERP automatizuje schvalovací procesy a hlídá náklady napříč odděleními. Manažeři tak mohou činit rozhodnutí na základě aktuálních dat, ne dojmů,“ říká manažerka zákaznické podpory Money ERP. 

5. Vyhodnocování dat 

ERP systém poskytuje podklady pro strategická rozhodnutí. „Sleduje ziskovost, stav skladu i výkon jednotlivých oddělení nebo zaměstnanců. Management tak má v rukou kvalitní data, která mu usnadňují řízení firmy,“ uzavírá Petra Pípalová. 

Často kladené otázky k implementaci ERP systému 

Co se řeší ve fázi implementace ERP? 

Ve fázi implementace se systém nejen instaluje, ale také nastavuje podle potřeb firmy. Patří sem převod dat, konfigurace modulů, školení zaměstnanců a napojení na externí systémy.

Důležitou součástí je také testování a poimplementační podpora, která pomáhá vyřešit drobné problémy v prvních týdnech ostrého provozu. 

TIP: Pokud jste ještě v úvodních fázích výběru ERP systému, pomůže vám náš e-book Jak vybrat ERP systém.  

Co je implementační plán? 

Implementační plán je dokument, který vzniká po předimplementační analýze. Obsahuje harmonogram projektu, definici odpovědností obou stran, milníky a popis jednotlivých kroků implementace. Slouží jako „mapa projektu“ a zajišťuje, že všichni účastníci vědí, co, kdy a kdo má provést. 

TIP: Pokud chcete kvalitní implementační plán, musíte zvolit kvalitného dodavatele. Poradíme, jak vybrat dodavatele ERP systému na českém trhu.  

Jak probíhá dodávka a implementace ERP systému v malém podniku? 

U menších firem bývá proces výrazně rychlejší než u velkých korporací. Dodavatel dodá software, provede analýzu firemních procesů a na jejím základě nastaví harmonogram implementace.

Díky modularitě Money ERP lze systém zavést i během několika týdnů. Klíčem je součinnost firmy – příprava dat, jasné zadání a aktivní účast při testování. 

Domluvte si konzultaci k implementaci ERP systému 

Implementace ERP systému je klíčovým krokem, který může vaši firmu posunout na novou úroveň. Pokud chcete mít jistotu, že celý proces proběhne hladce a bez zbytečných komplikací, vyplatí se obrátit na odborníky. 

Náš tým konzultantů Money ERP vám pomůže: 

• zmapovat vaše firemní procesy,
• vytvořit jasný implementační plán,
• nastavit systém podle vašich potřeb,
• a zajistit podporu i po spuštění. 

Zajímá vás, jak může Money ERP zefektivnit fungování vaší společnosti a jak rychle je možné systém nasadit právě ve vašem podnikání? Ozvěte se nám.  

Nezávazná konzultace