Proč i v době AI potřebují malé a střední firmy ERP systém?

AI Souhrn 

• AI dokáže automatizovat úkoly a pomáhat při rozhodování, ale nenahrazuje ERP systém.
• ERP vytváří jednotný zdroj dat pro obchod, sklad, finance či zakázky.
• Kvalita výstupů AI závisí na kvalitě dat, se kterými pracuje.
• Izolované AI nástroje často narážejí na limity v oblasti bezpečnosti, škálovatelnosti a kontroly procesů.
• Největší hodnotu přináší kombinace kvalitního ERP systému a cíleně využívané umělé inteligence. 
• ERP systém zůstává základem digitalizace, automatizace a růstu menších a středních firem. 

Potřebují firmy v éře AI ještě ERP systém? 

Ano. Umělá inteligence sice dokáže pomoci s množstvím činností, ale nenahrazuje ERP systém, který sám o sobě dokáže pomoci s automatizací desítek každodenních aktivit firmy. ERP systém spravuje firemní data a procesy. AI pomáhá tato data analyzovat, interpretovat a efektivněji využívat. Je nejefektivnější právě tehdy, když pracuje s kvalitními daty z ERP systému. 

Co je ERP systém a jak funguje 

ERP systém (Enterprise Resource Planning) je podnikový informační systém, který propojuje klíčové firemní procesy do uceleného prostředí. Díky tomu mají firmy aktuální data o financích, skladu, zakázkách, výrobě či zákaznících na jednom místě a mohou přijímat rychlejší a přesnější rozhodnutí. 

Jedním z největších problémů rostoucích firem je, že data jsou roztroušena v různých aplikacích, tabulkách a dokumentech. ERP systém tento problém řeší centralizací dat, kdy vytváří jednotný zdroj pravdy (single source of truth). Všechny důležité informace jsou uloženy v jedné databázi a jednotlivá oddělení pracují se stejnými údaji v reálném čase. 

Hlavní funkce ERP systému 

Moderní ERP systém pokrývá většinu procesů menších a středních firem. 

Pokud například e-shop přijme objednávku, ERP automaticky aktualizuje stav zásob, připraví podklady pro fakturaci a poskytne managementu aktuální informace o očekávaných tržbách. 

Moderní ERP systémy už nejsou uzavřená řešení 

ERP řešení využívají otevřená API rozhraní, která umožňují propojení s dalšími nástroji používanými ve firmě. 

Nejčastější integrace zahrnují: 

• e‑shopy,
• CRM systémy,
• WMS řešení,
• logistické platformy,
• bankovní systémy,
• docházkové systémy,
• BI nástroje,
• externí aplikace a zákaznické portály. 

Díky tomu nevznikají další datové ostrovy a firma může efektivně propojovat procesy napříč odděleními. 

AI mění fungování firem 

Umělá inteligence nemění jen jednotlivé pracovní úkoly. Mění způsob, jakým firmy: 

• pracují s informacemi,
• přijímají rozhodnutí
• a automatizují procesy. 

 Největší přínos má tam, kde zaměstnancům šetří čas při opakovaných činnostech a pomáhá rychleji zpracovat velké množství dat. 

Kde firmy využívají AI nejčastěji 

V malých a středních firmách se AI nejčastěji uplatňuje v oblastech, kde dokáže nahradit manuální administrativu nebo urychlit práci se znalostmi. 

V marketingu AI pomáhá s: 

• tvorbou textů a kampaní,
• přípravou newsletterů,
• analýzou výsledků kampaní,
• personalizací komunikace. 

Na zákaznické podpoře dokážou chatboti a asistenti: 

• odpovídat na běžné otázky,
• směrovat požadavky na správné oddělení,
• fungovat nepřetržitě mimo pracovní hodiny. 

Při analýze dat a reportingu pomáhá AI s: 

• identifikací trendů,
• odhalováním odchylek,
• tvorbou souhrnů reportů,
• přípravou podkladů pro management.

Přečtěte si: Jak na AI v e‑commerce: 85 % e‑shopů ji využívá pro tvorbu textů 

ERP systém jako zdroj kvalitních dat pro AI 

Kvalita výstupů umělé inteligence závisí na kvalitě vstupních dat. Pokud firma pracuje s neaktuálními, neúplnými nebo roztroušenými informacemi, AI nebude schopna poskytovat spolehlivá doporučení. Právě proto zůstává ERP systém důležitým základem pro efektivní využívání AI ve firmě. 

Typické problémy vznikají, když jsou firemní údaje: 

• uloženy v několika systémech,
• vedeny v různých excelových souborech,
• neaktuální,
• duplicitní,
• nejsou jednotné napříč odděleními. 

ERP systém shromažďuje informace z různých oblastí podnikání do jednoho prostředí. Na jednom místě tak firma eviduje: 

• objednávky,
• zákazníky,
• skladové zásoby,
• faktury,
• náklady,
• zakázky,
• finanční výsledky. 

Všechna oddělení pracují se stejnými daty, což výrazně snižuje riziko chyb a nejasností.  

Mnohé firmy se snaží automatizovat procesy dříve, než mají vyřešené datové základy. Mnohem efektivnější přístup je nejprve nastavit jednotné procesy a datový základ v ERP systému a teprve poté nad nimi budovat další automatizace nebo AI řešení. 

Proč nestačí vibecoding a izolované AI nástroje 

AI nástroje dokážou zrychlit zpracování úkolů. Řízení firmy však není soubor samostatných úkolů, ale propojených procesů. Právě proto většina firem dříve či později narazí na limity různých skriptů, izolovaných automatizací a aplikací. 

Díky AI dnes dokáže vytvořit jednoduchou aplikaci nebo automatizaci prakticky každý. To však neznamená, že je vhodná pro řízení financí, skladu nebo zakázek. 

Nejčastější problémy přicházejí až později: 

• rostoucí náklady na API a provoz,
• komplikovaná údržba,
• závislost na jednom člověku,
• problémy při škálování firmy,
• nejasná odpovědnost za chyby. 

To, co funguje pro deset objednávek denně, nemusí fungovat pro sto nebo tisíc. 

Využívání vibecodingu a umělé inteligence ve firmách s sebou přináší i rizika:  

• AI se může mýlit: Generativní AI dokáže vytvářet přesvědčivé odpovědi i v situacích, kdy nemá správné informace.
• Firemní data potřebují pravidla: Ne každý zaměstnanec by měl mít přístup ke všem údajům. U různých AI nástrojů a vlastních řešení bývá správa přístupů často podceňována, což může představovat bezpečnostní i legislativní riziko. ERP systémy umožňují nastavovat uživatelské role, oprávnění či schvalovací procesy. 

O využití ERP systémů a umělé inteligence nejen v e‑commerce firmách hovořila v podcastu Biznislab key account manažerka Money ERP Slavomíra Vígová.   

Kombinace AI a ERP systému jako konkurenční výhoda  

Výhodu dnes získávají firmy, které dokážou spojit kvalitní data z ERP systému s možnostmi automatizace a analýzy, které nabízí právě umělá inteligence. 

ERP zajišťuje, že obchod, sklad i účetnictví pracují se stejnými údaji. AI následně pomáhá zpracovat velké množství informací a zrychluje rozhodování manažerů. 

V praxi to firmám přináší: 

• rychlejší vyhodnocování výsledků,
• jednodušší identifikaci problémů,
• přesnější plánování dalších kroků,
• méně času stráveného administrativou,
• více prostoru na činnosti s vyšší přidanou hodnotou. 

Jak automatizace s ERP systémem přinesla klid do fungování MP Kovania? 

Jednou z největších příležitostí je automatizace opakujících se úkolů, jako je zpracování dokumentů, schvalovací procesy, tvorba reportů či interní workflow. Mnoho firem ale neví, že k tomu nepotřebuje umělou inteligenci a že tyto možnosti nabízí i ERP systém, například Money ERP. 

Vyzkoušet ERP systém zdarma

Pohled experta: AI nenahradí procesy, které ve firmě neexistují 

Mnohé firmy dnes hledají způsoby, jak využít umělou inteligenci ke zvýšení produktivity. Podle Tomáše Komárka, ředitele Money ERP, by však měla být AI až dalším krokem poté, co má firma zvládnuté základní procesy a data. 

„Největší chybou je představa, že AI vyřeší nepořádek ve firemních datech nebo procesech. V praxi vidíme přesný opak. Firmy, které mají dobře nastavené procesy a kvalitní data v ERP systému, dokážou z umělé inteligence vytěžit výrazně víc než firmy, které se snaží nahradit systémové řízení izolovanými AI nástroji.“ 

Tomáš Komárek

ředitel Money ERP

Podle jeho zkušeností se firmy často soustřeďují na technologii, ale podceňují přípravu dat a procesů. Výsledkem bývá, že AI sice generuje odpovědi a doporučení, ale ty nevycházejí ze spolehlivých informací. 

Největší potenciál AI proto nevidí v nahrazení ERP systémů, ale v jejich doplnění. 

ERP systém zajišťuje evidenci a správu firemních dat. AI následně pomáhá tato data rychleji analyzovat, interpretovat a využívat při rozhodování. 

„Dřív než firma začne řešit AI, měla by si odpovědět na několik otázek: Máme kvalitní data? Jsou naše procesy jasně nastavené? Pracují všichni se stejnými informacemi? Víme, kdo za data zodpovídá? A máme pod kontrolou přístup k citlivým údajům? Pokud ne, větší přínos než další AI nástroj přinese uklizení procesů a datového základu, s čím může pomoci i ERP systém“ 

Proč nejdříve investovat do ERP systému 

Umělá inteligence dnes firmám pomáhá šetřit čas a efektivněji pracovat s informacemi. Sama o sobě však nenahrazuje systém, který řídí každodenní fungování firmy. 

ERP systém zůstává základem, na kterém může firma stavět další digitalizaci, automatizaci i využívání AI. 

Co získáte s dobře nastaveným ERP systémem 

• Jednotný zdroj dat pro celou firmu
• Méně manuální administrativy a přepisování údajů
• Lepší přehled o financích, skladu a zakázkách
• Rychlejší a přesnější rozhodování
• Nižší chybovost procesů
• Jednodušší propojení s dalšími firemními nástroji
• Pevný základ pro automatizaci a využívání AI 

Chcete zjistit, kde má vaše firma prostor pro zefektivnění procesů? ERP systém nemusí být jen nástroj na evidenci dokladů nebo skladových zásob. Správně nastavené řešení pomáhá propojovat procesy napříč firmou, snižovat administrativu a vytvářet kvalitní základ pro další automatizaci.