Zádržné je běžným nástrojem používaným především v zákazových odvětvích k zajištění plnění smluvních povinností. Přestože se jedná o užitečný právní institut, mnohdy vyvolává otázky ohledně jeho právní úpravy, účtování a správného využití v praxi.
V tomto článku se podrobně podíváme na definici zádržného, jeho právní aspekty, správné účtování i praktické využití v systému Money ERP.
Co je zádržné?
Zádržné (zvané taky pozastávka) je finanční částka, kterou si objednatel (zadavatel) zadrží z celkové hodnoty faktury za provedené dílo nebo dodané služby.
Tento institut slouží jako zajišťovací mechanismus pro případ, že by dodavatel nesplnil své povinnosti nebo nebyly odstraněny případné vady a nedodělky.
Typicky se používá ve stavebnictví, kde je riziko závad a reklamací vyšší, ale setkat se s ním můžeme i v dalších odvětvích.
Rozdíl mezi zádržným a jinými formami zajištění
Zádržné se často zaměňuje s jinými formami finančního zajištění, jako jsou zálohy nebo bankovní záruky.
- Záloha je částka poskytnutá předem na pokrytí části nákladů a obvykle se odečítá od konečné faktury.
- Bankovní záruka je závazek banky uhradit objednateli částku v případě, že dodavatel nesplní své povinnosti.
- Zádržné naopak představuje částku, kterou si objednatel ponechává po dobu trvání záruky nebo do splnění všech smluvních podmínek.
Zádržné tak poskytuje vyšší míru jistoty, že dodavatel dokončí práci řádně a včas. V praxi se výše zádržného pohybuje okolo 5–10 % z celkové částky faktury a jeho uvolnění probíhá po uplynutí záruční lhůty nebo po potvrzení bezvadného dokončení díla.
Právní rámec zádržného
V českém právním prostředí je pozastávka upravena především v rámci smlouvy o dílo, jak ji definuje občanský zákoník (zákon č. 89/2012 Sb.).
Zádržné představuje částku, kterou si objednatel zadrží z celkové ceny díla jako zajištění pro případné vady či nedodělky.
Aby bylo zádržné právně vymahatelné, je nezbytné, aby jeho podmínky byly jednoznačně a podrobně specifikovány ve smlouvě o dílo.
Typické podmínky zádržného ve smlouvě o dílo
Ve smlouvě by měly být zahrnuty následující náležitosti:
- Výše zádržného – obvykle se pohybuje v rozmezí 5–10 % z hodnoty zakázky.
- Doba trvání zádržného – většinou trvá do skončení záruční doby nebo do odstranění případných vad.
- Podmínky uvolnění zádržného – například předložení dokladů o splnění všech závazků nebo potvrzení bezvadného provedení díla.
- Sankce za neplnění podmínek – například možnost objednatele použít zádržné na úhradu nákladů na odstranění vad.
Jak správně sjednat zádržné
Aby se předešlo sporům nebo problémům s vymahatelností, je důležité, aby byly všechny podmínky zádržného přesně specifikovány ve smlouvě o dílo.
V případě nesplnění závazků má objednatel právo použít zadrženou částku na náklady spojené s odstraněním vad či nedodělků.
Zádržné a DPH
Zádržné má také dopad na daň z přidané hodnoty (DPH). V okamžiku vystavení faktury na plnou částku je povinností odvést DPH z celé fakturované sumy, včetně zádržného. To znamená, že i když zádržné fyzicky ještě není uhrazeno, DPH se počítá z celé částky.
Účtování zádržného v účetnictví
Účtování zádržného v účetnictví může být pro mnoho firem výzvou, zejména pokud nejsou zvyklé s tímto institutem pravidelně pracovat. Správné účtování pozastávek je klíčové pro přesné vykazování pohledávek a závazků, ale i pro správné odvádění DPH.
Jak správně účtovat zádržné ve firemním účetnictví
Zádržné se obvykle účtuje jako pohledávka vůči odběrateli, která je oddělena od zbývající části fakturované částky. V praxi to probíhá následovně:
- Vystavení faktury – faktura se vystaví na celkovou částku včetně zádržného.
- Účtování zádržného – částka zádržného se zaúčtuje jako pohledávka k úhradě v rámci účetního systému.
- Uvolnění zádržného – po splnění podmínek se zádržné uvolní a zaúčtuje jako příjem tržeb.
V systému Money ERP lze zádržné účtovat automatizovaně díky pokročilým funkcím modulu Účetnictví.
Zádržné v praxi
Zádržné se nejčastěji uplatňuje ve stavebnictví, kde plní roli zajištění kvality a splnění smluvních povinností. Příkladem může být situace, kdy dodavatel dokončí stavbu, ale objednatel si ponechá 50 % z celkové částky jako zádržné na dobu záruky.
Postupy pro uvolnění zádržného
Uvolnění zádržného probíhá po:
- Úspěšném dokončení prací – pokud nejsou zjištěny žádné vady.
- Odstranění případných nedodělků – objednatel potvrzuje bezvadné splnění díla.
- Uplynutí záruční doby – zádržné se uvolní, pokud během záruky nevznikly žádné reklamace.
V ERP systémech, jako je Money ERP, můžete proces uvolnění zádržného jednoduše sledovat a automatizovat. Systém vás upozorní na blížící se termín uvolnění a vygeneruje odpovídající účetní zápisy.
Zádržné v systému Money ERP
Správná správa zádržného může být komplikovaná, zejména pokud pracujete s větším množstvím zakázek nebo smluv. Naštěstí systém Money ERP nabízí efektivní nástroje pro automatizaci správy zádržného, což výrazně usnadňuje proces jeho účtování i uvolňování.
Funkce modulu Zádržné v Money ERP
Modul Zádržné v Money ERP přináší několik klíčových funkcí:
- jednoduše nastavíte výši zádržného a datum splatnosti,
- k zádržnému se automaticky vytvoří odpovídající pohledávka nebo závazek,
- systém automaticky vytvoří interní doklad pro snížení zbývající částky k úhradě na faktuře.
Jak Money ERP pomáhá s řízením zádržného
Díky pokročilým funkcím ERP systému můžete snadno sledovat nejen výši zádržného, ale také termíny, které je nutné splnit. To vám pomáhá minimalizovat riziko chyb.
V Money ERP je možné využívat samostatný modul Zádržné, se kterým snadno účtujete zálohové faktury.
Nejčastější chyby a doporučení
Přestože zádržné představuje účinný nástroj pro zajištění kvality a plnění závazků, v praxi dochází k řadě chyb, které mohou způsobit finanční i právní problémy. Zde jsou nejčastější z nich:
Běžné chyby při práci se zádržným
- Nesprávné účtování zádržného
- Chyby v zaúčtování mohou vést k nesprávnému vykázání tržeb nebo chybějícím platbám DPH.
- Doporučení: Využívejte automatizované účetní funkce Money ERP, které zajistí správné zaúčtování zádržného.
- Nejasné podmínky ve smlouvě
- Chybějící nebo nepřesné podmínky uvolnění zádržného mohou způsobit komplikace při řešení sporů.
- Doporučení: Vždy pečlivě definujte podmínky zádržného ve smlouvě o dílo.
Doporučení pro správu zádržného
- Používejte ERP systém – zejména pokud pracujete s větším množstvím zakázek, Money ERP vám ušetří čas i starosti.
- Pravidelně aktualizujte účetní šablony – zajistíte tak správné účtování dle platné legislativy.
- Prověřujte smluvní ujednání – aby byla nastavená pravidla uvolnění zádržného jednoznačná a bez právních mezer.
Spravujte zádržné s ERP systémem
Zádržné představuje efektivní způsob, jak si objednatel může zajistit kvalitu a včasné dokončení díla. Správné nastavení podmínek a důsledná kontrola plnění smluvních povinností jsou klíčové pro úspěšné využití tohoto institutu.
Díky Money ERP je správa zádržného snadná a přehledná, což přispívá k minimalizaci chyb a zvýšení finanční jistoty. Pokud hledáte nástroj, který vám pomůže nejen s účtováním zádržného, ale i efektivní správou účetnictví, vyzkoušejte demoverzi Money ERP zdarma na 25 dní zdarma.
