Minulé díly našeho seriálu vám ukázaly, co je to ERP systém, co zvážit před jeho výběrem a jak sestavit správný výběrový tým. Nyní nastává chvíle na klíčovou součást celého procesu – zformovat samotné požadavky, které na ERP systém vaše firma klade.
V čem vám má informační systém pomoci?
Shrnutí požadavků je jedna z nejdůležitějších, ne-li vůbec nejdůležitější fáze celého procesu implementace ERP systému. Právě zde se totiž určuje, jakým přínosem podnikový systém pro vaši firmu bude a v čem pomůže vašemu podnikání. Špatně stanovené cíle totiž mohou vést až k situaci, kdy nový software nejen že nepřináší očekávané výhody, ale rovněž vašim zaměstnancům více práce přidělává než šetří. Rovněž platí, že kritéria by měla představovat rovnováhu mezi potřebami podniku a reálnými možnostmi.
Základem jsou správné otázky
Je logické, že pro stanovení relevantních požadavků je nutné nejprve přesně znát stav vaší firmy a kritéria jednotlivých oddělení. Právě zde vám pomůže vhodně zvolený výběrový tým, který by měli v ideálním případě tvořit zástupci úseků napříč celou společností. Se shromážděnými údaji si následně položte následující tři důležité otázky:
Jaké vlastně má vaše firma cíle?
Odpovědí na tuto otázku by měl být soubor základních podmínek, které by měl zaváděný ERP systém splňovat. Zde si dejte pozor na to, aby se debata nestočila příliš technickým směrem – ve skutečnosti je v této fázi třeba probrat především procesní záležitosti, jako například zlepšení konkrétních služeb či náprava vydefinovaných nedostatků současných procesů. Pro co nejširší pokrytí zde doporučujeme v rámci výběrového týmu vyzvat zástupce jednotlivých oddělení, aby přednesli své vlastní cíle. Tím získáte seznam cílů, které následně v rámci diskuse zúžíte na 3-5 nejdůležitějších bodů.
Jaké funkce vaše firma potřebuje v současnosti?
Výše uvedená poznámka o důrazu na procesní stránku věci samozřejmě neznamená, že byste měli na technologie zapomenout. I zde je třeba sesbírat názory všech členů napříč odděleními se zaměřením na to, jaké funkce jejich oddělení v současnosti postrádá a které konkrétní problémy by měl informační systém řešit. Pokud pak již nějaký podnikový systém používáte, zahrňte do výběru všechny jeho funkce a určete, které splňují současné potřeby a jsou pro vaši práci důležité.
Jaké funkce budete potřebovat do budoucna?
Při stanovování požadavků myslete i na to, že vaše firma se bude vyvíjet a růst. V budoucnu tak mohou vyvstat nové nároky, které současná kritéria ještě nemohou pokrýt. S výběrovým týmem se proto zamyslete i nad tím, co může přinést dohledná budoucnost a jak na případné změny budete v kontextu ERP systému reagovat. Pokud pak již nyní dokážete budoucí požadavky odhadnout (např. plánujete rozšíření výroby či expanzi do zahraničí), tato fáze pro vás bude o poznání lehčí.
Stanovení samotných kritérií
Pokud máte na výše uvedené otázky dostatečné odpovědi, můžete se pustit do tvorby samotných požadavků. Výše uvedené informace vám poslouží jako základ (tj. stanovené cíle a požadavky na současné i budoucí funkce), ke kterému můžete v případě potřeby přidat i další kritéria. Zde můžete vzít v potaz například požadavky na dodavatele systému (finanční stabilita, tradice na trhu, dostupnost podpory aj.) či vlastní finanční možnosti.
U financí ale pozor – ačkoliv je pořizovací cena důležitým faktorem, nemělo by jít o faktor klíčový! Vaší prioritou by vždy měla být pomoc firmě, nikoliv úspora peněz.
Kritéria pak odstupňujte dle jejich důležitosti (např. 10 bodů za nejdůležitější a 1 bod za nejméně důležité) a svůj pomyslný žebříček porovnejte se seznamem vytipovaných dodavatelů a jejich nabídkami. Zde vhodného kandidáta poznáte podle toho, že splňuje nejvíce důležitých kritérií.
S požadavky do další fáze
Se seznamem požadavků v ruce se můžete přesunout k dalšímu kroku celého procesu – samotnému výběru vhodného podnikového systému. Při něm požadavky budou hrát klíčovou roli, zdaleka ale nepůjde o jediné informace, které budete potřebovat. Více informací o výběru se dozvíte v následujícím článku seriálu.
