Jak sestavit požadavky na informační systém: Víte, co vaše firma potřebuje?

Proč je důležité začít sestavením požadavků 

Pokud si firma nedefinuje, co od systému očekává a potřebuje, je možné, že se jí nepodaří vybrat správné řešení, nebo se tento proces zbytečně protáhne. Podnikový informační systém není produkt, který koupíte v e-shopu – je to komplexní řešení, které má přesně zapadnout do fungování konkrétní společnosti. 

V praxi se často setkáváme s tím, že výběr systému začíná prezentací u dodavatele nebo porovnáváním funkcí na webu. Problém je, že takový přístup je postavený „na hlavu“. Nejdříve totiž musí být úplně jasné, co má systém ve firmě řešit, komu má pomáhat a jaký problém má odstranit. 

Sestavení požadavků proto není formalita, ale klíčový krok, který ovlivní celý další průběh výběru, implementace i používání systému. 

TIP: Na co myslet ještě před samotným výběrem informačního systému? 

Klíčové otázky, které si musíte položit před výběrem systému 

Shromáždit kvalitní požadavky na informační systém znamená zapojit všechny úrovně firmy. Každá skupina má jiný pohled, řeší jiné problémy a má vlastní očekávání. Pokud se budete ptát správných lidí na správné otázky, získáte realistický a ucelený obraz o tom, co firma skutečně potřebuje. 

Zjistěte, jak sestavit tým pro výběr ERP systému? 

Otázky pro vedení společnosti 

Management firmy určuje směřování organizace, definuje strategické cíle a nese odpovědnost za výsledky. Jejich pohled je proto nenahraditelný – právě oni vědí, proč se vůbec systém vybírá, jaké má mít přínosy a co jsou klíčové priority. 

• Proč vůbec chceme nový informační systém?
• Jaký je největší problém, který dnes řešíme?
• Jaké strategické cíle chceme dosáhnout za 4–5 let?
• V kterých oblastech dnes nemáme kontrolu nad daty?
• Jaké informace potřebujeme denně pro rozhodování? 

Otázky pro střední management a vedoucí týmů 

Vedoucí oddělení znají své procesy do detailu – vědí, co nefunguje, kde se nejčastěji zasekávají informace nebo vznikají duplicity. Jejich odpovědi pomáhají identifikovat praktické potřeby, které je třeba systémem řešit, a navrhnout funkce, které zefektivní práci týmů. 

• Které činnosti zabírají vašim týmům nejvíce času?
• Kde nejčastěji vznikají chyby nebo zpoždění?
• Která data byste potřebovali mít automaticky zpřístupněná?
• Jak dnes probíhá výměna informací mezi odděleními?
• Které procesy by se měly automatizovat nebo digitalizovat? 

Otázky pro budoucí uživatele systému 

Běžní uživatelé budou se systémem pracovat denně, a měli by se proto na výběru podnikového informačního systému také podílet. Jejich zkušenosti se současným řešením – i s jeho nedostatky – poskytují velmi cenný pohled na to, co reálně funguje, co je složité a co je potřeba zlepšit. Ignorovat je znamená riskovat odpor vůči změně a nízkou míru adopce. 

• Co vám v současném systému vadí nebo chybí?
• Které úkony děláte ručně a často se opakují?
• Kde nejčastěji hledáte informace nebo je zadáváte vícekrát? 

Nezapomeňte na budoucnost 

Firmy se neustále vyvíjejí – rozšiřují portfolio, vstupují na nové trhy, přijímají nové lidi. Proto je důležité myslet nejen na dnešní potřeby, ale také na budoucí růst, flexibilitu a rozšiřitelnost systému. 

• Plánujeme nové pobočky, produkty nebo trhy?
• Jaké funkce bychom mohli potřebovat za rok či dva?
• Jak chceme řešit škálování procesů při růstu firmy? 

Jak přehledně sestavit seznam požadavků 

Odpovědi na otázky ze všech úrovní firmy vám poskytnou základní materiál, ze kterého můžete sestavit vlastní seznam požadavků na informační systém. Cílem není vytvořit perfektní dokument, ale přehledný a praktický výstup, se kterým můžete jít za dodavateli. 

Seznam požadavků může mít různou podobu – tabulku, checklist, jednoduchý seznam bodů. Důležité je, aby v něm byly jasně uvedeny: 

• oblasti, kterých se požadavky týkají (např. sklad, prodej, účetnictví),
• konkrétní požadavky nebo očekávání,
• důvody nebo potřeby, ze kterých vycházejí. 

Není nutné zapisovat požadavky odbornými termíny – kvalitní dodavatel vám pomůže je zpřesnit a technicky zarámovat. Důležité je, že přijdete připraveni a víte, co vaše firma skutečně potřebuje. O to jednodušší a rychlejší bude další fáze rozhodování o výběru a implementaci informačního systému. 

Jak si požadavky ověřit a komunikovat s dodavatelem 

Seznam požadavků je výborný začátek, ale jen polovina práce. Druhou polovinu tvoří otevřená a praktická komunikace s potenciálními dodavateli systému. Cílem není jen získat odpověď „ano/ne“ k jednotlivým bodům, ale pochopit, jak konkrétně bude systém vaše požadavky řešit v praxi. 

Při rozhovorech se držte svých připravených požadavků a konfrontujte s nimi dodavatele. Ptejte se na vše, co vás zajímá, a veďte otevřenou diskusi – jedná se o vaši investici, kterou rozhodně nechcete podcenit. 

Je naprosto v pořádku, pokud některé požadavky ještě nejsou přesně definované – kvalitní dodavatel vám pomůže je formulovat a najít nejlepší řešení. Důležité je, že víte, čeho chcete dosáhnout. 

O tom, jak komunikovat s dodavateli a jak si definovat požadavky při výběru ERP systému, mluvila naše zkušená account manažerka Slavomíra Vígová v podcastu věnovaném právě podnikovým informačním systémům.

Časté chyby, kterým se při sestavování požadavků vyhnout 

I když si firma zodpoví všechny důležité otázky a začne si tvořit seznam požadavků, často se v této fázi dopouští chyb. Na co byste rozhodně neměli zapomenout? 

Nezapomeňte přemýšlet nad klíčovým cílem firmy 

Sestavování požadavků by nemělo být jen seznamem funkcí. Naopak – mělo by vycházet z toho, jaké má vaše firma cíle a čeho konkrétně chce dosáhnout, zlepšit nebo změnit. V této fázi se neponořujte do technických detailů – soustřeďte se na procesy a potřeby. Chcete zrychlit vyřizování objednávek? Snížit chybovost při fakturaci? Nebo lépe plánovat kapacity? 

Z funkcí dělejte odpovědi na konkrétní potřeby 

Když už máte jasno v cílech, kterých chcete dosáhnout, je čas zamyslet se nad tím, jaké funkce vám k nim mohou pomoci. Každé oddělení by mělo pojmenovat nástroje, které mu v současnosti chybí nebo by mu výrazně usnadnily práci. Pokud už dnes používáte nějaký ERP systém nebo samostatné moduly, zamyslete se nad tím: 

• které funkce vyhovují a chcete je zachovat,
• které nevyužíváte nebo vám překážejí,
• co byste potřebovali navíc, abyste dosáhli svých nových cílů. 

Dívejte se dopředu 

Při definování požadavků firmy často zapomínají, že se budou dále vyvíjet. ERP systém si ale nepořizujete na rok. Proto je důležité zamyslet se i nad budoucími potřebami. Plánujete rozšířit nabídku služeb, vstoupit na nový trh nebo automatizovat sklad? Pokud ano, už dnes by se tyto záměry měly objevit v seznamu požadavků. 

ERP systém, který si poradí s vašimi požadavky 

Každá firma má své specifické potřeby – někdy jde o integraci s e-shopem, jindy o zefektivnění skladových nebo účetních procesů. Podnikový informační systém Money ERP si poradil s požadavky více než 1300 firem po celém Česku a Slovensku: 

• Waterdrop CEE potřeboval propojení ERP systému s méně rozšířenou e-shopovou platformou Shopify.
• Agroteam Prešov hledal řešení pro propojení e-shopu s ERP systémem a snížení chybovosti ve skladu pomocí čteček čárových kódů.
• Piskacietricka.sk potřeboval zautomatizovat propojení mezi e-shopem, skladem a výrobou.
• Bioenergo – Komplex automatizoval zpracování a schvalování přijatých faktur, čímž zkrátil proces z dnů na hodiny.
• PRIMACLIMA potřebovala přehledně řídit zakázky a evidenci servisních výjezdů techniků. 

Money ERP je dostupné ve dvou verzích: 

• Money S4 jako modulární řešení vhodné pro menší a střední firmy, které chtějí začít s hotovými moduly a růst podle potřeby,
• Money S5 jako pokročilejší verze, kterou umíme přizpůsobit na míru specifickým požadavkům zákazníka. 

I proto je tak důležité vědět, co od systému očekáváte. Dobře nastavené požadavky vám pomohou rozhodnout se, které řešení je pro vás vhodné. Money ERP vám zároveň dá jistotu, že když za několik let vznikne nová potřeba, nemusíte systém měnit. Umíme ho dále rozšiřovat a doprogramovat podle vývoje vaší firmy. 

TIP: Více o možnostech personalizace ERP systému. 

Pokud si nejste jistí, které řešení je pro vás to pravé, rádi vám poradíme během nezávazné a bezplatné konzultace. 

Vyberte ten správný informační systém 

Získejte praktického průvodce, který vám pomůže projít celým procesem výběru informačního systému krok za krokem. E-book vám zodpoví 3 otázky: 

• Co je ERP systém a proč je výhodný?
• Jak poznáte, že je čas na zavedení ERP systému?
• Jaké kroky vás čekají na cestě k ERP systému? 

Ať už jste na začátku rozhodování, nebo máte požadavky připravené, e-book vám poskytne jasný rámec a konkrétní tipy, které vám usnadní výběr dodavatele podnikového informačního systému.