Ako zostaviť požiadavky na informačný systém: Viete, čo vaša firma potrebuje?

Prečo je dôležité začať zostavením požiadaviek 

Ak si firma nezadefinuje, čo od systému očakáva a potrebuje, je možné, že sa jej nepodarí vybrať správne riešenie, alebo sa tento proces zbytočne predĺži. Podnikový informačný systém nie je produkt, ktorý kúpite v e-shope – je to komplexné riešenie, ktoré má presne zapadnúť do fungovania konkrétnej spoločnosti. 

V praxi sa často stretávame s tým, že výber systému sa začína prezentáciou u dodávateľa alebo porovnávaním funkcií na webe. Problém je, že takýto prístup je postavený „na hlavu“. Najprv totiž musí byť úplne jasné, čo má systém vo firme riešiť, komu má pomáhať a aký problém má odstrániť. 

Zostavenie požiadaviek preto nie je formalita, ale kľúčový krok, ktorý ovplyvní celý ďalší priebeh výberu, implementácie aj používania systému. 

TIP: Na čo myslieť ešte pred samotným výberom informačného systému? 

Kľúčové otázky, ktoré si musíte položiť pred výberom systému 

Zozbierať kvalitné požiadavky na informačný systém znamená zapojiť všetky úrovne firmy. Každá skupina má iný pohľad, rieši iné problémy a má vlastné očakávania. Ak sa budete pýtať správnych ľudí tie správne otázky, získate realistický a ucelený obraz o tom, čo firma skutočne potrebuje. 

Zistite, ako zostaviť tím pre výber ERP systému? 

Otázky pre vedenie spoločnosti 

Manažment firmy určuje smerovanie organizácie, definuje strategické ciele a nesie zodpovednosť za výsledky. Ich pohľad je preto nenahraditeľný – práve oni vedia, prečo sa vôbec systém vyberá, aké má mať prínosy a čo sú kľúčové priority. 

• Prečo vôbec chceme nový informačný systém?
• Čo je najväčší problém, ktorý dnes riešime?
• Aké strategické ciele chceme dosiahnuť do 4–5 rokov?
• V ktorých oblastiach dnes nemáme kontrolu nad dátami?
• Aké informácie potrebujeme denne k rozhodovaniu? 

Otázky pre stredný manažment a vedúcich tímov 

Vedúci oddelení poznajú svoje procesy do detailov – vedia, čo nefunguje, kde sa najčastejšie zasekávajú informácie alebo vznikajú duplicity. Ich odpovede pomáhajú identifikovať praktické potreby, ktoré treba systémom riešiť, a navrhnúť funkcie, ktoré zefektívnia prácu tímov. 

• Ktoré činnosti zaberajú vašim tímom najviac času?
• Kde najčastejšie vznikajú chyby alebo oneskorenia?
• Ktoré údaje by ste potrebovali mať automaticky sprístupnené?
• Ako dnes prebieha výmena informácií medzi oddeleniami?
• Ktoré procesy by sa mali zautomatizovať alebo digitalizovať? 

Otázky pre budúcich používateľov systému 

Bežní používatelia budú so systémom pracovať denne, a tiež by mali vyberať podnikový informačný systém. Ich skúsenosti so súčasným riešením – aj s jeho nedostatkami – poskytujú veľmi cenný pohľad na to, čo reálne funguje, čo je zložité a čo treba zlepšiť. Ignorovať ich znamená riskovať odpor voči zmene a nízku mieru adopcie. 

• Čo vám v súčasnom systéme prekáža alebo chýba?
• Ktoré úkony robíte ručne, ktoré sa často opakujú?
• Kde najčastejšie hľadáte informácie alebo ich zadávate viackrát? 

Nezabudnite na budúcnosť 

Firmy sa neustále vyvíjajú – rozširujú portfólio, vstupujú na nové trhy, prijímajú nových ľudí. Preto je dôležité myslieť nielen na dnešné potreby, ale aj na budúci rast, flexibilitu a rozšíriteľnosť systému. 

• Plánujeme nové pobočky, produkty alebo trhy?
• Aké funkcie by sme mohli potrebovať o rok či dva?
• Ako chceme riešiť škálovanie procesov pri raste firmy? 

Ako prehľadne zostaviť zoznam požiadaviek 

Odpovede na otázky zo všetkých úrovní firmy vám poskytnú základný materiál, z ktorého môžete zostaviť vlastný zoznam požiadaviek na informačný systém. Cieľom nie je vytvoriť perfektný dokument, ale prehľadný a praktický výstup, s ktorým môžete ísť za dodávateľmi. 

Zoznam požiadaviek môže mať rôznu podobu – tabuľku, checklist, jednoduchý zoznam bodov. Dôležité je, aby v ňom boli jasne uvedené: 

• oblasti, ktorých sa požiadavky týkajú (napr. sklad, predaj, účtovníctvo),
• konkrétne požiadavky alebo očakávania,
• dôvody alebo potreby, z ktorých vychádzajú. 

Nie je nutné, aby ste požiadavky zapisovali v odborných termínoch – kvalitný dodávateľ vám pomôže ich spresniť a technicky zarámcovať. Dôležité je, že prídete pripravení a viete, čo vaša firma naozaj potrebuje. O to jednoduchšia a rýchlejšia bude ďalšia fáza rozhodnutia o výbere a impelementácií informačného systému. 

Ako si požiadavky overiť a komunikovať s dodávateľom 

Zoznam požiadaviek je výborný štart, ale len polovica práce. Druhú polovicu tvorí otvorená a praktická komunikácia s potenciálnymi dodávateľmi systému. Cieľom nie je len získať odpoveď „áno/nie“ k jednotlivým bodom, ale pochopiť, ako konkrétne bude systém vaše požiadavky riešiť v praxi. 

Pri rozhovoroch sa držte svojich pripravených požiadaviek a konfrontujte s nimi dodávateľa. Pýtajte sa na všetko, čo vás zaujíma a veďte otvorenú diskusiu - jedná sa o vašu investíciu, ktorú určite nechcete podceniť.  

Je úplne v poriadku, ak niektoré požiadavky ešte nie sú presne definované – kvalitný dodávateľ vám pomôže ich sformulovať a nájsť najlepšie riešenie. Dôležité je, že viete, čo chcete dosiahnuť. 

O tom, ako komunikovať s dodávateľmi, ako si definovať požiadavky pri výbere ERP systému sa rozprávala naša skúsená account manažérka Slavomíra Vígová v podcaste venovanom práve podnikovým informačným systémom.  

Časté chyby, ktorým sa pri zostavovaní požiadaviek vyhnúť 

Aj keď si firma zodpovie všetky dôležité otázky a začne si tvoriť zoznam požiadaviek, často sa v tejto fáze dopúšťa chýb.  Na čo by ste rozhodne nemali zabudnúť? 

Nezabudnite premýšľať nad kľúčovým cieľom firmy 

Zostavovanie požiadaviek by nemalo byť len zoznamom funkcií. Naopak – malo by vychádzať z toho, aké má vaša firma ciele a čo konkrétne chce zmeniť, zlepšiť alebo dosiahnuť. V tejto fáze sa neponárajte do technických detailov – sústreďte sa na procesy a potreby. Chcete zrýchliť vybavovanie objednávok? Znížiť chybovosť pri fakturácii? Alebo lepšie plánovať kapacity? 

Z funkcií robte odpovede na konkrétne potreby 

Keď už máte jasno v cieľoch, ktoré chcete dosiahnuť, je čas zamyslieť sa nad tým, aké funkcie vám k nim môžu pomôcť. Každé oddelenie by malo pomenovať nástroje, ktoré mu v súčasnosti chýbajú alebo by mu výrazne zjednodušili prácu. Ak už dnes používate nejaký ERP systém alebo samostatné moduly, zamyslite sa nad tým: 

• ktoré funkcie vyhovujú a chcete ich zachovať,
• ktoré nevyužívate alebo vám prekážajú,
• čo by ste potrebovali navyše, aby ste dosiahli svoje nové ciele. 

Pozerajte sa dopredu 

Pri definovaní požiadaviek často firmy zabúdajú, že sa budú vyvíjať. ERP systém však nezaobstarávate na rok.  Preto je dôležité zamyslieť sa aj nad budúcimi potrebami. Plánujete rozšíriť ponuku služieb, vstúpiť na nový trh alebo automatizovať sklad? Ak áno, už dnes by sa tieto zámery mali objaviť v zozname požiadaviek. 

ERP systém, ktorý si poradí s vašimi požiadavkami 

Každá firma má svoje špecifické potreby – niekedy ide o integráciu s e-shopom, inokedy o zefektívnenie skladových alebo účtovných procesov. Podnikový informačný systém Money ERP si poradil s požiadavkami viac ako 1300 firiem po celom Česku a Slovensku: 

• Waterdrop CEE potrebovalo prepojenie ERP systému s menej rozšírenou e-shopovou platformou Shopify.
• Agroteam Prešov hľadal riešenie na prepojenie e-shopu s ERP systémom a zníženie chybovosti v sklade pomocou čítačiek čiarových kódov.
• Piskacietricka.sk potrebovalo zautomatizovať prepojenie medzi e-shopom, skladom a výrobou.
• Bioenergo – Komplex automatizovalo spracovanie a schvaľovanie prijatých faktúr, čím skrátili proces z dní na hodiny.
• PRIMACLIMA potrebovala prehľadne riadiť zákazky a evidenciu servisných výjazdov technikov. 

Money ERP je dostupné v dvoch verziách: 

• Money S4 ako modulárne riešenie vhodné pre menšie a stredné firmy, ktoré chcú začať s hotovými modulmi a rásť podľa potreby,
• Money S5 ako pokročilejšia verzia, ktorú vieme prispôsobiť na mieru špecifickým požiadavkám zákazníka. 

Aj preto je také dôležité vedieť, čo od systému očakávate. Dobré nastavenie požiadaviek vám pomôže rozhodnúť sa, ktoré riešenie je pre vás vhodné. Money ERP vám zároveň dá istotu, že keď o niekoľko rokov vznikne nová potreba, nemusíte ho meniť. Systém vieme ďalej rozširovať a doprogramovať podľa vývoja vašej firmy. 

TIP: Viac sa o možnostiach personalizácie ERP systému.  

Ak si nie ste istí, ktoré riešenie je pre vás to pravé, radi vám poradíme počas nezáväznej a bezplatnej konzultácie.  

Vyberte ten správny informačný systém 

Získajte praktického sprievodcu, ktorý vám pomôže prejsť celým procesom výberu informačného systému krok za krokom. E-book vám zodpovie 3 otázky: 

• Čo je ERP systém a prečo je výhodný?
• Ako zistíte, že je čas na zavedenie ERP systému?
• Aké kroky vás čakajú na ceste k ERP systému? 

Nech už ste na začiatku rozhodovania alebo máte požiadavky pripravené, e-book vám poskytne jasný rámec a  konkrétne tipy, ktoré vám uľahčia výber dodávateľa podnikového informačného systému.