Predchádzajúce diely nášho seriálu vám ukázali, čo je to ERP systém, čo zvážiť pred jeho výberom a ako zostaviť správny výberový tím. Teraz nastáva chvíľa na kľúčovú súčasť celého procesu – sformovať samotné požiadavky, ktoré na ERP systém firma kladie.
V čom vám má informačný systém pomôcť?
Zhrnutie požiadaviek je jednou z najdôležitejších, ak nie najdôležitejšia fáza celého procesu implementácie ERP systému. Práve tu sa totiž určuje, akým prínosom podnikový systém pre vašu firmu bude a v čom pomôže vášmu podnikaniu. Zle stanovené ciele totiž môžu viesť až k situácii, kedy nový systém nielen že neprináša očakávané výhody, ale tiež vašim zamestnancom viac práce pridáva, než šetrí. Rovnako platí, že kritériá by mali predstavovať rovnováhu medzi potrebami podniku a reálnymi možnosťami.
Základom sú správne otázky
Je logické, že pre stanovenie relevantných požiadaviek je nutné najskôr presne poznať stav vašej firmy a kritériá jednotlivých oddelení. Práve tu vám pomôže vhodne zvolený výberový tím, ktorý by mali v ideálnom prípade tvoriť zástupcovia úsekov naprieč celou spoločnosťou. So zhromaždenými údajmi si následne položte nasledujúce dôležité otázky:
Aké vlastne má vaša firma ciele?
Odpoveďou na túto otázku by mal byť súbor základných podmienok, ktoré by mal zavádzaný ERP systém spĺňať. Tu si dajte pozor na to, aby sa debata nestočila príliš technickým smerom – v skutočnosti je v tejto fáze potrebné prebrať predovšetkým procesné záležitosti, ako napríklad zlepšenie konkrétnych služieb či náprava zadefinovaných nedostatkov súčasných procesov. Pre čo najširšie pokrytie tu odporúčame v rámci výberového tímu vyzvať zástupcov jednotlivých oddelení, aby predniesli svoje vlastné ciele. Tým získate zoznam cieľov, ktoré následne v rámci diskusie zúžite na 3 – 5 najdôležitejších bodov.
Aké funkcie vaša firma potrebuje v súčasnosti?
Vyššie uvedená poznámka o dôraze na procesnú stránku veci samozrejme neznamená, že by ste mali na technológie zabudnúť. Aj tu je potrebné zozbierať názory všetkých členov naprieč oddeleniami so zameraním na to, aké funkcie ich oddeleniu v súčasnosti chýbajú a ktoré konkrétne problémy by mal informačný systém riešiť. Ak už nejaký podnikový systém používate, zahrňte do výberu všetky jeho funkcie a určte, ktoré spĺňajú súčasné potreby a sú pre vašu prácu dôležité.
Aké funkcie budete potrebovať do budúcnosti?
Pri stanovovaní požiadaviek myslite aj na to, že vaša firma sa bude vyvíjať a rásť. V budúcnosti tak môžu vzniknúť nové nároky, ktoré súčasné kritériá ešte nemôžu pokryť. S výberovým tímom sa preto zamyslite nad tým, čo môže priniesť blízka budúcnosť a ako na prípadné zmeny budete v kontexte ERP systému reagovať. Ak už teraz dokážete budúce požiadavky odhadnúť (napr. plánujete rozšírenie výroby či expanziu do zahraničia), táto fáza bude pre vás o poznanie ľahšia.
Stanovenie samotných kritérií
Pokiaľ máte na vyššie uvedené otázky dostatočné odpovede, môžete sa pustiť do tvorby samotných požiadaviek. Vyššie uvedené informácie vám poslúžia ako základ (t. j. stanovené ciele a požiadavky na súčasné aj budúce funkcie), ku ktorému môžete v prípade potreby pridať aj ďalšie kritériá. Tu môžete zohľadniť napríklad požiadavky na dodávateľa systému (finančná stabilita, tradícia na trhu, dostupnosť podpory a iné) či vlastné finančné možnosti.
Pri financiách ale pozor – hoci je obstarávacia cena dôležitým faktorom, nemalo by ísť o faktor kľúčový! Vašou prioritou by vždy mala byť pomoc firme, nie úspora financií.
Kritériá potom odstupňujte podľa ich dôležitosti (napr. 10 bodov za najdôležitejšie a 1 bod za najmenej dôležité) a svoj pomyselný rebríček porovnajte so zoznamom vytipovaných dodávateľov a ich ponukami. Tu vhodného kandidáta spoznáte podľa toho, že spĺňa najviac dôležitých kritérií.
S požiadavkami do ďalšej fáze
So zoznamom požiadaviek v ruke sa môžete presunúť k ďalšiemu kroku celého procesu – samotnému výberu vhodného podnikového systému. Pri ňom budú zohrávať požiadavky kľúčovú rolu, zďaleka ale nepôjde o jediné informácie, ktoré budete potrebovať. Viac informácií o výbere sa dozviete v nasledujúcom článku seriálu.
