Stretávate sa s pojmami „podnikový informačný systém“ alebo „ERP“, zhruba tušíte ich význam, ale netrúfate si na ich vysvetlenie? Prinášame stručného sprievodcu, ktorý vás s týmto užitočným pomocníkom zoznámi a popíše vám, v čom vám môže byť informačný systém nápomocný.
Čo je to ERP systém
Skôr než sa vôbec začneme baviť o informačných systémoch, je potrebné si ujasniť základné pojmy. Pod skratkou ERP sa skrývajú anglické slová Enterprise Resource Planning, teda Plánovanie podnikových zdrojov. Tiež sa môžeme stretnúť aj s alternatívnymi označeniami ako napr. podnikový systém, informačný systém či kombináciou oboch pojmov.
V základe ale ide stále o jednu vec, teda software navrhnutý pre zrýchlenie, zefektívnenie a automatizáciu širokej škály podnikových procesov. V rámci jedného riešenia tak môžete riadiť, spravovať a monitorovať účtovníctvo, skladové hospodárstvo, ľudské zdroje, workflow a ďalšie aspekty každodennej činnosti vašej firmy.
Aké sú najväčšie prínosy informačného systému?
Zjednotenie všetkých procesov do jedného riešenia
ERP systém elegantne nahrádza množstvo špecializovaných systémov (personálny systém, skladový systém, logistické systémy, fakturačný systém), ktorých oddelené používanie by prinášalo viac škody než úžitku. Všetci zamestnanci naprieč oddeleniami tak pracujú v jednom rozhraní, čo okrem nemalej úspory času a práce prináša aj výrazne jednoduchšiu implementáciu a onboarding.
Zrýchlenie a zefektívnenie podnikových procesov
S vhodným informačným systémom sa zbavíte prebujnenej administratívy, kedy mnoho rutinných procesov môžete plne automatizovať. Prechod na elektronickú komunikáciu tiež zredukuje papierovanie, zjednoduší dohľadávanie dôležitých informácií a sprehľadní workflow naprieč celou firmou.
Dostupnosť dát odkiaľkoľvek a kedykoľvek
Moderné ERP systémy (ako napríklad Money ERP) ponúkajú možnosť plnohodnotného prístupu ku všetkým nástrojom aj vzdialene, vďaka čomu môžete z domova pracovať rovnako kvalitne ako v kancelárii. Optimalizácia pre mobilné zariadenia zabezpečí, že sa k svojim dátam dostanete aj na cestách alebo v teréne.
Prehľad o dianí vo firme
S dátami zhromaždenými na jednom mieste a nástrojmi pre reporting má management aj vedenie firmy perfektný prehľad o výkonnosti jednotlivých oddelení a aktuálnej kondícii firmy. Ľahko tak získajú podklady pre strategické rozhodnutia a plánovanie ďalšej budúcnosti spoločnosti.
Istota podpory
Pokiaľ si vyberiete správneho dodávateľa systému, okrem samotného softwaru získate aj spoľahlivého obchodného partnera, od ktorého môžete čakať nielen technickú podporu a pomoc s implementáciou a prevádzkou, ale tiež pravidelné legislatívne aktualizácie či rozširovanie funkčnosti o nové funkcie a moduly.
Komu vo vašej firme ERP systém pomôže?
- Obchodníci s informačným systémom získajú multikanálové riešenie schopné pokryť administratívu, obchodnú činnosť aj starostlivosť o zákazníkov.
- Účtovníkom podnikový informačný systém ušetrí veľa práce vďaka automatizácii rutinných úkonov, automatickému vyplňovaniu formulárov a istote, že pracujú s aktuálnou legislatívou.
- Projektoví manažéri môžu vďaka ERP systému efektívnejšie riadiť zákazky, plánovať úlohy a mať kontrolu nad rozpočtom a termínmi.
- Pracovníci výroby získajú možnosť presného odhadu vyťaženia strojového vybavenia, lepšiu organizáciu produkcie, jednoduchšie plánovanie výroby, optimalizáciu riadenia projektov a nákladov a v neposlednom rade aj rozsiahlu automatizáciu rutinných procesov.
- Zamestnanci skladu vďaka ERP systému presne vedia umiestnenie a počet všetkých položiek, rýchlejšie urobia inventúry a zabránia oneskorenému vyskladneniu či zámenám tovaru.
Chcem podnikový systém! A čo ďalej?
Pokiaľ vás vyššie uvedené prínosy zaujali a uvažujete o zaobstaraní informačného systému, ocitáte sa na začiatku dlhej cesty s mnohými krokmi. Tým prvým je samozrejme výber vhodného riešenia. Ešte predtým je ale potrebné učiniť pomyselný „nultý krok“ – rozpoznať potrebu ERP systému a ujasniť si svoje očakávania. O tom, ako tento veľmi dôležitý krok zvládnuť, pohovoríme v nasledujúcom článku nášho seriálu.
