Desítky excelových tabulek, roztříštěné informace a zdlouhavé dohledávání dokladů – přesně tak vypadalo každodenní fungování ve společnosti PRIMACLIMA, než se rozhodla pro změnu. S růstem firmy přestával starý systém stačit a bylo jasné, že bez centralizovaného řešení nebude možné dál efektivně fungovat. Rozhodli se proto pro informační systém Money ERP, který dnes slouží jako jednotné místo pro řízení zakázek, servisů i reportingu.
Přínosy Money ERP pro firmu PRIMACLIMA v číslech |
||
 |
 |
 |
| data o zakázkách a servisu místo desítek tabulek evidují v jednom systému | hodnocení mechaniků dle výkonu zpracují místo 2 dnů za 2 hodiny | byznysové analýzy už netvoří půl dne, mají je hotové do minuty |
Firma rostla a informační systém přestával stačit
PRIMACLIMA zajišťuje prodej, montáž a servis chladicích zařízení pro kamiony a dodávky. Jako výhradní distributor značky Carrier pro Slovensko a Maďarsko rychle rostla – ale jejich původní informační systém ne. Klíčová agenda, jako evidence a řízení zakázek, se vedla odděleně v Excelu, což vedlo ke ztrátám přehledu i efektivity.
„Dříve jsme na chod firmy museli mít desítku samostatných tabulek a najít v nich potřebné informace trvalo dlouho,“ popisuje Martina Kapustová, COO společnosti PRIMACLIMA.
Když v PRIMACLIMA bilancovali, bylo jasno: potřebují pokročilejší řešení. Jednoduchá evidence zakázek nestačí, když je potřeba:
- znát historii servisovaných vozidel,
- mít analýzy nákladovosti,
- nebo sledovat výkonnost jednotlivých techniků.
Klíčem bylo vše sjednotit pod jeden systém – ERP systém, který roste s firmou.
Rozhodnutí pro Money ERP: čisté rozhraní a jedna agenda pro všechny
Když se vedení PRIMACLIMA rozhodovalo, jaký ERP systém zvolit, oslovili tři dodavatele. Cílem bylo najít řešení, které:
- zvládne řídit více firem z jedné agendy,
- nabídne čisté uživatelské rozhraní
- a bude dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobilo způsobu práce.
„Přesvědčilo nás hlavně tím, že nám umožní mít jednu agendu, ve které můžeme spravovat všechny firmy. Když jsem si stáhla a vyzkoušela demoverzi, líbilo se mi, že z ní vyzařovalo čisté user-friendly rozhraní. Přišlo mi, že v tomto systému se rychle zorientují všichni naši kolegové, “ vzpomíná Martina Kapustová.
Rychlá a profesionální implementace během tří měsíců
V listopadu 2023 se PRIMACLIMA spolu s konzultanty z Money ERP pustili do implementace. Už v lednu 2024 přešli do ostrého provozu – včetně přechodu všech oddělení, školení zaměstnanců i doladění funkcí na míru.
„Byla to první implementace, kterou jsem zažila, a překvapilo mě, jak profesionálně bylo ze strany Money ERP vše připravené. Konzultanti k nám chodili na meetingy, aby navnímali všechno, čemu se ve firmě věnujeme. Během implementace se pak věnovali každému oddělení zvlášť – určili v nich styčné osoby a přesně jim vysvětlili, co od nich potřebují,“ říká Martina Kapustová. Zjistěte, jak probíhá implementace ERP systému.
Evidence zakázek přehledně a na pár kliknutí
Základem úspěchu PRIMACLIMA je efektivní řízení a plánování zakázek – a právě to v předchozím systému chybělo. Pro specifické potřeby společnosti byl implementován modul na míru, díky kterému teď mají přehled o stavu každé zakázky, její ziskovosti i kompletní historii.
„Modul pomáhá našemu byznysu například tak, že vidíme výnosnost všech zakázek. Díky tomu lépe plánujeme finance a další kroky. A když se náhodou nějaká zakázka dostane do ztráty, můžeme zjišťovat proč a zlepšit procesy do budoucna,“ popisuje Martina Kapustová.
Efektivní komunikace se zahraniční centrálou? Ano, díky ERP systému
PRIMACLIMA je výhradním distributorem značky CARRIER pro Slovensko a Maďarsko. Často tedy řeší servis zařízení, která byla instalována jiným zahraničním partnerem. Tyto případy musí hlásit centrále ve Francii – a právě tady přichází ke slovu řešení na míru – modul CrossBorder.
„Dříve jsme tyto procesy řešili v Excelu a spoustu informací jsme zdlouhavě dohledávali. Nyní u těchto zakázek vidíme jasnou návaznost dokladů. Vím, které CrossBorder doklady jsou zaplacené a které teprve čekají na zpracování,“ vysvětluje Martina Kapustová.
Přečíst celou případovou studii
Reporting a výkon mechaniků? Hotovo za dvě hodiny
Dalším zásadním pomocníkem v Money ERP je modul Business Intelligence. Ten PRIMACLIMA využívá pro sledování prodejních dat, výkonnosti týmů i odměňování mechaniků.
„Pravidelně zpracovávám obchodní analýzy, například prodané agregáty za různá časová období. Dřív jsem kvůli tomu seděla půl dne nad tabulkami, zatímco teď to mám na tři kliknutí a přesně vím, kolik agregátů jsme prodali, do které země a na které středisko,“ popisuje COO společnosti
Výkonnost mechaniků firma sleduje pravidelně a jejich odměny jsou na těchto datech přímo závislé. Dříve trvalo zpracování dat z Excelu dva dny. Dnes?
„Při zpracování odměn pro mechaniky se kolegyně dřív dost trápily. Teď si z nastavené analýzy vyfiltrují měsíc a středisko, do kterého mechanici spadají, a hned vidí, kdo kolik, který měsíc odpracoval, rychle to zkontrolují a je hotovo,“ dodává Martina Kapustová.
Vybíráte nový ERP systém a zaujalo vás Money ERP? Stáhněte si zdarma e-book „Vše o Money ERP“ a zjistěte, jaké možnosti nabízí.
ERP systém, který roste s firmou
Změna systému v PRIMACLIMA nebyla jen o přechodu z Excelu. Money ERP firmu posunulo na úplně novou úroveň.
„Money ERP nám dalo především širší a detailní přehled nad vším, co ve firmě děláme. Hlavním přínosem je sledování zakázek, díky kterému přesně víme, co se u kterého zákazníka řešilo v minulosti, řeší nyní a jaký to má výsledek. Na pár kliknutí máme k dispozici analýzy, výsledovky i reporty pro management. Vše je na dosah ruky,“ shrnuje Martina Kapustová.
Zajímají vás podobné příběhy z praxe?
Přihlaste se k odběru našeho kvartálního newsletteru Příběhy z ERP praxe, ve kterém sdílíme skutečné zkušenosti firem s ERP systémem, praktické tipy a novinky ze světa podnikání.
