Růst firmy přináší nové příležitosti, ale také nároky na procesy a systémy. Slovenská společnost MP KOVANIA se dostala do bodu, kdy jí původní řešení přestalo stačit. Manuální přepisování objednávek, práce v Excelu a nepřehledná evidence produktů zpomalovaly fungování firmy. Přechod na Money ERP pomohl tyto problémy odstranit a zefektivnit každodenní procesy.
Když růst firmy začne odhalovat slabá místa
MP KOVANIA je slovenská firma, která se věnuje B2B i B2C prodeji klik, dveřního kování a souvisejícího příslušenství. Firma dlouhodobě rostla a postupně rozšiřovala svůj sortiment, což s sebou přinášelo vyšší nároky na řízení procesů i evidenci produktů.
Právě růst se však kolem roku 2020 stal bodem zlomu. Původní informační systémsystém přestal zvládat komplexnost produktů i každodenní firemní operace. Chyběly mu funkce, které by firmě umožnily efektivně pracovat s rozšiřujícím se portfoliem a automatizovat rutinní činnosti.
Problémy, které brzdily každodenní fungování
Limity původního systému se v MP KOVANIA projevovaly každý den. Nejvýrazněji při práci s produktovými komplety, které systém nedokázal evidovat jako jeden celek. Zaměstnanci tak museli každý komplet rozepisovat na jednotlivé položky, což zvyšovalo administrativní zátěž i riziko chyb.
Dalším zásadním problémem bylo manuální zpracování objednávek z e-shopu. Každou objednávku bylo nutné ručně přepsat do systému, což zpomalovalo vyřizování a vytvářelo prostor pro chyby v dokladech.
S rostoucím objemem dat se firma čím dál více spolíhala na Excel. V něm si zaměstnanci pomáhali při evidenci, výpočtech i kontrole dostupnosti zboží. To sice krátkodobě řešilo nedostatky systému, ale dlouhodobě to přinášelo více práce, nepřehlednost a vyšší chybovost.
Jak poznat, že váš systém přestává stačit?
- Objednávky nebo data přepisujete manuálně mezi systémy
- Nedokážete evidovat produkty tak, jak je reálně prodáváte
- Klíčové informace si dopočítáváte mimo systém (např. v Excelu)
- Chyby v objednávkách nebo ve skladu se opakují
- Zpracování dat zabírá více času, než by mělo
Přechod na ERP systém bez omezení
Rozhodnutí přejít na Money ERP bylo odpovědí na konkrétní problémy v každodenním provozu – od omezení původního systému po potřebu efektivnějšího řízení.
Od schválení požadavků po ostré spuštění systému uplynuly čtyři měsíce. Během tohoto období proběhla implementace Money ERP tak, aby nenarušila běžné fungování firmy a zároveň připravila všechna oddělení na novou formu práce.
Systém Money ERP postupně začali využívat napříč celou společností – od nákupního a účetního oddělení přes zakázkové oddělení až po sklad a obchodní tým. Každé oddělení pracuje s daty, která jsou v systému dostupná v reálném čase a bez potřeby manuálních zásahů.
Jak probíhá implementace ERP systému
Implementace ERP systému není jen o instalaci softwaru. Jde o proces, který zahrnuje:
- analýzu firemních procesů a požadavků,
- nastavení a testování systému,
- zaškolení zaměstnanců.
V menších a středních firmách obvykle trvá několik týdnů až měsíců a neomezuje běžný provoz firmy.
Co přineslo Money ERP v MP KOVANIA?
Automatizace objednávek bez ručního přepisování
Jednou z největších změn bylo odstranění manuálního přepisování objednávek z e-shopu.
Po propojení e-shopu s Money ERP začala data proudit automaticky oběma směry. Objednávky se do systému přenášejí bez zásahu zaměstnance, čímž se výrazně zrychlilo jejich zpracování a zároveň se eliminovaly chyby v dokladech.
Nejvýraznější dopad pocítilo zakázkové oddělení, které se namísto přepisování dat může věnovat samotnému zpracování objednávek.
Sklad, který dává smysl
Výrazná změna nastala i ve skladu, zejména při práci s produktovými komplety. Zatímco dříve bylo nutné evidovat každý komponent samostatně, Money ERP umožňuje pracovat s kompletem jako s jedním produktem.
Při objednávce kompletu systém automaticky rozdělí položku na jednotlivé komponenty. Skladníci tak přesně vědí, které položky mají vychystat a kde je najdou, což zjednodušuje celý proces.
Zároveň se automatizovalo generování příjemek a výdejek a zkrátil se tak čas potřebný na inventury. V praxi to znamenalo desítky hodin měsíčně navíc.
Méně Excelu, více přehledu
S přechodem na Money ERP postupně odpadla potřeba pracovat s množstvím tabulek. Data, která si dříve museli zaměstnanci manuálně připravovat, jsou dnes dostupná přímo v systému.
U skladových zásob mají v MP KOVANIA k dispozici aktuální informace, které zohledňují nejen fyzický stav, ale i rezervace či reklamace. To jim umožňuje přesně určit, které zboží je reálně dostupné.
Při reportingu využívají nástroje jako Business Intelligence, díky kterým mají rychlý přístup k přehledným datům pro rozhodování. Excel tak zůstal jen doplňkem – například při importu objednávek od zákazníků přes XLS import.
Přínosy Money ERP pro firmu MP KOVANIA |
||
 |
 |
 |
|
Odstranění desítek excelových tabulek díky přehledným reportům v ERP systému. |
Automatický přenos dat mezi e-shopem a Money ERP snížil chybovost v dokladech na minimum. |
Automatické generování příjemek a výdejek šetří ve skladu desítky hodin měsíčně. |
Systém, který se přizpůsobí firmě
V MP KOVANIA využívají verzi Money S5, která umožňuje úpravy na míru podle individuálních potřeb zákazníka.
Jednou z úprav pro MP KOVANIA bylo zobrazení dostupnosti skladových zásob v reálném čase. Systém zohledňuje nejen aktuální stav na skladě, ale i rezervace a reklamace, takže zaměstnanci pracují s přesnými údaji bez dodatečných výpočtů.
Na míru si nechali vyvinout také tisk speciálních štítků s QR kódy. Zákazníci se přes ně dostanou k detailním informacím o produktu, což zlepšuje zákaznický servis a zároveň snižuje zátěž na podporu.
„Dá se říct, že po přechodu na Money ERP pracuje celá naše firma rychleji, efektivněji vyřizujeme objednávky a máme k dispozici kvalitnější reporty pro důležitá rozhodnutí. Navíc se výrazně zvýšila transparentnost procesů napříč firmou. V Money ERP nám nic důležitého neunikne.“
V MP KOVANIA vnímají zavedení ERP systému jako začátek, ne konec změn. Po nasazení Money ERP pokračují v postupném zlepšování procesů.
Aktivně sbírají zpětnou vazbu od zaměstnanců a na jejím základě doplňují nové moduly a funkce nebo upravují ty stávající. Money S5 se tak vyvíjí spolu s firmou a reaguje na její další růst i měnící se požadavky.
Chcete zautomatizovat i vaši firmu?
Růst firmy přináší nové příležitosti, ale také nároky na procesy, které už není možné řešit manuálně. Případ MP KOVANIA ukazuje, že správný ERP systém dokáže:
- odstranit zbytečnou administrativu,
- snížit chybovost,
- a zrychlit fungování celé firmy.
Pokud řešíte podobné problémy možná je právě vhodný čas podívat se na to, jak by se daly vaše procesy zjednodušit.
Napište nám a zjistěte, jak by mohl Money ERP fungovat ve vaší firmě.
