Rast firmy prináša nové príležitosti, ale aj nároky na procesy a systémy. Slovenská spoločnosť MP KOVANIA sa dostala do bodu, keď jej pôvodné riešenie prestalo stačiť. Manuálne prepisovanie objednávok, práca v Exceli a neprehľadná evidencia produktov spomaľovali fungovanie firmy. Prechod na Money ERP pomohol tieto problémy odstrániť a zefektívniť každodenné procesy.
Keď rast firmy začne odhaľovať slabé miesta
MP KOVANIA je slovenská firma, ktorá sa venuje B2B aj B2C predaju kľučiek, dverového kovania a súvisiaceho príslušenstva. Firma dlhodobo rástla a postupne rozširovala svoj sortiment, čo so sebou prinášalo vyššie nároky na riadenie procesov aj evidenciu produktov.
Práve rast sa však okolo roku 2020 stal bodom zlomu. Pôvodný informačný systém prestal zvládať komplexnosť produktov aj každodenné firemné operácie. Chýbali mu funkcie, ktoré by firme umožnili efektívne pracovať s rozširujúcim sa portfóliom a automatizovať rutinné činnosti.
Problémy, ktoré brzdili každodenné fungovanie
Limity pôvodného systému sa v MP KOVANIA prejavovali každý deň. Najvýraznejšie pri práci s produktovými kompletmi, ktoré systém nedokázal evidovať ako jeden celok. Zamestnanci tak museli každý komplet rozpisovať na jednotlivé položky, čo zvyšovalo administratívnu záťaž aj riziko chýb.
Ďalším zásadným problémom bolo manuálne spracovanie objednávok z e-shopu. Každú objednávku bolo potrebné ručne prepísať do systému, čo spomaľovalo vybavovanie a vytváralo priestor pre chyby v dokladoch.
S rastúcim objemom dát sa firma čoraz viac spoliehala na Excel. V ňom si zamestnanci pomáhali pri evidencii, výpočtoch aj kontrole dostupnosti tovaru. To síce krátkodobo riešilo nedostatky systému, no dlhodobo to prinášalo viac práce, neprehľadnosť a vyššiu chybovosť.
Ako spoznať, že váš systém prestáva stačiť?
- Objednávky alebo dáta prepisujete manuálne medzi systémami
- Nedokážete evidovať produkty tak, ako ich reálne predávate
- Kľúčové informácie si dopočítavate mimo systému (napr. v Exceli)
- Chyby v objednávkach alebo sklade sa opakujú
- Spracovanie dát zaberá viac času, než by malo
Prechod na ERP systém bez obmedzení
Rozhodnutie prejsť na Money ERP bolo odpoveďou na konkrétne problémy v každodennej prevádzke - od obmedzení pôvodného systému po potrebu efektívnejšieho riadenia.
Od schválenia požiadaviek po ostré spustenie systému uplynuli štyri mesiace. Počas tohto obdobia prebehla implementácia Money ERP tak, aby nenarušila bežné fungovanie firmy a zároveň pripravila všetky oddelenia na novú formu práce.
Systém Money ERP postupne začali využívať naprieč celou spoločnosťou – od nákupného a účtovného oddelenia cez zákazkové oddelenie až po sklad a obchodný tím. Každé oddelenie pracuje s dátami, ktoré sú v systéme dostupné v reálnom čase a bez potreby manuálnych zásahov.
Ako prebieha implementácia ERP systému
Implementácia ERP systému nie je len o inštalácii softvéru. Ide o proces, ktorý zahŕňa:
- analýzu firemných procesov a požiadaviek,
- nastavenie a testovanie systému,
- zaškolenie zamestnancov.
V menších a stredných firmách zvyčajne trvá niekoľko týždňov až mesiacov a neobmedzuje bežnú firemnú prevádzku.
Čo prinieslo Money ERP v MP KOVANIA?
Automatizácia objednávok bez ručného prepisovania
Jednou z najväčších zmien bolo odstránenie manuálneho prepisovania objednávok z e-shopu.
Po prepojení e-shopu s Money ERP začali dáta prúdiť automaticky oboma smermi. Objednávky sa do systému prenášajú bez zásahu zamestnanca, čím sa výrazne zrýchlilo ich spracovanie a zároveň sa eliminovali chyby v dokladoch.
Najvýraznejší dopad pocítilo zákazkové oddelenie, ktoré sa namiesto prepisovania dát môže venovať samotnému spracovaniu objednávok.
Sklad, ktorý dáva zmysel
Výrazná zmena nastala aj v sklade, najmä pri práci s produktovými kompletmi. Kým predtým bolo potrebné evidovať každý komponent samostatne, Money ERP umožňuje pracovať s kompletom ako s jedným produktom.
Pri objednávke kompletu systém automaticky rozdelí položku na jednotlivé komponenty. Skladníci tak presne vedia, ktoré položky majú vychystať a kde ich nájdu, čo zjednodušuje celý proces.
Zároveň sa automatizovalo generovanie príjemiek a výdajok a skrátil sa tak čas potrebný na inventúry. V praxi to znamenalo desiatky hodín mesačne navyše.
Menej Excelu, viac prehľadu
S prechodom na Money ERP postupne odpadla potreba pracovať s množstvom tabuliek. Dáta, ktoré si predtým museli zamestnanci manuálne pripravovať, sú dnes dostupné priamo v systéme.
Pri skladových zásobách majú v MP KOVANIA k dispozícii aktuálne informácie, ktoré zohľadňujú nielen fyzický stav, ale aj rezervácie či reklamácie. To im umožňuje presne určiť, ktorý tovar je reálne dostupný.
Pri reportingu využívajú nástroje ako Business Intelligence, vďaka ktorým majú rýchly prístup k prehľadným dátam pre rozhodovanie. Excel tak zostal len doplnkom – napríklad pri importe objednávok od zákazníkov cez XLS import.
Prínosy Money ERP pre firmu MP KOVANIA |
||
 |
 |
 |
| Odstránenie desiatok excelových tabuliek vďaka prehľadným reportom v ERP systéme. | Automatický prenos dát medzi e-shopom a Money ERP znížil chybovosť v dokladoch na minimum. | Automatické generovanie príjemok a výdajok šetrí v sklade desiatky hodín mesačne. |
Systém, ktorý sa prispôsobí firme
V MP KOVANIA využívajú verziu Money S5, ktorá umožňuje úpravy na mieru podľa individuálnych potrieb zákazníka.
Jednou z úprav pre MP KOVANIA bolo zobrazenie dostupnosti skladových zásob v reálnom čase. Systém zohľadňuje nielen aktuálny stav na sklade, ale aj rezervácie a reklamácie, takže zamestnanci pracujú s presnými údajmi bez dodatočných výpočtov.
Na mieru si nechali vyvinúť aj tlač špeciálnych štítkov s QR kódmi. Zákazníci sa cez ne dostanú k detailným informáciám o produkte, čo zlepšuje zákaznícky servis a zároveň znižuje záťaž na podporu.
„Dá sa povedať, že po prechode na Money ERP pracuje celá naša firma rýchlejšie, efektívnejšie vybavujeme objednávky a máme k dispozícii kvalitnejšie reporty pre dôležité rozhodnutia. Navyše sa výrazne zvýšila transparentnosť procesov naprieč firmou. V Money ERP nám nič dôležité neunikne.“
V MP KOVANIA vnímajú zavedenie ERP systému ako začiatok, nie koniec zmien. Po nasadení Money ERP pokračujú v postupnom zlepšovaní procesov.
Aktívne zbierajú spätnú väzbu od zamestnancov a na jej základe dopĺňajú nové moduly a funkcie alebo upravujú tie existujúce. Money S5 sa tak vyvíja spolu s firmou a reaguje na jej ďalší rast aj meniace sa požiadavky.
Chcete zautomatizovať aj vašu firmu?
Rast firmy prináša nové príležitosti, ale aj nároky na procesy, ktoré už nie je možné riešiť manuálne. Prípad MP KOVANIA ukazuje, že správny ERP systém dokáže:
- odstrániť zbytočnú administratívu,
- znížiť chybovosť,
- a zrýchliť fungovanie celej firmy.
Ak riešite podobné problémy možno je práve vhodný čas pozrieť sa na to, ako by sa dali vaše procesy zjednodušiť.
Napíšte nám a zistite, ako by mohol Money ERP fungovať vo vašej firme.
