Najlepší ERP systém: Výber dodávateľa ERP systému na slovenskom trhu

Zhrnutie pre zaneprázdnených 

Univerzálne najlepší ERP systém neexistuje. Vhodné riešenie závisí od veľkosti firmy, procesov a budúcich potrieb. Pred výberom ERP systému je potrebné definovať interné potreby firmy. Dodávateľ ERP systémov na slovenskom trhu by mal mať skúsenosti, vlastný vývoj a prispôsobenie slovenskej legislatíve. 

Pri porovnávaní ERP systémov sa zamerajte na funkcie, integrácie, licencovanie a technickú podporu. Rozhodnutie pri výbere ERP systému ovplyvňuje aj obchodný inštinkt, skúsenosti iných firiem a kvalita komunikácie dodávateľa informačného systému. 

Praktický e-book ponúka kompletného sprievodcu Ako vybrať ERP systém. 

Prečo malé a stredné firmy potrebujú ERP systémy? 

Podnikové informačné systémy už dávno nie sú doménou veľkých korporácií. Práve malé a stredné firmy dnes čelia rastúcej potrebe: 

• zefektívniť riadenie procesov,
• minimalizovať chybovosť
• a mať aktuálne dáta k dispozícii kedykoľvek. 

ERP systém im v tom môže zásadne pomôcť – prepája jednotlivé oddelenia do jedného celku a zjednodušuje každodennú prevádzku. 

Implementácia ERP systému rieši najčastejšie problémy ako: 

• duplicitné zadávanie údajov,
• dlhé vybavovanie objednávok,
• zložité skladové hospodárstvo
• či nízka transparentnosť nákladov. 

V praxi to znamená, že firma získa prehľad o obchodných aktivitách, skladových zásobách, zákazníkoch, účtovníctve aj výkazoch v reálnom čase – a to z jedného miesta. 

Dôležitou výhodou je aj modularita moderných ERP systémov. Menšia firma si môže vybrať iba tie moduly, ktoré aktuálne potrebuje – napríklad fakturáciu, sklady či CRM – a neskôr systém rozširovať podľa rastu firmy. To umožňuje optimalizovať náklady a zároveň byť pripravený na budúce výzvy. 

ERP systémy pre malé a stredné podniky na Slovensku tak nie sú len technologickou investíciou, ale kľúčovým nástrojom na zvládnutie konkurencie a podporu rastu. Práve preto sú pojmy „najlepší ERP systém“ alebo „ERP systémy v SR“ častým predmetom vyhľadávania. 

1. Príprava a definícia interných požiadaviek 

Výber ERP systému by nemal začínať hľadaním dodávateľov, ale dôkladnou internou prípravou. Prvým krokom je zostavenie výberového tímu zloženého zo zástupcov jednotlivých oddelení – zvyčajne účtovníctva, skladu, obchodu alebo výroby. Každé z nich má iné požiadavky na funkcie systému a práve ich zapojenie je kľúčové pre úspešný výber aj následnú implementáciu. 

Tím by mal spoločne odpovedať na základné otázky: 

• Aké procesy potrebujeme riadiť?
• Čo nám na súčasnom systéme (alebo jeho absencii) najviac prekáža?
• Aké funkcie budeme potrebovať dnes – a aké možno o 2–3 roky? 

Požiadavky je vhodné rozdeliť na kľúčové a doplnkové. Zatiaľ čo bez kľúčových funkcií systém nenaplní očakávania, doplnkové je možné zaviesť aj neskôr. Výsledkom tejto fázy by mal byť dokument, ktorý poslúži ako podklad na vyhodnotenie vhodnosti jednotlivých ERP systémov. 

Odporúčame: Podrobný návod, ako zostaviť požiadavky a čo všetko premyslieť. 

Táto prípravná fáza výrazne zvyšuje šancu, že si vyberiete ERP systém, ktorý bude skutočne zodpovedať potrebám vašej firmy – bez potreby zložitých úprav, dodatočných nákladov a kompromisov. 

2. Hodnotenie prístupu dodávateľa 

Po definovaní interných požiadaviek nasleduje výber dodávateľov, ktorí ich dokážu naplniť. Na slovenskom trhu pôsobia desiatky poskytovateľov ERP systémov, no nie každý je vhodný partner na dlhodobú spoluprácu. Okrem technickej stránky riešenia je preto kľúčové zhodnotiť aj kvalitu a prístup samotného dodávateľa. 

Skúsený dodávateľ ERP systému vám pomôže: 

• s výberom vhodnej konfigurácie,
• s analýzou firemných procesov,
• a s navrhnutím postupov, ako ich efektívne zautomatizovať. 

Dôležitá je najmä otvorenosť v komunikácii, transparentnosť cien, dostupnosť technickej podpory a schopnosť reagovať na vývoj vašich potrieb. 

Zamerajte sa na tieto otázky: 

• Ako dlho je dodávateľ na trhu a koľko implementácií má za sebou?
• Ponúka školenia, podporu a dlhodobý rozvoj systému?
• Pracuje s vlastnými vývojármi alebo je závislý od tretích strán?
• Je systém aktívne rozvíjaný a prispôsobovaný legislatívnym zmenám? 

Overte si tiež, či dodávateľ rozumie vášmu odboru. Špecializácia na konkrétny segment môže znamenať hlbšiu znalosť špecifických potrieb, čo výrazne uľahčí zavedenie systému. 

Kvalitní dodávatelia ERP systémov na Slovensku poskytujú: 

• ukážky a demoverzie,
• prípadové štúdie,
• a konzultácie, 

ktoré vám pomôžu rozhodnúť sa na základe konkrétnych dát, nie dojmov. 

Kedy porovnávať a kedy sa rozhodnúť? 

Porovnávanie má zmysel až v okamihu, keď máte: 

• definované požiadavky,
• zostavený shortlist finalistov,
• a možnosť priameho testovania jednotlivých riešení. 

Porovnávanie príliš veľkého množstva ERP systémov bez jasného filtra často vedie k zbytočnému zdržaniu a chaosu v rozhodovaní. Zamerajte sa radšej na kvalitu, nie kvantitu. 

3. Výber finalistov 

Po zúžení výberu na niekoľko vhodných kandidátov prichádza fáza detailného porovnania. Ideálne je zvoliť maximálne dva až tri ERP systémy, ktoré najlepšie zodpovedajú vašim požiadavkám. S nimi následne absolvujte prezentáciu, prípadne aj praktické demo – teda testovacie prostredie, kde si môžete reálne vyskúšať fungovanie systému. 

Testovanie by malo prebiehať podľa konkrétnych scenárov vašich firemných procesov – napríklad: 

• vystavenie faktúry, 
• príjem tovaru na sklad 
• alebo vyhodnotenie predaja podľa zákazníckych skupín.  

Sledujte, ako systém reaguje, ako intuitívne sa ovláda a či sú výstupy v súlade s vašimi očakávaniami. 

Práve v tejto fáze zohráva dôležitú úlohu aj subjektívny dojem – úroveň komunikácie s dodávateľom, schopnosť reagovať na otázky a pripravenosť riešiť individuálne potreby vašej firmy. 

4. Porovnanie ERP systémov – na čo sa zamerať 

ERP systémy sa líšia nielen cenou, ale aj funkcionalitou, technológiou, možnosťami integrácie alebo zameraním na rôzne typy firiem. Aby bolo porovnanie relevantné, je dôležité porovnávať systémy podľa vopred stanovených kritérií. Táto časť výberového procesu často rozhoduje o tom, či bude implementácia úspešná alebo skončí frustráciou. 

Kritériá na porovnanie ERP systémov 

Pri porovnávaní ERP systémov sa odporúča zohľadniť tieto aspekty:

• Funkcie a moduly – podporuje systém vaše kľúčové procesy (napr. sklady, fakturácia, objednávky, CRM)?
• Technológia a platforma – je systém dostupný v cloude, na mobiloch alebo ako on-premise riešenie?
• Možnosti integrácie – je možné ERP napojiť na e-shop, účtovníctvo alebo iné nástroje?
• Cena a licenčný model – platí sa jednorazovo, mesačne, za používateľa alebo podľa počtu modulov?
• Podpora a aktualizácie – ako často dodávateľ aktualizuje systém a aká je dostupnosť technickej podpory? 

Praktický prehľad typov ERP systémov 

ERP systémy na Slovensku možno rámcovo rozdeliť do troch kategórií: 

Zohľadnenie obchodného inštinktu a skúseností používateľov 

Výber ERP systému nie je čisto analytické rozhodnutie. Aj keď máte k dispozícii tabuľky s porovnaním funkcií, cenových modelov a technických parametrov, dôležitú úlohu zohráva aj váš inštinkt a dojem z jednotlivých dodávateľov. V realite totiž rozhoduje aj to, ako sa vám s daným partnerom komunikuje a ako dokáže reagovať na nečakané situácie. 

Ak počas testovania narazíte na neochotu alebo nejasnosti v zmluvných podmienkach, môže to byť varovný signál. ERP systém si nekupujete na mesiac – ide o záväzok na mnoho rokov, a preto by mal byť výber partnera premyslený aj z ľudskej stránky. 

Veľmi prínosné je aj získanie spätnej väzby od firiem, ktoré s daným systémom už pracujú. Pýtajte sa, ako prebiehala implementácia, ako funguje zákaznícka podpora alebo či dodávateľ pružne reaguje na zmeny. Referencie z podobne veľkých firiem vo vašom odbore sú cennejším zdrojom ako akákoľvek marketingová brožúra. 

V neposlednom rade je dôležité uvedomiť si, že najlepšie ERP systémy nemusia byť nevyhnutne tie najznámejšie. Vhodnosť riešenia vždy závisí od konkrétnych potrieb, procesov a očakávaní. 

Porovnávanie ERP systémov by preto malo vždy začínať otázkou: Čo presne potrebujeme? 

Praktický sprievodca „Ako si vybrať ERP systém“ na stiahnutie 

Výber ERP systému je strategické rozhodnutie, ktoré ovplyvní fungovanie firmy na dlhé roky. Ak chcete mať istotu, že sa uberáte správnym smerom, stiahnite si náš bezplatný e-book „Ako si vybrať ERP systém“. Je určený pre firmy, ktoré chcú mať vo výbere jasno a hľadajú praktický návod krok za krokom. 

E-book vám odpovie na 3 kľúčové otázky: 

• Čo je ERP systém a prečo sa ho oplatí mať?
• Ako spoznať, že je čas na zavedenie ERP systému?
• Aké kroky vás na ceste k ERP systému čakajú? 

Stiahnuť e-book

Najlepší ERP systém neexistuje 

Výber ERP systému patrí medzi najdôležitejšie investície, ktoré môže malá alebo stredná firma urobiť. Univerzálne najlepší ERP systém neexistuje – kľúčom je vybrať taký, ktorý zodpovedá: 

• vašim konkrétnym potrebám,
• firemným procesom,
• a plánom do budúcnosti. 

Dôkladná príprava, objektívne porovnanie dodávateľov aj skúseností iných používateľov sú neoddeliteľné kroky tohto rozhodovania.