Prečo aj v dobe AI potrebujú malé a stredné firmy ERP systém?

AI Summary 

• AI dokáže automatizovať úlohy a pomáhať pri rozhodovaní, no nenahrádza ERP systém.
• ERP vytvára jednotný zdroj dát pre obchod, sklad, financie či zákazky.
• Kvalita výstupov AI závisí od kvality dát, s ktorými pracuje.
• Izolované AI nástroje často narážajú na limity v oblasti bezpečnosti, škálovateľnosti a kontroly procesov.
• Najväčšiu hodnotu prináša kombinácia kvalitného ERP systému a cielene využívanej umelej inteligencie.
• ERP systém zostáva základom digitalizácie, automatizácie a rastu menších a stredných firiem. 

Potrebujú firmy v ére AI ešte ERP systém? 

Áno. Umelá inteligencia síce dokáže pomôcť s množstvom činností, ale nenahrádza ERP systém, ktorý sám o sebe dokáže pomôcť s automatizáciou desiatok každodenných aktivít firmy. ERP systém spravuje firemné dáta a procesy. AI pomáha tieto dáta analyzovať, interpretovať a efektívnejšie využívať. Je najefektívnejšia práve vtedy, keď pracuje s kvalitnými dátami z ERP systému. 

Čo je ERP systém a ako funguje 

ERP systém (Enterprise Resource Planning) je podnikový informačný systém, ktorý prepája kľúčové firemné procesy do uceleného prostredia. Vďaka tomu majú firmy aktuálne dáta o financiách, sklade, zákazkách, výrobe či zákazníkoch na jednom mieste a môžu prijímať rýchlejšie a presnejšie rozhodnutia. 

Jedným z najväčších problémov rastúcich firiem je, že dáta sú roztrúsené v rôznych aplikáciach, tabuľkách a dokumentoch. ERP systém tento problém rieši centralizáciou dát, keď vytvára jednotný zdroj pravdy (single source of truth). Všetky dôležité informácie sú uložené v jednej databáze a jednotlivé oddelenia pracujú s rovnakými údajmi v reálnom čase.  

Hlavné funkcie ERP systému 

Moderný ERP systém pokrýva väčšinu procesov menších a stredných firiem. 

Ak napríklad e-shop prijme objednávku, ERP automaticky aktualizuje stav zásob, pripraví podklady pre fakturáciu a poskytne manažmentu aktuálne informácie o očakávaných tržbách. 

Moderné ERP systémy už nie sú uzavreté riešenia 

ERP riešenia využívajú otvorené API rozhrania, ktoré umožňujú prepojenie s ďalšími nástrojmi používanými vo firme. 

Najčastejšie integrácie zahŕňajú:

• e-shopy,
• CRM systémy,
• WMS riešenia,
• logistické platformy,
• bankové systémy,
• dochádzkové systémy,
• BI nástroje,
• externé aplikácie a zákaznícke portály. 

Vďaka tomu nevznikajú ďalšie dátové ostrovy a firma môže efektívne prepájať procesy naprieč oddeleniami. 

AI mení fungovanie firiem 

Umelá inteligencia nemení len jednotlivé pracovné úlohy. Mení spôsob, akým firmy: 

• pracujú s informáciami, 
• prijímajú rozhodnutia 
• a automatizujú procesy. 

 Najväčší prínos má tam, kde zamestnancom šetrí čas pri opakovaných činnostiach a pomáha rýchlejšie spracovať veľké množstvo dát. 

Kde firmy využívajú AI najčastejšie 

V malých a stredných firmách sa AI najčastejšie uplatňuje v oblastiach, kde dokáže nahradiť manuálnu administratívu alebo urýchliť prácu so znalosťami. 

V marketingu AI pomáha s: 

• tvorbou textov a kampaní,
• prípravou newsletterov,
• analýzou výsledkov kampaní,
• personalizáciou komunikácie. 

Na zákazníckej podpore dokážu chatboti a asistenti: 

• odpovedať na bežné otázky,
• smerovať požiadavky na správne oddelenie,
• fungovať nepretržite mimo pracovných hodín. 

Pri analýze dát a reportingu pomáha AI s: 

• identifikáciou trendov,
• odhaľovaním odchýlok,
• tvorbou súhrnov reportov,
• prípravou podkladov pre manažment. 

Prečítajte si: Ako na AI v e-commerce: 85 % e-shopov ju využíva na tvorbu textov 

ERP systém ako zdroj kvalitných dát pre AI 

Kvalita výstupov umelej inteligencie závisí od kvality vstupných dát. Ak firma pracuje s neaktuálnymi, neúplnými alebo roztrúsenými informáciami, AI nebude schopná poskytovať spoľahlivé odporúčania. Práve preto zostáva ERP systém dôležitým základom pre efektívne využívanie AI vo firme. 

Typické problémy vznikajú, keď sú firemné údaje: 

• uložené vo viacerých systémoch,
• vedené v rôznych excelových súboroch,
• neaktuálne,
• duplicitné,
• nejednotné naprieč oddeleniami. 

ERP systém zhromažďuje informácie z rôznych oblastí podnikania do jedného prostredia. Na jednom mieste tak firma eviduje: 

• objednávky,
• zákazníkov,
• skladové zásoby,
• faktúry,
• náklady,
• zákazky,
• finančné výsledky. 

Všetky oddelenia pracujú s rovnakými dátami, čo výrazne znižuje riziko chýb a nejasností.  

Mnohé firmy sa snažia automatizovať procesy skôr, ako majú vyriešené dátové základy. Oveľa efektívnejší prístup je najskôr nastaviť jednotné procesy a dátový základ v ERP systéme a až následne nad nimi budovať ďalšie automatizácie alebo AI riešenia. 

Prečo nestačí vibecoding a izolované AI nástroje 

AI nástroje dokážu zrýchliť spracovanie úloh. Riadenie firmy však nie je súbor samostatných úloh, ale prepojených procesov. Práve preto väčšina firiem skôr či neskôr narazí na limity rôznych skriptov, izolovaných automatizácií a aplikácií. 

Vďaka AI dnes dokáže vytvoriť jednoduchú aplikáciu alebo automatizáciu prakticky každý. To však neznamená, že je vhodná na riadenie financií, skladu alebo zákaziek. 

Najčastejšie problémy prichádzajú až neskôr: 

• rastúce náklady na API a prevádzku,
• komplikovaná údržba,
• závislosť od jedného človeka,
• problémy pri škálovaní firmy,
• nejasná zodpovednosť za chyby. 

To, čo funguje pre desať objednávok denne, nemusí fungovať pre sto alebo tisíc. 

Využívanie vibecodingu a umelej inteligencie vo firmách so sebou prináša aj riziká:  

• AI sa môže mýliť: Generatívna AI dokáže vytvárať presvedčivé odpovede aj v situáciách, keď nemá správne informácie.
• Firemné dáta potrebujú pravidlá: Nie každý zamestnanec by mal mať prístup ku všetkým údajom. Pri rôznych AI nástrojoch a vlastných riešeniach býva správa prístupov často podceňovaná, čo môže predstavovať bezpečnostné aj legislatívne riziko. ERP systémy umožňujú nastavovať používateľské role, oprávnenia či schvaľovacie procesy.  

GDPR a legislatívne povinnosti sú stále platné:  Mnohé firmy dnes experimentujú s AI bez toho, aby riešili, kam sa odosielajú firemné dáta a kto s nimi ďalej pracuje. 

O využití ERP systémov a umelej inteligencie nielen v e-commerce firmách hovorila v podcaste Biznislab key account manažérka Money ERP Slavomíra Vígová.   

Kombinácia AI a ERP systému ako konkurenčná výhoda 

Výhodu dnes získavajú firmy, ktoré dokážu spojiť kvalitné dáta z ERP systému s možnosťami automatizácie a analýzy, ktoré ponúka práve umelá inteligencia. 

ERP zabezpečuje, že obchod, sklad aj účtovníctvo pracujú s rovnakými údajmi. AI následne pomáha spracovať veľké množstvo informácií a zrýchľuje rozhodovanie manažérov. 

V praxi to firmám prináša: 

• rýchlejšie vyhodnocovanie výsledkov,
• jednoduchšiu identifikáciu problémov,
• presnejšie plánovanie ďalších krokov,
• menej času stráveného administratívou,
• viac priestoru na činnosti s vyššou pridanou hodnotou. 

Ako automatizácia s ERP systémom priniesla pokoj do fungovania MP Kovania? 

Jednou z najväčších príležitostí je automatizácia opakujúcich sa úloh, ako je spracovanie dokumentov, schvaľovacie procesy, tvorba reportov či interné workflow. Mnoho firiem ale nevie, že k tomu nepotrebuje umelú inteligenciu a že tieto možnosti ponúka aj ERP systém, napríklad Money ERP.  

Vyskúšať ERP systém zdarma

Pohľad experta: AI nenahradí procesy, ktoré vo firme neexistujú 

Mnohé firmy dnes hľadajú spôsoby, ako využiť umelú inteligenciu na zvýšenie produktivity. Podľa Tomáša Komárka, riaditeľa Money ERP, by však mala byť AI až ďalším krokom po tom, čo má firma zvládnuté základné procesy a dáta. 

„Najväčšou chybou je predstava, že AI vyrieši neporiadok vo firemných dátach alebo procesoch. V praxi vidíme presný opak. Firmy, ktoré majú dobre nastavené procesy a kvalitné dáta v ERP systéme, dokážu z umelej inteligencie vyťažiť výrazne viac ako firmy, ktoré sa snažia nahradiť systémové riadenie izolovanými AI nástrojmi.“ 

Tomáš Komárek

riaditeľ Money ERP

Podľa jeho skúseností sa firmy často sústreďujú na technológiu, ale podceňujú prípravu dát a procesov. Výsledkom býva, že AI síce generuje odpovede a odporúčania, no tie nevychádzajú zo spoľahlivých informácií. 

Najväčší potenciál AI preto nevidí v nahradení ERP systémov, ale v ich doplnení. 

ERP systém zabezpečuje evidenciu a správu firemných dát. AI následne pomáha tieto dáta rýchlejšie analyzovať, interpretovať a využívať pri rozhodovaní. 

„Skôr než firma začne riešiť AI, mala by si odpovedať na niekoľko otázok: Máme kvalitné dáta? Sú naše procesy jasne nastavené? Pracujú všetci s rovnakými informáciami? Vieme, kto za dáta zodpovedá? A máme pod kontrolou prístup k citlivým údajom? Ak nie, väčší prínos než ďalší AI nástroj prinesie upratanie procesov a dátového základu, s čím môže pomôcť aj ERP systém.“ 

Prečo najskôr investovať do ERP systému  

Umelá inteligencia dnes firmám pomáha šetriť čas a efektívnejšie pracovať s informáciami. Sama o sebe však nenahrádza systém, ktorý riadi každodenné fungovanie firmy. 

ERP systém zostáva základom, na ktorom môže firma stavať ďalšiu digitalizáciu, automatizáciu aj využívanie AI. 

Čo získate s dobre nastaveným ERP systémom 

• Jednotný zdroj dát pre celú firmu
• Menej manuálnej administratívy a prepisovania údajov
• Lepší prehľad o financiách, sklade a zákazkách
• Rýchlejšie a presnejšie rozhodovanie
• Nižšiu chybovosť procesov
• Jednoduchšie prepojenie s ďalšími firemnými nástrojmi
• Pevný základ pre automatizáciu a využívanie AI 

Chcete zistiť, kde má vaša firma priestor na zefektívnenie procesov? ERP systém nemusí byť len nástroj na evidenciu dokladov alebo skladových zásob. Správne nastavené riešenie pomáha prepájať procesy naprieč firmou, znižovať administratívu a vytvárať kvalitný základ pre ďalšiu automatizáciu.