Zálohové faktúry predstavujú bežný nástroj v obchodnej praxi, vďaka ktorému si dodávateľ zabezpečí úhradu ešte pred samotným dodaním tovaru alebo služby. Hoci nejde o účtovný ani daňový doklad, správne spracovanie a následné účtovanie zálohovej faktúry má zásadný význam pre prehľadné vedenie financií. V tomto článku vám ukážeme, čo je to zálohová faktúra, ako by mal vyzerať jej vzor a ako postupovať pri účtovaní zálohových faktúr – prehľadne, bez zbytočných komplikácií.
Čo je zálohová faktúra
Zálohová faktúra je doklad, ktorý slúži na vyžiadanie platby vopred – teda ešte pred samotným dodaním tovaru alebo poskytnutím služby. V praxi sa s ňou často stretnete pri dlhodobejších zákazkách, výrobe na mieru alebo pri spolupráci s novým zákazníkom, pri ktorom chcete mať istotu, že svoje záväzky uhradí.
Na rozdiel od bežnej faktúry zálohová faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom. Z právneho hľadiska ide skôr o výzvu na platbu. V niektorých systémoch býva označovaná aj ako zálohový list alebo proforma faktúra, hoci medzi nimi existujú drobné rozdiely.
Hlavným účelom zálohovej faktúry je:
- zabezpečiť si platbu vopred,
- minimalizovať riziko neuhradených pohľadávok,
- zjednodušiť cashflow firmy.
Zálohová faktúra tak chráni dodávateľa a zároveň nastavuje jasné pravidlá pre obchodný vzťah.
Čo musí obsahovať zálohová faktúra
Aj keď neexistuje zákonná povinnosť vystavovať zálohové faktúry ani ich presne stanovený formát, v praxi je vhodné, aby mali určité štandardizované náležitosti. Tým sa predíde nedorozumeniam a zabezpečí sa prehľadnosť pre obe strany.
Zálohová faktúra by mala obsahovať:
- označenie „zálohová faktúra“, aby bolo zrejmé, že ide o zálohovú faktúru,
- číslo zálohovej faktúry,
- obchodné údaje dodávateľa,
- obchodné údaje odberateľa,
- bankový účet dodávateľa,
- fakturované položky,
- dátum vystavenia a dátum splatnosti zálohovej faktúry,
- výška zálohy.
Vzor zálohovej faktúry
Vďaka fakturácii v systéme Money ERP možno zálohové faktúry jednoducho vytvárať z pripravenej šablóny a systém automaticky doplní všetky potrebné údaje.
Ako zaúčtovať zálohovú faktúru
Zálohová faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom, preto sa sama osebe nezaúčtuje – iba sa eviduje. Účtovanie začína až v okamihu, keď je záloha skutočne uhradená.
Typický priebeh účtovania zálohovej faktúry v podvojnom účtovníctve:
- vystavenie zálohovej faktúry (neúčtuje sa),
- prijatie zálohy – dodávateľ; úhrada zálohy – odberateľ,
- vystavenie faktúry k prijatej platbe a jej zaúčtovanie – dodávateľ; prijatie vystavenej faktúry k prijatej platbe a jej zaúčtovanie – odberateľ,
- vystavenie ostrej faktúry a jej zaúčtovanie – dodávateľ; prijatie ostrej faktúry a jej zaúčtovanie – odberateľ.
Na strane dodávateľa aj odberateľa sa vedie zodpovedajúca účtovná evidencia podľa typu transakcie. Pre správne zaúčtovanie záleží aj na tom, či ide o tuzemský alebo zahraničný obchod, prípadne či je firma platcom DPH.
TIP: Poznáte 6 základných účtovných procesov vhodných na automatizáciu?
Vyúčtovanie zálohovej faktúry v systéme Money ERP
V informačnom systéme Money ERP sú zálohové faktúry vedené ako špecifický typ dokladu, ktorý nemá vplyv na daň z príjmu ani DPH. V podstate slúži ako výzva na platbu. Hneď ako dôjde k úhrade, používateľ si môže vybrať z viacerých spôsobov, ako ďalej postupovať.
V informačnom systéme Money ERP možno pri vyúčtovaní zálohovej faktúry postupovať niekoľkými spôsobmi:
- Zdanenie interným dokladom (vystavenie daňového dokladu k prijatej platbe)
- Zdanenie bankovým výpisom alebo pokladničným dokladom
- Zdanenie vyúčtovacou faktúrou
Viac sa dozviete v online nápovede Money ERP.
DPH a zálohové faktúry: Ako správne postupovať
Pri práci so zálohovými faktúrami je potrebné venovať osobitnú pozornosť DPH. Hoci samotná zálohová faktúra nemá daňový dopad, povinnosť priznať DPH vzniká až po prijatí úhrady.
Všeobecné pravidlá:
- Po prijatí platby je potrebné do 15 dní vystaviť daňový doklad k prijatej platbe, ak ste platiteľom DPH.
- Tento doklad vstupuje do priznania k DPH a do kontrolného výkazu.
- Záloha sa následne odpočíta na vyúčtovacej faktúre v nulovej sadzbe DPH.
Zálohové faktúry prehľadne a bez chýb
Zálohové faktúry patria medzi bežné nástroje obchodnej praxe, ktoré vám pomôžu lepšie riadiť cashflow a minimalizovať riziko nezaplatených pohľadávok. Či už fakturujete jednorazovo alebo pravidelne, dôležité je správne rozlíšiť, kedy faktúru evidovať a kedy účtovať, ako nadväzovať doklady a ako spracovať DPH.
Vďaka moderným účtovným nástrojom ako modul Účtovníctvo v systéme Money ERP zvládnete celý proces – od vystavenia zálohovej faktúry až po vyúčtovanie – rýchlo, prehľadne a bez zbytočných chýb.
Hľadáte ERP systém, ktorý zvládne všetky vaše účtovné potreby vrátane účtovania zálohových faktúr? Zvážte Money ERP, ktorý si môžete vyskúšať na 25 dní zadarmo.
