Jednou zo základných zásad pri vedení účtovníctva je tzv. zásada akruálneho princípu. Tá v súlade so slovenskou legislatívou (konkrétne ustanovením § 3 ods. 1 zákona o účtovníctve) požaduje vykazovanie všetkých hospodárskych operácii v období, ktorého sa vecne a časovo týkajú. Inými slovami je potrebné náklady vykazovať v období, kedy došlo k spotrebe, výdavky v rovnakom období ako úbytok peňazí/financií a podobne.
V záujme správneho vyčíslenia hospodárskeho výsledku sa preto vykonáva tzv. časové rozlíšenie výnosov a nákladov. To od danej účtovnej jednotky vyžaduje určiť presnú výšku záväzku či pohľadávky, jej časové vymedzenie a rovnako aj jej účel.
Postupy účtovania stanovujú prípady, v ktorých časové rozlíšenie použiť nie je možné, ale tiež v ktorých je jeho použitie nepovinné. Do prvej skupiny spadajú rôzne pokuty, manka a náhrady škôd, zatiaľ čo druhú tvoria drobné, pravidelne sa opakujúce položky s malým významom. Ak ste „mikro“ účtovná jednotka, nemusíte tak časovo rozlišovať nevýznamné pravidelne sa opakujúce prípady, ktoré súvisia s nasledujúcim účtovným obdobím. Malé a veľké účtovné jednotky si môžu takýto postup dovoliť iba pri účtovných prípadoch týkajúcich sa prvého a posledného mesiaca účtovného obdobia (napríklad poplatky za telefón na prelome decembra / januára).
Účty pre časové rozlíšenie
V účtovnej osnove je pre účely rozlíšenia vyhradená účtovná skupina 38 – Prechodné účty aktív a pasív. V nej nájdeme nasledujúce účty:
- Náklady budúcich období (381) zahŕňa prípady, kedy výdaje náležia do bežného obdobia, ale náklady spadajú do obdobia nasledujúceho. Typicky sa jedná napríklad o predplatné či nájom platený dopredu.
- Komplexné náklady budúcich období (382) sú v jadre zhodné s predchádzajúcim účtom, oproti nemu sa ale náklady vzťahujú k jednému účelu a vykazujú v nasledujúcom období súhrnne. Dobrým príkladom takého účtu sú náklady na dlhodobou propagáciu či výskum a vývoj.
- Výdaje budúcich období (383) sa používa na účtovanie nákladov súvisiacich s bežným obdobím, u ktorých ale do účtovnej závierky nedošlo k výdaju. Pri tomto účte musí byť známa presná suma, v praxi sa s ním preto stretneme pri spätne hradených nájmoch či u spätného leasingu.
- Výnosy budúcich období (384) je určený pre príjmy obdržané v bežnom účtovnom období, ktorý výnosovo patrí do obdobia nasledujúceho. Aj tu môžeme ako príklad použiť nájom platený dopredu, ale v tomto prípade z pozície prenajímateľa.
- Príjmy budúcich období (385) sa používajú vtedy, keď do konca účtovného obdobia nebola inkasovaná čiastka, ktorá je výnosom z daného obdobia. Tu môžeme ako príklad použiť provízie z výnosov či doposiaľ nevyfakturovanú prácu.
Všetky vyššie uvedené účty používame iba vtedy, keď pri danej operácii poznáme presnú sumu, účel aj obdobie.
Ako vám pomôže Money ERP?
Vzhľadom k vyššie uvedenému je zrejmé, že časové rozlíšenie zahŕňa nemalé množstvo účtovnej administratívy, ktorá sa môže najmä pri veľkom objeme účtovných operácii stať neprehľadnou. Ale užívatelia Money ERP môžu siahnuť po module Časové rozlíšenie. S ním máte možnosť k položkám dokladov pridať záložku časového rozlíšenia, v ktorej si zvolíte časový úsek pre rozpočítanie faktúry s presnosťou na dni. Samotnému výpočtu potom môžete nastaviť ročnú, mesačnú či kvartálnu periódu. Po zadaní informácii systém následne vytvorí návrh časového rozlíšenia, automaticky generuje jeho položky a potom návrh zaúčtuje internými dokladmi podľa užívateľského nastavenia.
Mám záujem o modul Časové rozlíšenie
„Predtým som musela časové rozlíšenie zložito a zdĺhavo spracovávať pomocou excelovských tabuliek. Oproti tomu modul Časové rozlíšenie v Money ERP vykonáva všetko potrebné automaticky a v rámci jedného systému, čím mi šetrí veľké množstvo času a práce. Automatizácia má veľkú výhodu i v znížení chybovosti, kedy už nehrozí, že by sa na nejakú faktúru zabudlo." Martina Kratochvílová, účtovníčka Solitea Slovensko, a.s.