Účtovníctvo je zásadné pre každú firmu, ale často sa jedná o časovo náročný a zložitý proces. S rozvojom technológií však prichádza mnoho možností, ako tieto procesy zautomatizovať a zefektívniť. Zníži sa manuálna práca účtovníkov a súčasne sa zvýši presnosť a efektivita účtovníctva. Aké konkrétne procesy je možné v rámci účtovných operácií zautomatizovať, odhalí vo videu skúsená účtovníčka.
Automatizácia a optimalizácia účtovných procesov sú kľúčové pre zníženie chýb, ušetrenie času a efektívnejší firemný workflow. Svoje o tom vie aj Daniela Krúfová, ktorá sa vo svete účtovníctva a informačných technológií pohybuje už 24 rokov. Daniela vystúpila spolu s ostatnými rečníkmi na evente Business CONNECT, kde prezradila, aké účtovné procesy je možné v dnešnej dobe zautomatizovať a čo konkrétne si pochvaľujú účtovníci u nej v spoločnosti DAKRO FINANCE.
Pozrite si jej prednášku:
Ako účtovné procesy možno zautomatizovať?
1. Tvorba faktúr
Automatizácia tvorby faktúr môže značne znížiť čas strávený manuálnym zadávaním údajov a zvyšuje presnosť fakturačných údajov. V dnešnej dobe už je možné automaticky generovať faktúry, a to aj zálohové faktúry, na základe dokončených predajov alebo služieb, vrátane všetkých relevantných informácií, ako sú ceny, dane a zľavy.
2. Upomienky a penalizácia
Automaticky je možné sledovať aj splatnosť jednotlivých faktúr a následne automaticky rozosielať upomienky zákazníkom s nezaplatenými či neskorými platbami. V prípade potreby je možné nastaviť aj automatické penalizácie za neskoré platby, čo pomáha udržiavať cash flow a znižovať množstvo nezaplatených faktúr.
3. Sťahovanie kurzovných lístkov
Pre podniky, ktoré operujú v rôznych menách, môže byť automatizované sťahovanie kurzových lístkov a aplikovanie aktuálnych výmenných kurzov na príslušné transakcie veľkou výhodou. To zaisťuje presnosť pri prepočte mien a zjednodušuje medzinárodný obchod.
4. Načítanie bankových výpisov
Automatizácia načítania bankových výpisov do účtovného softvéru eliminuje potrebu manuálneho prepisovania transakčných dát a umožňuje okamžité zaúčtovanie platieb. To zjednodušuje správu bankových účtov a zlepšuje prehľad o finančnom toku.
5. Načítanie výpisu z platobných kariet aj platobných brán
Podobne ako pri bankových výpisoch, aj automatické načítanie transakcií z platobných kariet a platobných brán zvyšuje efektivitu a znižuje chybovosť. Tento proces umožňuje rýchle a presné spracovanie platieb, čo je obzvlášť užitočné v e-commerce a v oblastiach s vysokým objemom transakcií.
6. Vytváranie dokladov o prijatých platbách
Automatizácia vytvárania dokladov o prijatých platbách uľahčuje účtovníkom správu a archiváciu finančných transakcií. Každá platba môže byť okamžite zaznamenaná a zaúčtovaná, čo zaisťuje aktuálnosť a správnosť finančných záznamov a zjednodušuje prípravu na daňové obdobia.
Ako účtovníkom pomáha ERP systém
V súčasnej dobe sa firmy všetkých veľkostí obracajú na ERP systémy, pretože ponúkajú komplexný prístup k riadeniu podniku, prepájajú rôzne oddelenia a procesy do jednotnej, efektívne spravovanej platformy. Kľúčovou výhodou pre účtovné oddelenie je, že ERP systémy zahŕňajú aj účtovné funkcie, čo značne zlepšuje efektivitu a presnosť správy podnikových financií.
Daniela Krůfová, majiteľka spoločnosti DAKRO FINANCE, hodnotí úlohu ERP systému v rámci účtovného oddelenia nasledovne: „Modul Zákazky v rámci Money ERP využívame na evidenciu práce pre klientov a jednoduchú fakturáciu, čo nám šetrí veľa času. Pridanou hodnotou vidíme v detailoch dokladov v každom zozname, graficky znázornených väzbách medzi dokladmi alebo dostupnosti všetkých dokladov v jednej agende. Potešila nás aj funkcia vlajok a komentárov v každom zozname.“
Prečítajte si celý príbeh.
Ušetrite prácu účtovníkom s Money ERP
Informačný systém Money ERP je príkladom systému, ktorý ponúka automatizáciu účtovných procesov, od načítania bankových výpisov po tvorbu faktúr a správu daňových záznamov. Implementáciou takého systému, alebo konkrétneho modulu pre účtovníctvo, môže vaša firma nielen ušetriť čas a peniaze, ale taktiež zvýšiť spoľahlivosť a transparentnosť finančného hospodárenia.