Fakturácia predstavuje kľúčový proces v každej firme. Správa vydaných aj prijatých faktúr je dôležitá nielen pre finančné riadenie, ale aj pre budovanie vzťahov so zákazníkmi a dodávateľmi. S rastúcou komplexnosťou biznisu však narážame na limity bežných fakturačných programov. Riešením je fakturácia priamo v ERP systéme.
Výhody fakturácie priamo v ERP systéme
Mnoho firiem používa jednoúčelový fakturačný software, ktorý okrem vystavenia faktúr umožňuje aj ich evidenciu. Ako úzko špecializované riešenie ale daný software nič iné nedokáže a pre akúkoľvek agendu nad jeho rámec je treba zaobstarať k tomu určený program.
ERP systémy vybavené fakturačným modulom oproti tomu začleňujú fakturáciu do robustného riešenia pre riadenie celého podniku z jedného miesta. Pri fakturácií tak môžete využívať informácie z najrôznejších častí firmy, od skladov cez účtovníctvo až po CRM alebo výrobu.
V kombinácií s ďalšími funkciami ERP systému tak dosiahnete mimo iné aj nasledujúce benefity:
- automatizácia rutinných činností vďaka previazanosti dát a procesov,
- eliminácia chybovosti plynúca z ručného prepisovania údajov,
- úspora času vďaka automatickému generovaniu a účtovaniu dokladov,
- prehľadné manažérske výstupy na základe dát na jednom mieste,
- možnosť analyzovať ziskovosť zákazníkov, produktov či zákaziek,
- a mnoho ďalších.
Viac o výhodách implementácie ERP systému
Ako na vystavené a prijaté faktúry
Zabudnite na ručné vypisovanie faktúr. V systéme ERP je celý proces veľmi intuitívny a fakturanti môžu pre úsporu práce využiť viaceré možnosti:
- Tvorba z iných dokladov (vydané objednávky, dodacie listy).
- Výber položiek priamo z cenníka tovaru a služieb.
- Automatické doplnenie adresy a platobných údajov z adresára.
- Hromadné vystavenie faktúr a ich odosielanie e-mailom.
Práca s prijatými faktúrami je rovnako jednoduchá. Do ERP systému ich možno pridať buď ručným vytvorením, alebo automatickým importom (skenovaním, načítaním z e-mailu). Systém potom automaticky spáruje faktúru so súvisiacimi dokladmi (objednávka, príjemka) a následne ich odošle zodpovedným osobám na schválenie. Odsúhlasené faktúry sú potom pripravené na úhradu a zaúčtovanie.
Okrem toho môžu systémy ERP automatizovať aj následné procesy. Ak napríklad v Money ERP vytvoríte faktúru za tovar, ktorý ešte nebol prijatý alebo vydaný zo skladu, systém automaticky vygeneruje príjemky a výdajky.
Ako v ERP systéme zaúčtovať faktúry
Vytvorenie zálohovej faktúry alebo bežného daňového dokladu zvládnete v ERP veľmi jednoducho. Faktúry možno vystavovať niekoľkými spôsobmi:
- ručným zadaním s výberom položiek z katalógu tovaru a služieb,
- automatickým generovaním z objednávky alebo dodacieho listu,
- hromadným vystavením pravidelne sa opakujúcich faktúr.
Podnikový systém v závislosti na nastavení automaticky doplní fakturačné údaje z adresára obchodných partnerov či zákazníkov, prípadne aj rovno vypočíta DPH. Hotovú faktúru potom môžete jedným kliknutím odoslať e-mailom alebo vytlačiť. Aj posledné dva spomenuté úkony potom môžete automatizovať - napríklad Money ERP ponúka funkciu automatickej tlače a odosielania faktúr.
Rovnako jednoduchá je aj evidencia prijatých faktúr. Do systému ich zaobstaráte ručne, vygenerujete z objednávky či dodacieho listu alebo importujete priamo od vášho dodávateľa. ERP následne vykoná ich zaúčtovanie, párovanie s príslušnými dokladmi a predá ich k schváleniu zodpovedným osobám.
Príklad z praxe - čo je potreba k vystaveniu zálohovej faktúry v Money ERP
Vystavenie zálohovej faktúry v Money ERP je jednoduché. V agende Vydané faktúry zvolíte typ Zálohové faktúry a vyplníte potrebné údaje ako odberateľ, splatnosť a položky. Systém faktúru zaúčtuje na účet záloh (324) proti účtu pohľadávok (311).
Pri vystavení finálnej faktúry potom v Money ERP vytvoríte Zúčtovaciu faktúru, do ktorej vložíte odpovedajúcu zálohovú faktúru. Dôjde k jej vyrovnaniu a zaúčtovanie záloh (311/324). Všetky účtovné operácie prebehnú automaticky na pozadí.
Fakturácie online
Veľkú výhodu moderných ERP systémov je aj podpora online fakturácie. Faktúry sú tu ukladané online a klienti aj fakturanti ich následne majú k dispozícií prostredníctvom jednoduchého webového klienta. Mimo iné sa tak k faktúram dostanú napríklad aj z mobilných zariadení a môžu tak účtovné údaje kontrolovať prakticky odkiaľkoľvek na svete. V neposlednom rade tak zákazníci dostávajú možnosť prístupu k faktúram cez B2B a B2C portály a ich okamžité úhrady prostredníctvom platobnej brány.
Fakturácie pre platcov a neplatcov DPH
Pri vystavení faktúry je zásadné zohľadniť, či je vystavovateľ a príjemca platcom DPH. ERP systém vám tu pomáha automatickú aplikáciu správneho režimu DPH podľa nastavených obchodných partnerov. Rovnako za vás sleduje všetky náležitosti vyplývajúce zo zákona o DPH:
- použitie správnych sadzieb a výpočtov DPH,
- generovanie daňových dokladov,
- podklady pre kontrolovanie a súhrnné hlásenie,
- výkazy pre Intrastat,
- a pod.
ERP systém a fakturácie do zahraničia
Pre firmy obchodujúce so zahraničím je zásadná podpora medzinárodných transakcií. Špičkové ERP systémy ako Money ERP dokáže zaistiť kompletnú agendu spojenú s fakturáciou do EU aj mimo nej:
- podpora cudzích mien a automatické kurzové prepočty,
- správne uplatnenie DPH v režime MOSS pri predaji koncovým zákazníkom v EÚ,
- využívanie medzinárodných dodacích doložiek Incoterms,
- generovanie faktúr v rôznych jazykových mutáciách,
- a pod.
Obzvlášť vhod prídu tieto vlastnosti prevádzkovateľom e-shopov, ktorý plánujú expanziu na zahraničné trhy a potrebujú tak spoľahlivý spôsob, ako sa vysporiadať s odlišnou daňovou legislatívou. Money ERP vám ponúka možnosť modul Medzinárodnej DPH, s ktorého pomocou na pár kliknutí vystavíte daňové doklady v akomkoľvek štáte eurozóny.
Viac o výhodách ERP systému pri expanzií do zahraničia
Vyskúšajte fakturáciu v Money ERP aj vy
Vystavenie faktúry, ich prijatie a spracovanie predstavuje komplexnú problematiku. ERP systémy ako Money ERP umožňujú zvládnuť celý proces efektívne s minimom ročnej práce. Výsledkom je značná úspora času aj nákladov v zrovnaní s bežnými fakturačnými programami.
Chcete sa dozvedieť viac o možnostiach fakturácie v Money ERP? Môžete si ich vyskúšať zdarma spoločne so všetkými ostatnými funkciami systému v rámci bezplatnej demoverzie.
