Money ERP umožňuje pomocou funkcie Automatických akcií zvládať bežnú dennú rutinu stále dokola opakovaných činností, ktoré vás zbytočne zdržujú a zaťažujú vašu agendu. Na praktických príkladoch si ukážeme, ako si môžete automatické akcie nastaviť a efektívne ich používať.
Viac informácií o všetkých možnostiach automatických akcií nájdete v podrobnom manuáli Money S4 Automatické akcie.
Automatická tlač vystavenej faktúry
Nastavením tejto akcie si zaistíte, že sa pre vybraný okruh používateľov po uložení novej faktúry vystavenej spustí jej automatická tlač na vybranej tlačiarni.
V Navigátore v menu Administrácia vyberte voľbu Automatické akcie.
Tlačidlom Pridať vytvorte novú automatickú akciu.
Otvorí sa okno Automatické akcie, kde v záložke Všeobecné nastavíte tlač faktúr nasledujúcim spôsobom:
- chcieť používať, stačí tlačidlo deaktivovať.
- Pre ľahkú identifikáciu automatickej akcie doplňte výstižný Názov.
- V poli Objekt vyberte zoznam, ktorého sa bude automatická akcia týkať – v našom príklade ide o Faktúry vystavené.
- V poli Akcie zvoľte Tlač záznamu. Týmto krokom sa v dolnej časti karty zobrazí ponuka Vytlačiť zostavu. Tu nastavíte ďalšie voľby.
- Tlačidlom Zobraziť konfiguráciu si otvoríte zoznam Nastavení tlačových zostáv, kde si môžete vyhľadať (a prípadne aj upraviť) zostavu, ktorú budete chcieť tlačiť. V tomto prípade je to Faktúra vystavená.
- Tlačové zostavy obsahujú rôzne varianty(odlišné formuláre, jazyky či vzhľad; navyše si môžete aj sami vytvoriť vlastné návrhy zodpovedajúce vašim potrebám). V poli Návrh zostavy si môžete zvoliť konkrétny variant dokladu, v tomto prípade štandardný formulár faktúry vystavenej.
- V poli Tlačiareň určíte, kde sa bude vystavená faktúra tlačiť. Následne sa na karte Automatickej akcie prepnite do záložky Udalosti, kde určíte situácie, za akých sa má zostava automaticky vytlačiť. V našom príklade zaškrtnite, že tlač má prebehnúť Po pridaní záznamu. Udalostí sa dá vybrať aj niekoľko.
V záložke Zdroj môžete nastaviť, či sa má automatická akcia aplikovať len na faktúry vytvorené priamo v programe, alebo aj na importované.
V záložke Používatelia si zvolíte okruh používateľov, ktorým sa bude akcia spúšťať – napríklad môžete určiť, aby sa tlačili len faktúry, ktoré vystaví pokladník, ale už nie tie, ktoré vytvorí vaša účtovníčka.
Automatické odoslanie vystavenej faktúry na e-mail odberateľa
Táto akcia vám zaistí, aby po uložení faktúry bol automaticky odoslaný e-mail s vami nastaveným textom a dokladom v prílohe na adresu zadanú na adresnej karte odberateľa.
Príklady využitia tejto funkčnosti v spolupráci s modulom CSWAutomatic, ktorý vám umožní správy odosielať na pozadí alebo dávkovo v dobe, kedy je vaša sieť menej vyťažená, nájdete v Dokumentácii na Zákazníckom portáli v dokumente Hromadné odosielanie e-mailov.
Rovnako ako v predchádzajúcom príklade si otvorte kartu Automatické akcie a v poli Objekt zvoľte Faktúry vystavené.
- V poli Akcie vyberte možnosť Iná akcia. Tým sa v dolnej časti karty zobrazí sekcia Voliteľná akcia, kde vyplníte ďalšie nastavenia.
- V poli Modul zvoľte Ekonomické jadro.
- V poli Automat vyhľadajte S5MailAutomat a potom stlačte tlačidlo Konfigurácia.
Otvorí sa karta Nastavenie automatického odosielania pošty, kde zadáte ďalšie podrobnosti, tak aby program odosielal e-maily v podobe, akú požadujete:
- použiť. V našom príklade to bude Faktúra vystavená.
- V poli Návrh tlačovej zostavy vyberiete konkrétny formulár.
- Pole Formát zostavy zvoľte druh výstupu, v akom má byť vystavená faktúra odoslaná. V našom prípade je vhodné PDF. Program požadovaný formát vygeneruje automaticky.
- Pokiaľ k faktúram prikladáte ako Pripojené dokumenty napr. oskenované objednávky, zaškrtnite voľbu Poslať pripojené dokumenty objektu. Do poľa Predvolené-mailové adresy vložte e-mail, na ktorý chcete zaslať kópiu správy (napr. adresu vašej účtovníčky).
- Pokiaľ chcete, aby boli e-maily správne odosielané, musíte do poľa Typ správy vložiť správne nastavený typ správy. Money S4 ponúka typ E-mail, ktorý je však potrebné konfigurovať tak, aby vyhovoval vašim individuálnym podmienkam.
Preto tlačidlom Opraviť otvorte kartu Typ správy, kde skontrolujte nastavenie e-mailov. Dôležitá je hlavne červene orámovaná časť, v ktorej musíte vyplniť jednotlivé polia tak, aby nastavenie zodpovedalo konfigurácii vášho internetového pripojenia. Kartu uložte tlačidlom OK a vložte ju na kartu Automatickej akcie.
- Poslednou voľbou v záložke Nastavenia je na karte Nastavenie automatického odosielania pošty pole Zobraziť náhľad e-mailu pred odoslaním. Pokiaľ ho zaškrtnete, program pred odoslaním faktúry vždy otvorí e-mailovú správu a vy si ju môžete podľa potreby individuálne upraviť.
Následne sa na karte Nastavenie automatického odosielania pošty prepnete do záložky Správa. Tu si nastavte text hlavičky a tela e-mailu. Môžete pritom využiť zástupné znaky, ktoré do každej správy dosadia konkrétny údaj (napr. číslo faktúry, meno firmy, dátum...), vložiť pripojené súbory (leták s akciovou ponukou apod.) či pridať elektronický podpis. Pri tvorbe sa dajú využiť skôr pripravené šablóny.
Nakoniec Nastavenie automatického odosielania pošty uložte na kartu Automatickej akcie a ostatné záložky podľa potreby konfigurujte podobným spôsobom, aký sme popísali v predošlom príklade.
