V předchozím díle našeho cyklu o výběru ERP systému jste se dozvěděli, jak sepsat nákupní smlouvu. Pokud pak smlouvu chápeme jako poslední krok do cíle, samotná implementace je symbolickým protnutím cílové pásky.
Pozor na systémovou integraci
Velká část zákazníků si ERP systém pořizuje s úmyslem napojit jej na řešení třetích stran (účetní, skladové, CRM a jiné platformy). Pokud se to týká i vaší firmy, je nutné se ještě před začátkem implementace přesvědčit, zda vybraný dodavatel plní i roli systémového integrátora. Právě ten má za úkol realizovat propojení mezi informačním systémem a dalšími řešeními, ne každý dodavatel ale tuto službu nabízí.
Pokud prodejce systému nabízí i integraci, máte o starost méně a očekávat se od vás bude v tomto ohledu jen součinnost (viz následující bod). V opačném případě se budete muset o propojení ERP systému s jinými řešeními postarat svépomocí, ať už prostřednictvím vlastních vývojářů nebo využitím služeb externích firem. V obou případech se ale připravte na citelné zvýšení nákladů i časové náročnosti.
Kvalitní podklady jako základ
V předchozím článku jsme hovořili o tom, jak správně sepsat smlouvu o nákupu podnikového systému. Její součástí je i určení odpovědnosti za implementaci, tj. do jaké míry nese dodavatel vinu za případné problémy během nasazování. Ve smlouvě by rovněž měly být i termíny, konkrétně pak datum nasazení systému do ostrého provozu, případně dílčí termíny.
Neméně významným zdrojem informací pro implementaci by pak měla být analýza firemních procesů, jenž zmapuje procesy napříč odděleními a zároveň na jejím základě vznikne implementační harmonogram. Analýzu provádějí konzultanti dodavatele, při tom se ale neobejdou bez informací z jednotlivých oddělení. I zde tak přijde ke slovu výběrový tým, jenž sehrál důležitou roli v předchozích krocích.
Implementace ERP systému není jednostranná
Řada podniků dělá při implementaci ERP systému zásadní chybu – mají za to, že dodavatel za ně odvede všechnu práci a podnik již přijde k hotovému. Tato představa je ovšem od reality velmi vzdálená. Implementace je proces čítající mnoho kroků, a při většině z nich je bezpodmínečně nutná vaše součinnost.
Nejde přitom jen o dohled nad dodržováním harmonogramu – dodavatel musí při implementaci instalovat potřebný software, převést data do nového řešení, upravit tiskové sestavy, vyřešit napojení systémů třetích stran a provést mnoho dalších návazných činností. Ve všech zmíněných oblastech se implementace neobejde bez vašeho zadání a korekcí.
Potřeba prostředníka
Na předchozí bod přímo navazuje i další důležitá součást implementačního procesu – prostředník mezi vámi a dodavatelem. Jeho hlavním posláním je spolupracovat s technickými konzultanty a koordinovat s nimi konfiguraci jednotlivých složek daného ERP systému. Daný kolega musí mít perfektní znalost vnitropodnikových procesů a také dostatečné rozhodovací pravomoci. Z toho důvodu by mělo jít o zkušeného manažera, pro kterého by se měla role prostředníka stát naprostou prioritou.
A co dál?
Máte spuštěný ERP systém a zaškolené uživatele? Ačkoliv se to tak může zdát, tak vaše práce stále ještě nekončí. I během prvních týdnů po spuštění je třeba podnikový systém vyladit a vyřešit případné „dětské nemoci“, takže výše zmíněné rady přijdou vhod i po ukončení implementace. Zde přijde ke slovu poimplementační podpora, kterou jste si s dodavatelem vyjednali v předchozích krocích.
Blahopřejeme, jste v cíli!
Pokud jste v procesu výběru a zavádění informačního systému došli až sem, gratulujeme – vaše firma získala výkonného pomocníka, jenž vám pomůže zrychlit firemní procesy, ušetřit náklady na čas i práci a podstatně zlepšit vaše služby zákazníkům. Můžeme jen doufat, že vám na této dlouhé cestě naše rady pomohly a umožnily vám dosáhnout kýženého cíle, který jste si stanovili na samém začátku.
Nyní už zbývá jen popřát vám i vaší firmě mnoho úspěchů do budoucna a poděkovat za váš zájem o náš cyklus článků zaměřených na výběr ERP systému. Pokud pak vaše volba padne na Money ERP, zveme vás i k pročtění našeho blogu, kde naleznete aktuality, zákaznické reference, návody a mnoho dalších užitečných informací.
