Pozor na systémovou integraci
Velká část zákazníků si ERP systém pořizuje s úmyslem napojit jej na řešení třetích stran (účetní, skladové, CRM a jiné platformy). Pokud se to týká i vaší firmy, je nutné se ještě před začátkem implementace přesvědčit, zda vybraný dodavatel plní i roli systémového integrátora. Právě ten má za úkol realizovat propojení mezi informačním systémem a dalšími řešeními, ne každý dodavatel ale tuto službu nabízí.
Pokud prodejce systému nabízí i integraci, máte o starost méně a očekávat se od vás bude v tomto ohledu jen součinnost (viz následující bod). V opačném případě se budete muset o propojení ERP systému s jinými řešeními postarat svépomocí, ať už prostřednictvím vlastních vývojářů nebo využitím služeb externích firem. V obou případech se ale připravte na citelné zvýšení nákladů i časové náročnosti.
Kvalitní podklady jako základ
V předchozím článku jsme hovořili o tom, jak správně sepsat smlouvu o nákupu podnikového systému. Její součástí je i určení odpovědnosti za implementaci, tj. do jaké míry nese dodavatel vinu za případné problémy během nasazování. Ve smlouvě by rovněž měly být i termíny, konkrétně pak datum nasazení systému do ostrého provozu, případně dílčí termíny.
Neméně významným zdrojem informací pro implementaci by pak měla být analýza firemních procesů, jenž zmapuje procesy napříč odděleními a zároveň na jejím základě vznikne implementační harmonogram. Analýzu provádějí konzultanti dodavatele, při tom se ale neobejdou bez informací z jednotlivých oddělení. I zde tak přijde ke slovu výběrový tým, jenž sehrál důležitou roli v předchozích krocích.
Implementace ERP systému není jednostranná
Řada podniků dělá při implementaci ERP systému zásadní chybu – mají za to, že dodavatel za ně odvede všechnu práci a podnik již přijde k hotovému. Tato představa je ovšem od reality velmi vzdálená. Implementace je proces čítající mnoho kroků, a při většině z nich je bezpodmínečně nutná vaše součinnost.
Nejde přitom jen o dohled nad dodržováním harmonogramu – dodavatel musí při implementaci instalovat potřebný software, převést data do nového řešení, upravit tiskové sestavy, vyřešit napojení systémů třetích stran a provést mnoho dalších návazných činností. Ve všech zmíněných oblastech se implementace neobejde bez vašeho zadání a korekcí.
Potřeba prostředníka
Na předchozí bod přímo navazuje i další důležitá součást implementačního procesu – prostředník mezi vámi a dodavatelem. Jeho hlavním posláním je spolupracovat s technickými konzultanty a koordinovat s nimi konfiguraci jednotlivých složek daného ERP systému. Daný kolega musí mít perfektní znalost vnitropodnikových procesů a také dostatečné rozhodovací pravomoci. Z toho důvodu by mělo jít o zkušeného manažera, pro kterého by se měla role prostředníka stát naprostou prioritou.
A co dál?
Máte spuštěný ERP systém a zaškolené uživatele? Ačkoliv se to tak může zdát, tak vaše práce stále ještě nekončí. I během prvních týdnů po spuštění je třeba podnikový systém vyladit a vyřešit případné „dětské nemoci“, takže výše zmíněné rady přijdou vhod i po ukončení implementace. Zde přijde ke slovu poimplementační podpora, kterou jste si s dodavatelem vyjednali v předchozích krocích.
Blahopřejeme, jste v cíli!
Pokud jste v procesu výběru a zavádění informačního systému došli až sem, gratulujeme – vaše firma získala výkonného pomocníka, jenž vám pomůže zrychlit firemní procesy, ušetřit náklady na čas i práci a podstatně zlepšit vaše služby zákazníkům. Můžeme jen doufat, že vám na této dlouhé cestě naše rady pomohly a umožnily vám dosáhnout kýženého cíle, který jste si stanovili na samém začátku.
Nyní už zbývá jen popřát vám i vaší firmě mnoho úspěchů do budoucna a poděkovat za váš zájem o náš cyklus článků zaměřených na výběr ERP systému. Pokud pak vaše volba padne na Money ERP, zveme vás i k pročtění našeho blogu, kde naleznete aktuality, zákaznické reference, návody a mnoho dalších užitečných informací.
