V minulém díle jsme úspěšně proběhli pomyslnou cílovou rovinkou celého procesu výběru podnikového informačního systému a vybrali jsme vítěze. Nyní už zbývá jen protnout cílovou pásku a vybraný ERP systém nakoupit.
Bez smlouvy ani ránu
V minulých dílech jsme opakovaně zdůrazňovali, že nákup ERP systému je velmi významným krokem v životě firmy a měli byste mu přiřadit odpovídající prioritu. To samozřejmě platí i o samotném nákupu, jenž by měl být založen na pečlivě sepsané smlouvě. Ta představuje nejen důležitou fázi vzájemného vztahu s dodavatelem podnikového systému, ale také se v ní zhmotní řada podmínek a vlastností systému dojednaných v předchozích krocích.
Nezapomeňte, že smlouvu sepisujete především pro případ, že něco nevyjde dle vašich představ a bude nutné mít po ruce oboustranně schválený seznam podmínek. Z toho důvodu je nutné dát si na smlouvě náležitě záležet nejen na určení odpovědnosti za případné překážky, ale také na vytyčení procesu pro jejich řešení.
Rovněž se vyplatí zamyslet se i nad tím, jak lze nedorozuměním předejít, a tyto pojistky do smlouvy zapracovat také. V neposlední řadě mějte na paměti, že smlouva musí poskytovat jistotu i z hlediska práva. Vždy proto při její přípravě spolupracujte s právníkem.
Co se konkrétních bodů smlouvy týče, určitě byste neměli zapomenout na následující:
Určení odpovědnosti za implementaci ERP systému
V první řadě je nutné určit, do jaké míry nese dodavatel za systém odpovědnost. Ne všechny problémy totiž mohou nastat vinou vývojářů a může jít o chybu na vaší straně. Ve smlouvě by proto měla být zahrnuta jasná definice chyb, za které odpovídá dodavatel, a které již půjdou na vrub vám.
Vyjednané podmínky
Dohodli jste si s dodavatelem slevu, pořídili jste si zvláštní technickou podporu nebo je některý z modulů systému přizpůsobený vašim požadavkům? To vše musí být ve smlouvě jasně uvedeno. Nejen že tak získáte přehled všeho, na čem jste se s dodavatelem domluvili, ale také můžete včas řešit případná nedorozumění.
Cena celého ERP systému
U tohoto bodu důrazně doporučujeme zapsat jak celkovou pořizovací cenu, tak i jednotlivé poplatky, na kterých jste se s dodavatelem dohodli.
Termíny
Ve smlouvě jasně určete, do jakého termínu má být hotový podnikový systém předán k užívání. Pokud jste se pak s dodavatelem shodli na jakýchkoli dílčích termínech (školení uživatelů, fáze implementace, testovací provoz aj.), zaneste je do smlouvy také.
Jste v cíli!
S podepsanou smlouvou v ruce pro vás celý dlouhý proces výběru podnikového systému skončil. Nyní vás čeká jeho implementace probíhající dle sjednaných podmínek, a po ní už nic nestojí v cestě ostrému provozu systému. Zde už nezbývá než vám popřát, ať vám vybrané ERP řešení slouží co možná nejlépe a pomůže vašemu podniku dále se rozvíjet.
Zároveň vám děkujeme za zájem o naši sérii článků a věříme, že pro vás byly náležitě poučné. V případě jakýchkoli dotazů nás neváhejte kontaktovat na e-mail nebo telefon uvedený pod článkem.
