Skrýt formulář
MENU Zavřít
Cíl na dohled, aneb volba ERP systémů do finálního výběru Cíl na dohled, aneb volba ERP systémů do finálního výběru

Cíl na dohled, aneb volba ERP systémů do finálního výběru

  • 30. 8. 2022

4 minuty čtení

Blížíme se do finiše našeho seriálu o výběru toho správného podnikového informačního systému. V minulém díle jsme si ukázali, na co se ptát dodavatelů vytipovaných kandidátů. Nyní už zbývá jen na základě veškerých informací nasbíraných v minulých krocích určit vítězný ERP systém.

Zúžený výběr ERP systémů

Se základními informacemi o dodavatelích a jimi nabízených řešeních už s největší pravděpodobností máte solidní představu, jaký ERP systém je pro váš podnik nejvhodnější. Nastává proto čas vybrat několik nejnadějnějších kandidátů, ze kterých nakonec vzejde vítězné řešení. To, kolik dodavatelů do finálního kola zahrnete, závisí čistě na vás, obecně se ale doporučují maximálně 2 – 3 dodavatelé.

Ideální jsou pak pouze dva finalisté, a to z jednoduchého důvodu – až bude váš výběrový tým rozhodovat, tak máte jistotu, že vítězné řešení bude mít podporu většiny. Naopak při třech a více finalistech by již hrozilo, že hlasy se rozmělní mezi jednotlivé ERP systémy a vítěz bude mít ve skutečnosti podporu jen poměrně malé části výběrového týmu. 

Demoverze a procesní analýza

U ERP systémů obzvláště platí, že kupovat zajíce v pytli je velký risk. Někteří dodavatelé proto nabízejí demoverze či zkušební klienty svých řešení, s jejichž pomocí si systém v klidu vyzkoušíte a zjistíte, jestli se hodí vaším potřebám.

Pokud pak tuto možnost dodavatel neposkytuje, vyžádejte si od něj alespoň procesní analýzu. V ní by vám měl prodejce detailně vysvětlit, jak jeho podnikový systém vaší firmě pomůže a zda bude plnit přesně to, kvůli čemu jej pořizujete. 

Porovnání celkových nákladů na ERP systém

Rozpočet na pořízení ERP systému jsme si stanovili již v jednom z předchozích kroků. Nyní je na čase podrobně rozepsat, kolik přesně by vás pořízení jednotlivých systémů ve výběru stálo. Zde si položte zejména následující otázky: 

  1. Platíte za každého uživatele systému, nebo jen za uživatele pracující s programem souběžně?
  2. Vztahuje se cena na celý ERP systém, nebo jen na základní moduly?
  3. Jsou v ceně zahrnuty i aktualizace?

Následně si u každého kandidáta spočítejte celkovou cenu, která kromě samotného podnikového systému zahrnuje i náklady na implementaci, školení uživatelů, vedení projektu, náklady na HW či případné úpravy na míru. Sem připočítejte i případnou cenu služeb externího konzultanta či náklady na najmutí dalšího zaměstnance IT oddělení.

Celkové náklady pak nepočítejte pouze krátkodobě, nýbrž alespoň na pět let dopředu. ERP systém by s vámi měl zůstat v ideálním případě až 10 let a během této doby budete muset vynakládat peníze na jeho údržbu a případný další rozvoj. Nicméně pozor – cena samotná by neměla být rozhodujícím faktorem! Daleko důležitější je to, jak dané řešení vaší firmě pomůže, a jak uživatelsky přívětivé bude. Mnohdy je proto lepší připlatit si a ušetřit si náklady v budoucnu.

Zjistěte si reference z oboru

Reference dodavatelů jsme zmiňovali již v minulém díle seriálu. Nyní je čas je konečně využít a zjistit, jak si jednotlivá řešení z finálového výběru vedla v praxi. Kontaktujte co nejvíce uživatelů daného ERP systému a položte jim zejména následující otázky: 

  1. Jak je daný podnik s programem spokojený a jak se systém přizpůsobil jejich podnikání?
  2. Jak se se systémem pracuje uživatelům?
  3. Jaké jsou podle daného klienta největší výhody a nevýhody daného ERP systému?
  4. Jak ochotný je dodavatel při řešení problémů, a jak se s dodavatelem obecně komunikuje?

Vedle toho můžete hledat i recenze na k tomu určených internetových portálech, nicméně zde se mějte na pozoru před přehnaně pozitivními hodnoceními. Řada firem totiž používá falešné účty či zaplacené recenze. Naopak negativním recenzím věnujte pozornost a proberte je s dodavatelem. Díky tomu získáte náhled obou stran a budete moci danou nevýhodu lépe zhodnotit. 

Zapojte byznysový instinkt

Špatným rádcem není ani obchodní instinkt váš či členů výběrového týmu. I zdánlivě nepodstatný detail může poukazovat na hlubší problém a dané řešení odsoudit ve finálním výběru k neúspěchu. Dejte si proto záležet, abyste vyslechli názory celého výběrového týmu a zaznamenali i byť ty sebemenší pochyby. Tato důkladnost vás totiž může potenciálně zachránit před nepříjemnými problémy během implementace.

Shrnutí na závěr

Výběr finalistů je předposledním krokem celého dlouhého procesu výběru podnikového informačního systému. Pokud bychom pak tuto fázi měli shrnout do několika bodů, byly by to následující:

  • ze všech vytipovaných ERP systémů vyberte 2 – 3 finalisty,
  • zjistěte, jak se dodavatelé přizpůsobí vašim případným požadavkům,
  • spočítejte si celkové náklady na několik let dopředu,
  • využijte shromážděné reference a poptejte se na názor uživatelů vybraných ERP řešení,
  • nezapomeňte zapojit selský rozum a obchodní instinkt.

Po absolvování všech těchto kroků pak už zbývá jen poslední krok – zvážení všech shromážděných informací a výběr vítěze. Tuto volbu již necháme jen na vašem uvážení. V posledním díle našeho seriálu vám ale ještě poradíme, na co si dát pozor při samotném nákupu ERP systému.

Podobné články

Účetní samouci občas dokážou vymyslet neuvěřitelné věci

  • Yvetta Cíglerová
  • 20. 9. 2022

„Úspěch Money ERP byl dán i tím, že k němu přešlo hodně zákazníků Money S3, který jim byl už trochu těsný,“ říká v netradičním rozhovoru Martin Cígler

  • Yvetta Cíglerová
  • 22. 8. 2022

Změna způsobu vykazování Intrastatu

  • GT-ÚČETNICTVÍ, s.r.o.,
  • 10. 8. 2022
Zákaznická podpora
549 522 502
Zákaznický portál
podpora.moneyerp.cz
Obchodní oddělení
800 776 776
Napište nám
moneyerp@solitea.cz