V minulej časti sme úspešne prebehli pomyselnou cieľovou rovinkou celého procesu výberu podnikového informačného systému a vybrali sme víťaza. Teraz už zostáva len pretnúť cieľovú pásku a vybraný ERP systém zakúpiť.
Bez zmluvy ani ranu
V predchádzajúcich častiach sme opakovane zdôrazňovali, že nákup ERP systému je veľmi významným krokom v živote firmy a mali by ste mu venovať náležitú pozornosť. To samozrejme platí aj o samotnom nákupe, ktorý by mal byť založený na starostlivo spísanej zmluve. Tá predstavuje nielen dôležitú fázu vzájomného vzťahu s dodávateľom podnikového systému, ale zhmotňuje aj množstvo podmienok a vlastnosti systému dohodnuté v predchádzajúcich krokoch.
Nezabudnite, že zmluvu spisujete predovšetkým pre prípad, že niečo nevyjde podľa vašich predstáv a bude nutné mať po ruke obojstranne schválený zoznam podmienok. Z toho dôvodu je nutné dať si na zmluve náležite záležať nielen na určení zodpovednosti za prípadné prekážky, ale tiež na vytýčení procesu na ich riešenie.
Rovnako sa oplatí zamyslieť sa aj nad tým, ako možno predísť nedorozumeniam, a tieto poistky do zmluvy zapracovať tiež. V neposlednom rade majte na pamäti, že zmluva musí poskytovať istotu aj z hľadiska práva. Vždy preto pri jej príprave spolupracujte s právnikom.
Čo sa konkrétnych bodov zmluvy týka, určite by ste nemali zabudnúť na nasledujúce:
Určenie zodpovednosti za implementáciu ERP systému
V prvom rade je nutné určiť, do akej miery nesie dodávateľ za systém zodpovednosť. Nie všetky problémy totiž môžu nastať vinou vývojárov a môže ísť o chybu na vašej strane. V zmluve by preto mala byť zahrnutá jasná definícia chýb, za ktoré zodpovedá dodávateľ, a ktoré už pôjdu na vrub vám.
Vyjednané podmienky
Dohodli ste si s dodávateľom zľavu, získali ste si špeciálnu technickú podporu alebo je niektorý z modulov systému prispôsobený vašim požiadavkám? To všetko musí byť v zmluve jasne uvedené. Nielen že tak získate prehľad všetkého, na čom ste sa s dodávateľom dohodli, ale tiež môžete včas riešiť prípadné nedorozumenia.
Cena celého ERP systému
Pri tomto bode dôrazne odporúčame zapísať ako celkovú kúpnu cenu, tak aj jednotlivé poplatky, na ktorých ste sa s dodávateľom dohodli.
Termíny
V zmluve jasne určite, do akého termínu má byť hotový podnikový systém odovzdaný na používanie. Ak ste sa s dodávateľom dohodli na akýchkoľvek čiastkových termínoch (školenie používateľov, fáza implementácie, testovacia prevádzka a iné), uveďte ich do zmluvy tiež.
Ste v cieli!
S podpísanou zmluvou v ruke pre vás celý dlhý proces výberu podnikového systému skončil. Teraz vás čaká jeho implementácia prebiehajúca podľa dohodnutých podmienok, a po nej už nič nestojí v ceste ostrej prevádzke systému. Tu už nezostáva iné ako vám popriať, nech vám vybrané ERP riešenie slúži čo možno najlepšie a pomôže vášmu podniku ďalej rásť.
Zároveň vám ďakujeme za záujem o našu sériu článkov a veríme, že pre vás boli náležite poučné. V prípade akýchkoľvek otázok nás neváhajte kontaktovať na e-mail alebo telefón uvedený pod článkom.
