Skryť formulár
MENU Zatvoriť
Cieľ na dohľad, alebo voľba ERP systémov do finálneho výberu Cieľ na dohľad, alebo voľba ERP systémov do finálneho výberu

Cieľ na dohľad, alebo voľba ERP systémov do finálneho výberu

  • 30.8.2022

4 minúty čítanie

Blížime sa do finále nášho seriálu o výbere toho správneho podnikového informačného systému. V minulom diele sme si ukázali, na čo sa pýtať dodávateľov vytipovaných kandidátov. Teraz už len zostáva na základe všetkých informácií nazbieraných v predchádzajúcich krokoch určiť víťazný ERP systém.

Zúžený výber ERP systémov

So základnými informáciami o dodávateľoch a nimi ponúkaných riešeniach už s najväčšou pravdepodobnosťou máte solídnu predstavu, aký ERP systém je pre vašu firmu najvhodnejší. Nastáva preto čas vybrať niekoľko najnádejnejších kandidátov, z ktorých nakoniec vzíde víťazné riešenie. To, koľko dodávateľov do finálneho kola zahrniete, záleží čisto na vás, všeobecne sa ale odporúčajú maximálne 2 – 3 dodávatelia.

Ideálni sú ale len dvaja finalisti, a to z jednoduchého dôvodu – keď bude váš výberový tím rozhodovať, tak máte istotu, že víťazné riešenie bude mať podporu väčšiny. Naopak pri troch a viacerých finalistoch by už hrozilo, že hlasy sa rozdelia medzi jednotlivé ERP systémy a víťaz bude mať v skutočnosti podporu len pomerne malej časti výberového tímu.

Demoverzia a procesná analýza

Pri ERP systémoch obzvlášť platí, že kupovať mačku vo vreci je veľký risk. Niektorí dodávatelia preto ponúkajú demoverzie alebo skúšobné verzie svojich riešení, s ktorých pomocou si systém v pokoji vyskúšate a zistíte, či sa hodí pre vaše potreby.

Pokiaľ ale dodávateľ túto možnosť neposkytuje, vyžiadajte si od neho aspoň procesnú analýzu. V nej by vám mal predajca detailne vysvetliť, ako jeho podnikový systém vašej firme pomôže a či bude plniť presne to, kvôli čomu si ho zaobstarávate.

Porovnanie celkových nákladov na ERP systém

Rozpočet na obstaranie ERP systému sme si stanovili už v jednom z predchádzajúcich krokov. Teraz je načase podrobne rozpísať, koľko presne by vás zaobstaranie jednotlivých systémov z výberu stálo. Tu si položte hlavne nasledujúce otázky:

  1. Platíte za každého používateľa systému alebo len za používateľov, ktorí s programom pracujú súčasne?
  2. Vzťahuje sa cena na celý ERP systém alebo len na základné moduly?
  3. Sú v cene zahrnuté aj aktualizácie?

Následne si pri každom kandidátovi spočítajte celkovú cenu, ktorá okrem samotného podnikového systému zahŕňa aj náklady na implementáciu, školenie používateľov, riadenie projektov, náklady na HW či prípadné úpravy na mieru. Sem pripočítajte aj prípadnú cenu služieb externého konzultanta či náklady na prijatie ďalšieho zamestnanca IT oddelenia.

Celkové náklady nepočítajte len krátkodobo, ale aspoň na päť rokov dopredu. ERP systém by s vami mal zostať v ideálnom prípade až 10 rokov a počas tejto doby budete musieť vynakladať peniaze na jeho údržbu a prípadný ďalší rozvoj. Avšak pozor – samotná cena by nemala byť rozhodujúcim faktorom! Ďaleko dôležitejšie je to, ako dané riešenie vašej firme pomôže, a ako používateľsky prívetivé bude. Častokrát je preto lepšie priplatiť si a ušetriť tak na nákladoch v budúcnosti.

Vyhľadajte si referencie z odvetvia

Referencie dodávateľov sme spomínali už v minulom diele seriálu. Teraz nastal čas konečne ich využiť a zistiť, ako sa jednotlivé riešenia finalistov osvedčili v praxi. Kontaktujte čo najviac používateľov daného ERP systému a položte im najmä nasledujúce otázky:

  1. Ako je daná firma s programom spokojná a ako sa systém prispôsobil ich podnikaniu?
  2. Ako sa so systémom pracuje používateľom?
  3. Aké sú podľa daného klienta najväčšie výhody a nevýhody daného ERP systému?
  4. Ako ochotný je dodávateľ pri riešení problémov a ako sa s dodávateľom všeobecne komunikuje?

Popri tom si môžete vyhľadať aj recenzie na príslušných internetových portáloch, avšak tu sa majte na pozore pred prehnane pozitívnymi hodnoteniami. Mnoho firiem totiž používa falošné účty či zaplatené recenzie. Naopak, negatívnym recenziám pozornosť venujte a preberte ich s dodávateľom. Vďaka tomu získate náhľad oboch strán a budete môcť danú nevýhodu lepšie zhodnotiť.

Zapojte biznisový inštinkt

Zlým poradcom nie je ani obchodný inštinkt váš či členov výberového tímu. Aj zdanlivo nepodstatný detail môže poukazovať na hlbší problém a dané riešenie odsúdiť vo finálnom výbere k neúspechu. Dajte si preto záležať, aby ste si vypočuli názory celého výberového tímu a zaznamenali aj tie najmenšie pochybnosti. Táto dôkladnosť vás totiž môže potenciálne zachrániť pred nepríjemnými problémami behom implementácie.

Zhrnutie na záver

Výber finalistov je predposledným krokom celého dlhého procesu výberu podnikového informačného systému. Ak by sme mali túto fázu zhrnúť do niekoľkých bodov, boli by nasledovné:

  • zo všetkých vytipovaných ERP systémov vyberte 2 – 3 finalistov,
  • zistite si, ako sa dodávatelia prispôsobia vašim prípadným požiadavkám,
  • spočítajte si celkové náklady na niekoľko rokov dopredu,
  • využite zhromaždené referencie a popýtajte sa na názor používateľov vybraných ERP riešení,
  • nezabudnite zapojiť sedliacky rozum a obchodný inštinkt.

Po absolvovaní všetkých týchto krokov potom zostáva už len posledný krok – zváženie všetkých zhromaždených informácií a výber víťaza. Túto voľbu už necháme len na vašom uvážení. V poslednom diele nášho seriálu vám ale ešte poradíme, na čo si dať pozor pri samotnom nákupe ERP systému.

Podobné články

Samoukovia v účtovníctve občas dokážu vymyslieť neuveriteľné veci

  • Yvetta Cíglerová
  • 20.9.2022

„Úspech Money ERP bol daný aj tým, že k nemu prešlo veľa zákazníkov Money S3, ktorý im bol už trochu tesný,“ hovorí v netradičnom rozhovore Martin Cígler

  • Yvetta Cíglerová
  • 22.8.2022

Ako podnikateľom pomôže index daňovej spoľahlivosti?

  • 26.7.2022
Zákaznícka podpora
249 212 344
Zákaznícky portál
podpora.moneyerp.sk
Obchodné oddelenie
249 212 323
Napíšte nám
moneyerp@solitea.sk