Co vám modul Smlouvy pomůže vyřešit?
Pokud pravidelně vystavujete faktury velkému počtu odběratelů a/nebo dodavatelů, znamená to ruční kopírování a vyplňování desítek až stovek dokumentů. Takový objem ruční práce znamená nejen velkou administrativní zátěž, ale také vysoké riziko chybovosti dané vlivem lidského faktoru. Ke K tomu přibývá i nutnost evidovat smlouvy, na základě kterých faktury vystavujete. Kombinace výše uvedeného vás může ve výsledku stát čas, peníze i reputaci u klientů.
Největší přínosy Pravidelné fakturace
- Výrazné usnadnění pravidelných fakturací: faktury ze smluv můžete snadno generovat i odesílat zákazníkům bez nutnosti kopírování a přepisování.
- Snížení chybovosti: údaje do dokladů jsou doplňovány automaticky, čímž snižujete riziko chyb daných lidským faktorem.
- Široké možnosti nastavení smluv: u každé smlouvy můžete kromě základních údajů nastavit i kontaktní osobu, periodicitu, platnost, seznam položek včetně jejich cen a další údaje.
- Úspora času, práce i nákladů: díky automatizaci můžete vytvářet i odesílat velký objem faktur za zlomek času.
- Možnost propojení s CSW Automatic: s modulem CSW Automatic lze vytváření faktur plně zautomatizovat a provádět jej i při vypnutém Money ERP.
Popis funkce modulu
Základem pro práci modulu jsou smlouvy, které slouží jako definice pro generování faktur. Každá smlouva umožňuje přesně definovat jméno odběratele/dodavatele, kontaktní údaje a další důležité informace.
Položky ve smlouvě uživatel zadává výběrem z katalogu. Cenu položek pak lze zadávat ručně, případně ze zvoleného ceníku. Pokud pak pracujete s partnerskými slevami či věrnostními programy, můžete je zohlednit pomocí zadávání cen na základě obchodních podmínek.
Pro pravidelnou fakturaci pak modul zahrnuje nastavení periodicity, kde můžete nastavit:
- počet opakování,
- platnost a datum prvního i následujícího dokladu,
- měsíční, kvartální, půlroční, roční nebo týdenní periodu,
- kombinaci výše uvedeného.
Nadefinovanou smlouvu lze pro větší přehlednost pojmenovat. Po dokončení nastavení pak už stačí jen vygenerovat doklady, kdy systém automaticky doplní všechny údaje ze smluv. Hotové faktury následně zobrazí v přehledném seznamu. U odběratelských faktur pak můžete v případě vazby na kontaktní osobu vytvořené dokumenty automaticky odeslat na zadanou e-mailovou adresu.
S jakými druhy dokladů modul pracuje?
Modul primárně pracuje s odběratelskými a dodavatelskými smlouvami, ze kterých lze generovat různé druhy faktur:
- odběratelské smlouvy: faktury vydané a zálohové faktury,
- dodavatelské smlouvy: faktury přijaté.
Alternativně mohou uživatelé vytvářet i smlouvy odběratelsko-dodavatelské s možností na jednu hlavní smlouvu navázat podřízené smlouvy dodavatelské nebo odběratelské, případně k nim doplnit dodatky nebo dodatečné informace.
Usnadnění práce s CSW Automatic
U vysokého počtu smluv s termíny rozprostřenými napříč měsícem by bylo denní generování faktur nepraktické. Naštěstí zde modul Smlouvy nabízí možnost využití modulu CSW Automatic, se kterým je možné generování dokladů automatizovat. CSW Automatic je rovněž schopen denně kontrolovat termíny ve smlouvách, v případě potřeby automaticky generovat faktury a s odpovídajícím nastavením je i rovnou odesílat klientům.
Modul pracuje na pozadí operačního systému a bez vašeho zásahu, pro jeho provoz proto není nutné mít zapnutý Money ERP.
Kromě automatizace pak propojení s modulem CSW Automatic nabízí i reporting pro přehledné zobrazení všech událostí. Ten zahrnuje i seznam vygenerovaných a odeslaných dokladů, ve kterém se můžete snadno orientovat s pomocí praktických filtrů.
Smlouvy a Pozastávky
Společně s modulem Smlouvy můžete formou balíčku získat i doplňkový modul Pozastávky pro fakturaci dlouhodobých zakázek s úhradou až po předání zakázky či uplynutí záruční doby. V případě zájmu o tuto kombinaci se doptejte našich obchodníků na e-mailu obchod@moneyerp.cz.
