Čo vám modul Zmluvy pomôže vyriešiť?
Ak pravidelne vystavujete faktúry veľkému počtu odberateľov a/alebo dodávateľov, znamená to ručné kopírovanie a vypĺňanie desiatok až stoviek dokumentov. Takýto objem manuálnej práce vedie nielen k veľkej administratívnej záťaži, ale aj k zvýšenému riziku chýb spôsobených ľudským faktorom. Navyše je potrebné evidovať zmluvy, na základe ktorých faktúry vystavujete. Kombinácia týchto faktorov vás môže stáť čas, peniaze aj reputáciu u klientov.
Najväčšie prínosy modulu Zmluvy
- Výrazné zjednodušenie pravidelnej fakturácie: faktúry zo zmlúv môžete jednoducho generovať aj odosielať zákazníkom bez nutnosti kopírovania a manuálneho prepisovania.
- Zníženie chybovosti: údaje do dokladov sa dopĺňajú automaticky, čím sa minimalizuje riziko chýb spôsobených ľudským faktorom.
- Široké možnosti nastavenia zmlúv: pre každú zmluvu môžete nastaviť okrem základných údajov aj kontaktnú osobu, periodicitu, platnosť, zoznam položiek vrátane ich cien a ďalšie údaje.
- Úspora času, práce aj nákladov: automatizáciou môžete generovať aj odosielať veľký objem faktúr za zlomok času.
- Možnosť prepojenia s CSW Automatic: s modulom CSW Automatic môžete generovanie faktúr plne automatizovať, a to aj v prípade, že systém Money ERP nie je zapnutý.
Funkcie modulu
Základom práce s modulom sú zmluvy, ktoré slúžia ako podklad na generovanie faktúr. Každá zmluva umožňuje presne definovať meno odberateľa/dodávateľa, kontaktné údaje a ďalšie dôležité informácie.
Položky v zmluve užívateľ zadáva výberom z katalógu. Cenu položiek je možné zadať ručne alebo použiť cenu zo zvoleného cenníka. Ak využívate partnerské zľavy alebo vernostné programy, môžete ich zohľadniť nastavením cien podľa obchodných podmienok.
Pre pravidelnú fakturáciu potom modul zahŕňa nastavenie periodicity, kde si môžete nastaviť:
- počet opakování,
- platnosť a dátum prvého aj ďalších dokladov,
- mesačnú, kvartálnu, polročnú, ročnú alebo týždennú periodicitu,
- kombináciu uvedených možností
Nadefinovanú zmluvu môžete pre lepšiu orientáciu pomenovať. Po dokončení nastavení už stačí len vygenerovať doklady, pričom systém automaticky doplní všetky údaje zo zmlúv. Hotové faktúry sa následne zobrazia v prehľadnom zozname. Pri odberateľských faktúrach je možné dokumenty v prípade väzby na kontaktnú osobu automaticky odoslať na zadanú e-mailovú adresu.
S akými typmi dokladov modul pracuje?
Modul primárne pracuje s odberateľskými a dodávateľskými zmluvami, z ktorých dokáže generovať rôzne typy faktúr:
- Odberateľské zmluvy: faktúry vystavené a zálohové faktúry,
- Dodávateľské zmluvy: faktúry prijaté.
Používatelia môžu vytvárať aj kombinované zmluvy (odberateľsko-dodávateľské) s možnosťou priradiť k hlavnej zmluve podriadené zmluvy alebo doplniť dodatky a ďalšie informácie.
Zjednodušenie práce s CSW Automatic
Pri veľkom množstve zmlúv s termínmi rozloženými počas mesiaca by bolo denné generovanie faktúr neefektívne. Modul Zmluvy preto ponúka možnosť prepojenia s modulom CSW Automatic, ktorý umožňuje automatické generovanie dokladov. CSW Automatic dokáže denne kontrolovať termíny v zmluvách, v prípade potreby automaticky generovať faktúry a s nastavením ich aj odosielať klientom.
Modul funguje na pozadí operačného systému a bez vášho zásahu, takže pre jeho prevádzku nemusíte mať zapnutý Money ERP.
Okrem automatizácie ponúka prepojenie s modulom CSW Automatic aj reporting s prehľadným zobrazením všetkých udalostí. Ten zahŕňa zoznam vygenerovaných a odoslaných dokladov, ktorý je možné ľahko filtrovať.
Zmluvy a Pozastávky
S modulom Zmluvy môžete ako balíček získať aj doplnkový modul Pozastávky na fakturáciu dlhodobých zákaziek, kde k úhrade dochádza až po odovzdaní zákazky alebo uplynutí záručnej doby. Ak máte o tento balíček záujem, kontaktujte našich obchodníkov na adrese obchod@moneyerp.sk.
