Ak vás trápia duplicity v Money, alebo zabúdate vypĺňať údaje, nastavte si kontrolu zadaných údajov. Pre každú firmu sú duplicitne zadané informácie zbytočnou ekonomickou záťažou, pričom sa to týka napríklad aj duplicitných kariet katalógu.
Ako je teda možné eliminovať, prípadne znížiť počet duplicít?
Nastavenie nájdete pomocou Navigátora, kde pravým kliknutím myšky na Katalóg vyberiete Nastavenie - záložka Kontroly.
V Money S4 a Money S5 je možnosť zabezpečiť si takéto kontroly na viaceré identifikačné údaje kariet napr. pre Kód, Katalóg, Čiarový kód.
Systém umožňuje zabrániť ukladaniu prázdnych a duplicitných údajov. Následne je potrebné vybrať, ktorý identifikačný údaj sa má kontrolovať, čo záleží na charaktere vašich skladov alebo cenníkov. Odporúčame zadávať aj kontrolu na prázdne záznamy aby užívateľ nezabudol daný údaj vyplniť.
V rámci výberu režimu kontroly si môžete zvoliť:
- Nekontrolovať, čo je vhodné pre údaje pri ktorých nezáleží na ich identifikácií alebo sa nepoužívajú.
- Upozorniť, pri tomto režime prebehne požadovaná kontrola, ale len s upozornením a teda aj s možnosťou daný záznam nechať ako ste ho zadali.
- Nepovoliť, v tomto prípade program užívateľa upozorní na duplicitu alebo prázdny údaj a nepovolí ho uložiť. Užívateľ musí vykonať zmenu.
V prípade, že už máte rozsiahlu databázu je vhodné kontrolovať len nanovo zadané hodnoty, čo zrýchli kontrolný proces. Pre tento účel slúži možnosť zaškrtnúť, aby kontrola prebiehala len na novo zadaných údajov.
Kontrolu možno zamerať aj iba na nové katalógové karty, čím pri editácii starších kariet nemusíte opravovať údaje, najmä ak používate hromadné zmeny na kartách.
Rovnako môžete kontrolu nastaviť aj v zozname Firiem a vybraných dokladov - napríklad faktúr vystavených.
