Modul GDPR vám usnadní správu i ochranu osobních a citlivých údajů v Money ERP. Díky modulu naplníte požadavky obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a zároveň svým zákazníkům i zaměstnancům můžete garantovat, že jejich osobní údaje jsou u vás v bezpečí.
S modulem GDPR můžete:
- rychle anonymizovat osobní údaje,
- omezit vybraná přístupová práva uživatelům,
- sledovat, kdo a jak v Money ERP pracuje s osobními údaji,
- zvýšit bezpečnost přihlašování do systému,
- nebo rychle vyhledávat osobní údaje napříč systémem.
Okamžité dohledání osobních údajů a jejich anonymizace
Každý ERP systém eviduje řadu personálních údajů. Abyste je nemuseli dohledávat ručně, máte v Money ERP k dispozici kartu Osobní údaje s přehledem všech míst programu, kde se vyskytují osobní nebo citlivé údaje.
Jestliže vás zákazník nebo zaměstnanec požádá o výpis osobních údajů, máte povinnost mu vyhovět. V Money ERP jsou pro tento účel připravené speciální tiskové sestavy s výpisem údajů evidovaných na kartě firmy, osoby či pracovníka. Subjektu je můžete předat v tištěné i elektronické podobě.
Každá firma nebo osoba má také možnost požádat o výmaz osobních údajů z vašeho systému. S tím vám pomůže funkce Anonymizace. Zcela jednoduše zde nastavíte, jakými znaky se mají jednotlivé typy údajů v systému nahradit. Money ERP pak sestaví přehled všech dokladů a záznamů a po potvrzení anonymizace vám připraví i závěrečný protokol.
Anonymizovat můžete firmy i osoby. V celém systému se jejich citlivé údaje nahradí zadanými znaky, ale všechny ostatní (účetní, skladové apod.) zůstanou v evidenci.
Přesné omezení přístupových práv
Modul GDPR umožňuje vybraným uživatelům zakázat export seznamů. Mohou sice dál odesílat jednotlivé doklady, ale hromadný přehled dokladů jim systém již exportovat nepovolí.
Stejně tak není nutné, aby všichni uživatelé Money mohli upravovat jména a další identifikační údaje kontaktních osob v Adresáři. S modulem GDPR proto můžete vybraným uživatelům editaci těchto údajů zakázat.
Rozšířené sledování uživatelských akcí
Money ERP trvale eviduje historii akcí, které v systému probíhají. Tři standardní úrovně režimu logování doplní modul o další dva:
- GDPR optimum všechny akce loguje v základním režimu, ale pro adresní karty firem a mzdové údaje pracovníků provádí plnou archivaci.
- GDPR – tento režim rozšíří plnou archivaci na všechny objekty, které obsahují osobní údaje.
Podrobná archivace zvyšuje datovou náročnost záznamů. Modul je proto optimalizovaný pro logování akcí v externím systému (například v Syslogu). Nebo si můžete nastavit pravidelný přesun archivu do externího úložiště mimo Money ERP.
Upozornění na bezpečnostní incidenty
Pro jednotlivé moduly si navíc můžete vytvořit speciální automatické akce, které vás upozorní na tzv. bezpečnostní incidenty, například:
- chybné přihlášení do systému,
- hromadný export dat do XLS nebo XML,
- tisk určitých souborů,
- hromadná úprava či smazání dat.
Můžete si zvolit i úroveň toho, co už má systém vyhodnotit jako bezpečnostní incident. Funkčnost se třeba dá nastavit tak, aby vás program upozornil na export více než 10 řádků XLS záznamu z Adresáře. Jakmile dojde ke splnění nastavených podmínek, Money vám automaticky odešle informační e-mail.
Bezpečnější přihlašování do systému
Bezpečnost přihlašování do systému zvýšíte pomocí Identity Management Systemu (Active Directory nebo dalších systémů s protokolem LDAP). Přístup uživatelů v takovém případě ověřuje externí systém a navíc jim i umožní přihlásit se do Money pod stejným heslem jako do operačního systému.
Každému uživateli se dá nastavit síla hesla, jaké musí pro přístup do Money ERP používat.
Při nízké síle může mít heslo libovolnou délku a složení. V nejpřísnější variantě mu určíte počet a charakter povinných znaků.
