Modul GDPR vám uľahčí správu a ochranu osobných a citlivých údajov v Money ERP. Vďaka modulu naplníte požiadavky nariadenia o ochrane osobných údajov (GDPR) a zároveň svojim zákazníkom a zamestnancom môžete garantovať, že ich osobné údaje sú u vás v bezpečí.
S modulom GDPR môžete:
- rýchlo anonymizovať osobné údaje,
- obmedziť vybrané prístupové práva používateľom,
- sledovať, kto a ako v Money ERP pracuje s osobnými údajmi,
- zvýšiť bezpečnosť prihlasovania do systému,
- alebo rýchlo vyhľadávať osobné údaje naprieč systémom.
Okamžité dohľadanie osobných údajov a ich anonymizácia
Každý ERP systém eviduje množstvo personálnych údajov. Aby ste ich nemuseli dohľadávať ručne, máte v Money ERP k dispozícii kartu Osobné údaje s prehľadom všetkých miest programu, kde sa vyskytujú osobné alebo citlivé údaje.
Pokiaľ vás zákazník alebo zamestnanec požiada o výpis osobných údajov, máte povinnosť mu vyhovieť. V Money ERP sú pre tento účel pripravené špeciálne tlačové zostavy s výpisom údajov evidovaných na karte firmy, osoby či pracovníka. Subjektu ich môžete poskytnúť v tlačenej aj elektronickej podobe.
Každá firma alebo osoba má tiež možnosť požiadať o výmaz osobných údajov z vášho systému. S tým vám pomôže funkcia Anonymizácia. Jednoducho
nastavíte, akými znakmi sa majú jednotlivé typy údajov v systéme nahradiť. Money ERP potom zostaví prehľad všetkých dokladov a záznamov a po potvrdení
anonymizácie vám pripraví aj záverečný protokol.
Anonymizovať môžete firmy aj osoby. V celom systéme sa ich citlivé údaje nahradia zadanými znakmi, ale všetky ostatné (účtovné, skladové apod.) zostanú v evidencii.
Presné obmedzenie prístupových práv
Modul GDPR umožňuje vybraným používateľom zakázať export zoznamov. Môžu síce ďalej odosielať jednotlivé doklady, ale hromadný prehľad dokladov im systém už exportovať nepovolí. Rovnako tak nie je nutné, aby všetci používatelia Money mohli upravovať mená a ďalšie identifikačné údaje kontaktných osôb v Adresári. S modulom GDPR preto môžete vybraným používateľom editáciu týchto údajov zakázať.
Rozšírené sledovanie používateľských akcií
Money ERP trvale eviduje históriu akcií, ktoré v systéme prebiehajú. Tri štandardné úrovne režimu logovania doplní modul o ďalšie dva:
- GDPR optimum všetky akcie loguje v základnom režime, ale pre adresné karty firiem a mzdové údaje pracovníkov robí plnú archiváciu.
- GDPR – tento režim rozšíri plnú archiváciu na všetky objekty, ktoré obsahujú osobné údaje.
Modul je optimalizovaný aj pre logovanie akcií v externom systéme (napríklad v Syslogu). Alebo si môžete nastaviť pravidelný presun archívu do externého úložiska mimo Money ERP.
Upozornenie na bezpečnostné incidenty
Pre jednotlivé moduly si navyše môžete vytvoriť špeciálne automatické akcie, ktoré vás upozornia na tzv. bezpečnostné incidenty, napríklad:
- chybné prihlásenie do systému,
- hromadný export dát do XLS nebo XML,
- tlač určitých súborov,
- hromadná úprava či mazanie dát.
Môžete si zvoliť aj úroveň toho, čo už má systém vyhodnotiť ako bezpečnostný incident. Funkčnosť sa napríklad dá nastaviť tak, aby vás program upozornil na export viac než 10 riadkov XLS záznamu z Adresára. Akonáhle dôjde k splneniu nastavených podmienok, Money vám automaticky odošle informačný e-mail.
Bezpečnejšie prihlasovanie do systému
Bezpečnosť prihlasovania do systému zvýšite pomocou Identity Management Systému (Active Directory alebo ďalších systémov s protokolom LDAP). Prístup používateľov v takom prípade overuje externý systém a navyše im aj umožní prihlásiť sa do Money pod rovnakým heslom ako do operačného systému.
Každému používateľovi sa dá nastaviť sila hesla, aké musí pre prístup do Money ERP používať.
