Ocitlo se vaše podnikání v karanténě? Díky e-shopu ji můžete opustit

Přechod z off-line do on-line prostředí

Ideální řešení, jak z karantény ven, nabízí e-shop. Samozřejmě tato možnost není reálná pro určité typy služeb či prodejů, ale zdá se, že nákup a prodej se v současnosti z kamenných obchodů přesunuly do on-line prostředí. Svědčí o tom nárůst obratu, který hlásí většina e-shopů. Podívejme se proto na doporučení, na co si dát při výběru e-shopu pozor, a na pozitiva, která nám přechod do on-line prostředí může přinést.

Výběr vhodného e-shopu

Ať už je motivem hledání e-shopu uzavření vaší maloobchodní prodejny kvůli opatřením v souvislosti s Covid 19, nebo jde o plánovaný krok k posílení vašeho podnikání, nemá smysl opakovat chyby, kterých se před vámi dopustili jiní.

Odpovězte si proto na několik otázek:

• Pro koho bude e-shop určený?
  Chcete mít e-shop pro koncové zákazníky (tzn. pro B2C), nebo chcete ulehčit objednání zboží vašim stálým obchodním partnerům (tedy B2B)? Každý zákazník má svá specifika. Pro B2B je důležité, aby partner viděl nákupní ceny a nejčastěji objednávané produkty. Tito zákazníci znají sortiment a potřebují rychle zadat objednávku. E-shop pro ně po vizuální stránce nemusí být tak atraktivní. Naopak e-shop pro koncové zákazníky B2C má být uživatelsky příjemný, přehledný a vizuálně přitažlivý, aby „přesvědčil” zákazníky k nákupu.
• S jakými jinými systémy kromě e-shopu má být propojený váš skladový systém?
  Zvažte propojení vašeho informačního systému (skladu) se systémem vašeho dodavatele, abyste si zjednodušili objednávání či naskladňování zboží a aktualizaci sortimentu. Ušetříte čas účetní a snížíte tak náklady na přepisování dokladů do externího účetnictví.
• Co všechno má váš e-shop vědět a které procesy je možné automatizovat?
  Určitě je u vás množství procesů, které jsou administrativně náročné a je možné je automatizovat. Samotný import objednávek z e-shopu do skladu či naopak aktualizace stavu zásob, cen či nabízeného sortimentu ze skladu na e-shop se nemusí dělat ručně. Vyfakturování objednávky, tisk dokladů, doobjednání zboží u dodavatele nebo nachystání zboží snímáním čárových kódů, abyste snížili záměny zboží, s tím vším vám šikovný informační systém pomůže. Sice za vás nezabalí krabici, ale je toho mnoho, co nemusíte dělat ručně.

„Dřív jsme museli dělat vše ručně. Jeden člověk třeba 4 hodiny denně ručně zadával přijaté výrobky. Teď je za 15 minut hotovo. Do Money S5 se nám vše automaticky importuje z elektronických dodacích listů. Ty nám zákazník poskytuje v excelových souborech a my si je převádíme do .csv formátu. Solitea nám nastavila konfiguraci systému, která to umožňuje. Pro uživatele to znamená jen 3 kliknutí myší.“ (Česká firma BasicPack)

• Kolik prostředků a času chcete do e-shopu investovat?
  Má být e-shop jen doplňkem vašeho podnikání, nebo půjde o významný zdroj objednávek? Vystačíte si s krabicovým řešením, případně pronájmem, nebo potřebujete e-shop na míru? V tom případě musíte investovat i vyšší sumy. Pokud se plánujete e-shopu věnovat seriózně, musíte počítat s tím, že si dříve či později vyžádá samostatného člověka, který se bude e-commerce věnovat na plný úvazek (SEO, PPC, blogy, Google Analytics…).

Komunikuje e-shop s informačním systémem?

Nabídka e-shopových řešení je pestrá. Tak jako se při výběru podnikového systému ptáte na zkušenosti a doporučení známých, podobně budete postupovat i při výběru e-shopu. Zde ale nezapomeňte na dvě věci:

• To, co vyhovuje jiným, nemusí vyhovovat vám.
• Jste si jistí, že e-shop, který jste si vybrali, komunikuje i s vaším současným informačním systémem?

„Money S4 nám naprosto vyhovuje. Můžeme si zde nastavit vlastní uživatelské sloupce a následně do nich vložit všechna data z e-shopu jako jsou název, popis, rozšířený popis nebo obsah balení, aniž bychom museli ohýbat naše procesy a šroubovat je na systém.“ (Vítězslav Dužík, majitel společnosti Český velkoobchod, případová studie)

Realita z praxe

Častokrát se v praxi potkáváme s tím, že podnikový systém a e-shop jsou dva samostatné systémy, které vzájemně nekomunikují. Co to v praxi znamená?

• Zaměstnanci duplicitně přidávají nové karty zboží do skladového programu i do e-shopu, což zabírá mnoho času a zvyšuje se chybovost a nepořádek ve skladě.
• Objednávky z e-shopu se ručně přepisují do fakturačního systému. To způsobuje nárůst potřeby lidských zdrojů, a tedy i personálních nákladů. Ty mohou růst i kvůli chybovosti v přepsaných údajích, např. když kurýr nenajde zákazníka, protože v adrese byl překlep.
• Změnila se cena zboží v e-shopu, ale zaměstnanci zapomněli upravit ceny na skladě, případně naopak. To jsou další náklady, které zbytečně stoupají.
• Nestihli jste zaktualizovat stavy zásob mezi skladem/prodejnou a e-shopem a přicházejí nové a nové objednávky na zboží, které se v mezičase vyprodalo? Nepříjemné, ale v tomto případě to zákazníka nezajímá.

Ideální stav na dosah

Podívejme se, jak by to mělo a mohlo ideálně fungovat. Vycházíme ze situace, že máte ERP (skladový systém), kde máte databází zboží, ceny, stavy zásob.

• Názvy, popisy zboží, ceny, stavy zásob, zařazení do kategorií, obrázky – to všechno se ze skladového systému přenese do e-shopu. Objednávka zákazníka z e-shopu spadne přímo do skladového systému na zpracování. Šikovné, že?
• Máte i kamennou prodejnu? Že je nyní zavřená? Nevadí, i období koronaviru jednou skončí a je dobré se na to připravit. Zákazníci si tak budou moci vyzvednout zboží objednané přes e-shop přímo v prodejně a aktualizace stavu zásob se po prodeji na prodejně přenese do e-shopu.

„Velmi nás potěšilo, jak je Prodejna jednoduchá na obsluhu. Každý nový pracovník se ji naučí ovládat během dopoledne a v případě nouze může za kasu bez problému usednout i zaměstnanec z jiného oddělení.“ (Vítězslav Břoušek, obchodní zástupce, Lamex, případová studie)

• Informace o tom, že zásilka je připravena na expedici, se přenese do systému kurýrní služby.
• Vaše účetní má v reálném čase připravená data na účtování. Nic nemusí manuálně přepisovat, nechávat si posílat doklady. Věříme, že to ocení.
• Časy, kdy jste vše vyplňovali ručně, jsou už dávno pryč. Do skladového systému importujete sortiment, nákupní ceny a kupní doklady od jednotlivých dodavatelů. Importujete – nepřepisujete!
• Na e-shopu zobrazujete stav zásob u vašich dodavatelů, či na jednotlivých provozech, skladech a prodejnách.
• A ideální je, když to všechno funguje automatizovaně.

Příkladem toho, že to jde je případová studie hračkářství Hopík a vyjádření jejího jednatele Aleše Hubáčeka: „Impulzem ke změně bylo spuštění e-shopu. Když přišla zakázka, zaměstnanec musel údaje třikrát ručně přepsat na různé dokumenty – na objednávku, na fakturu a na expediční doklad dopravce. Systémy totiž nebyly propojené.“

Ani nejlepší e-shop na světě vám nepomůže, když si nebude rozumět s vaším podnikovým systémem. Pokud si tedy vybíráte e-shop, ptejte se dodavatelů na možnosti propojení a na automatizaci výměny dat. Jen tak se vám totiž podaří dostat podnikání z karantény a doberete se k ideálnímu stavu, kdy budete moci minimalizovat náklady a čas od objednávky až po její dodání zákazníkovi.

Pokud už v on-line prostředí fungujete, ale cítíte, že procesy neběží tak, jak si představujete, jsou zdlouhavé, z velké míry manuální, můžete hledat i částečné řešení. V případě, že používáte naše informační systémy Money S4 a Money S5, určitě najdete zajímavé řešení automatizace i mezi našimi moduly.

Chcete své podnikání posunout dále? Hledáte e-shopové řešení, které by komunikovalo s informačním systémem? Kontaktujte nás a spolu najdeme vhodné řešení.