Skryť formulár
MENU Zatvoriť
Digitalizácia účtovníctva v informačných systémoch – 3. časť Digitalizácia účtovníctva v informačných systémoch – 3. časť

Digitalizácia účtovníctva v informačných systémoch – 3. časť

  • 14.3.2022

7 minút čítania

Novela zákona o účtovníctve umožňuje daňovým subjektom prechod účtovníctva do digitálnej podoby a to archivovaním účtovnej dokumentácie v elektronickej podobe, alebo zavedením elektronizácie do jednotlivých procesov vedenia účtovníctva. V tejto časti článku prinášame konkrétne návody ako Money ERP pomôže s digitalizáciou účtovných dokladov. 

Digitalizácia účtovníctva v informačnom systéme Money ERP

Nakoľko informačné systémy Money ERP sú na elektronickú správu dokumentov pripravené už od svojho vzniku, ukladanie účtovných dokladov v elektronickej forme je u mnohých našich používateľov bežná prax už dlhé roky. Doteraz však okrem elektronických dokladov museli uchovávať aj ich listinnú podobu.

Vďaka novele zákona o účtovníctve, ktorá zrovnoprávňuje listinný a elektronický účtovný záznam, už toto nebude potrebné.

Ak sa ešte len rozhodujete, či ostanete pri listinnej forme uchovávania účtovnej dokumentácie, alebo prejdete čisto na elektronickú formu, odporúčame druhú alternatívu. Nielenže sa zbavíte množstva šanónov, ale výrazne sa vám zjednoduší vyhľadávanie informácií z dokladov. Ak vám účtovníctvo spracováva externá účtovná kancelária, vďaka digitalizácii účtovníctva už nebude potrebné odovzdávať doklady pre účtovníka v listinnej forme. Odpadne  zaťaženie klienta a aj účtovníka. 

V prípade záujmu vám s nastavením ochotne pomôžu naši konzultanti, či už formou konzultácií alebo servisu. Kontaktovať nás môžete prostredníctvom Portálu podpory alebo na linke HotLine 02 49 21 23 44

Správa dokumentov v Money ERP

V informačnom systéme Money ERP si ku každej zaevidovanej faktúre od dodávateľa viete jednoducho pripojiť originál dokladu v elektronickej podobe a to pomocou funkcie Pripojené dokumenty. Túto možnosť máte samozrejme aj pri všetkých ostatných dokladoch. Faktúry, ktoré ste od dodávateľa obdržali v elektronickej podobe s elektronickým podpisom iba pripojíte k záznamu v Money ERP. Listinné faktúry si oskenujte a tieto skeny nahrajte do Money ERP cez ikonu spinky vo vrchnom menu  alebo funkciou Pripojené dokumenty vyvolanou pravým tlačidlom myši nad zoznamom dokladov. 

  • Pripojený dokument môžete umiestniť v súbore, tzn., že samotný dokument bude uložený na konkrétnej adrese, napr. v zdieľanom priečinku. V takomto prípade nezvyšujete veľkosť svojej databázy, ale je potrebné zabezpečiť, aby nedošlo k vymazaniu, premenovaniu alebo presunutiu dokumentu z jeho pôvodného umiestnenia (adresa zadaná v poli Dokument). Túto možnosť odporúčame využiť v prípade, ak máte vytvorenú konkrétnu štruktúru zdieľaných priečinkov do ktorých ukladáte naskenované dokumenty a ich štruktúra sa nemení.
  • Druhou možnosťou je Kopírovať pripojený dokument do databázy, čím sa vám síce navyšuje jej veľkosť, no zároveň sa zabezpečí, že aj po vymazaní z pôvodného umiestnenia, bude takto uložený pripojený dokument v Money ERP stále dostupný.

Pripojené dokumenty môžete vytvárať aj využitím automatickej akcie. V časti Administrácia – Automatické akcie. Zvolíte si objekt, nad ktorým sa má automatická akcia spúšťať a ako akciu vyberiete Iná akcia.

Automatické pripojenie dokladu ako PDF do pripojených dokumentov vykoná v rámci inej akcie modul, ktorý sa nazýva Systémový modul  a jeho ReportAttachmentAutomat. Cez tlačidlo konfigurácie sa dostanete do Nastavenia pripojovania dokumentov, kde je potrebné si zvoliť tlačovú zostavu a jej návrh, v ktorom sa vygeneruje a uloží doklad do formátu PDF, a taktiež možno pripojiť elektronický podpis.

Takto pripojený dokument k objektu sa uloží zároveň do dokumentovej databázy. V automatickej akcii na záložke Udalosti si nastavíte, pri akej udalosti sa má automatická akcia nad objektom spúšťať napr. po pridaní a editácii záznamu. K vystavenej faktúre si takto uložíte jej obraz vo formáte PDF a pri každej dodatočnej oprave danej faktúry sa do zoznamu Pripojených dokumentov k tejto faktúre uloží nové PDF. Viete tak jednoducho odsledovať aké zmeny boli v dokumente urobené pri editácii.

Pokiaľ potrebujete rozšírenú evidenciu dokumentov, ich triedenie do zložiek s nastavením prístupových práv, fulltextové vyhľadávanie v dokumentoch, verzovanie dokumentov prípadne prepojenie s dokumentovým skenerom, môžete využiť funkcionality, ktoré ponúka rozširujúci modul DMS – správa dokumentov.

Elektronické podpisovanie dokumentov v Money ERP

Informačný systém Money ERP podporuje elektronické podpisovanie PDF dokumentov, táto funkcionalita je súčasťou modulu Účto plus. Nastavenie elektronického podpisu nájdete v časti Zoznamy – Ostatné – Nastavenie podpisovania dokumentov.

Do nastavenia je potrebné načítať súbor, ktorý je nositeľom certifikátu. Pri výbere certifikátu do nastavenia podpisovania dokumentov máte tri možnosti:

  • Certifikát zo súboru elektronicky sa podpíšu iba doklady, ktoré boli vytvorené v prostredí Money ERP a to z konkrétneho počítača, na ktorom je certifikát uložený.  Pri tejto voľbe treba zároveň zadať heslo k certifikátu.
  • Certifikát z databázy umožňuje vybrať súbor certifikátu a zároveň ho uložiť priamo do databázy, čím sa zabezpečí, že bude dostupný pre všetkých používateľov na všetkých PC.
  • Certifikát zo systémového úložiska môžete zvoliť v prípade, kedy sa pri sťahovaní certifikátu zvolila možnosť uloženie do Windows. Táto voľba opäť spôsobí, že certifikát je dostupný iba pre konkrétneho používateľa.

V ďalšej časti nastavenia elektronického podpisovania máte možnosť definovať:

  • Typ podpisu – ide o voľbu toho či bude podpis na dokumente vizuálne viditeľný alebo skrytý. Pri použití typu MDP (Modification Detection and Prevention) bude podpísaný dokument navyše obsahovať špeciálne funkcie. Po otvorení súboru sa zobrazí dialógové okno, cez ktoré budete informovaný o stave dokumentu. Teda o tom, či je podpis platný, alebo či bol daný dokument zmenený.
  • Font podpisu - zvolíte si font podpisu z ponuky rolovacieho okna.
  • Umiestenie podpisu – výber umiestnenia viditeľného podpisu na dokumente s ohľadom na jeho rozmiestnenie, tak aby neprekrýval iné dôležité časti, a to buď výberom voľby z rolovacieho okna, alebo definíciou vlastného umiestnenia.
  • Meno autora – možnosť uvedenia mena autora dokumentu.
  • Dôvod podpisu – možnosť uvedenia dôvodu podpísania dokumentu.

Po vytvorení a nastavení elektronických podpisov, Money ERP umožňuje v časti Agenda – Sprievodca nastavením podpisu – Ostatné – Elektronické podpisovanie  zvoliť jeden z elektronických podpisov ako hlavný, ktorý sa bude aplikovať na vytvorené doklady.

Automatické odosielanie dokladov e-mailom

V informačnom systéme Money ERP môžete vytvorené doklady:

  • automaticky vytlačiť,
  • exportovať do XML formátu alebo 
  • napr. odoslať e-mailom zákazníkovi, či na inú zvolenú emailovú adresu. Môžete tak hromadne odoslať všetky vystavené faktúry napr. večer po dokončení práce, bez nutnosti odosielať každú faktúru samostatne ručným vyvolaním tejto funkcie. 

Zoznam automatických akcií nájdete v menu v časti Administrácia – Automatické akcie.

V prvom kroku je potrebné nastaviť záložku  Všeobecné na karte automatickej akcie. Vo vrchnej časti nastavenia sa objavujú dve voľby a to je voľba:

  • Zapnuté – automatická akcia sa vykoná bezprostredne keď nastavene zvolená udalosť (napr. po pridaní záznamu).
  • Spracovať na pozadí – automatická akcia sa nevykoná, keď nastane zvolená udalosť, ale sa uloží do databázy a automatickú akciu spustí na pozadí služba CSW automatic. Prostredníctvom služby CSW automatic si definujete, kedy sa majú spúšťať Automatické akcie – napr. všetky dnes vystavené faktúry rozpošlete emailom zákazníkom nie hneď po ich vystavení, ale jedenkrát za deň vo vami zvolenom čase.

Ďalej je potrebné zadefinovať jej názov a kód, zvoliť správny objekt, napr. faktúra vystavená a vybrať akciu Iná akcia. Systém tiež umožňuje nastaviť filter nad zvoleným objektom, prípadne zvoliť konkrétnu skupinu dokladov, nad ktorou sa má automatická akcia vykonávať.

V spodnej časti Voliteľná akcia je treba zadefinovať, ktorú inú akciu potrebujeme spúšťať. Funkciu odosielania e-mailom zabezpečuje modul Ekonomické jadro, a jeho automatická služba s názvom S5MailAutomat, pričom pre korektné fungovanie automatickej akcie sa vyžaduje  nastavenie Automatického odosielania pošty, kde sa preklikne cez pole Konfigurácia.

V tejto časti si zvolíte konkrétny tlačový formulár vrátane jeho návrhu a formátu, v ktorom má byť vašim partnerom zasielaný. Rovnako možno začiarknuť voľbu „Uložiť zostavu do pripojených dokumentov“, čo znamená, že automatická akcia vygenerovaný formát tlačovej zostavy objektu odošle a zároveň aj uloží do pripojených dokumentov ku konkrétnemu objektu v prostredí informačného systému Money ERP.

Dôležité je nastavenie príjemcu, kde možno zadefinovať predvolenú e-mailovú adresu na ktorú sa bude objekt vždy odosielať, vybrať e-mailové spojenie zo zoznamu vlastných pracovníkov, alebo si zvoliť z ponuky pre odosielanie objektu na e-mailové adresy zadefinované na kartách jednotlivých firiem. V spodnej časti nastavenia automatického odosielania pošty je potrebné vybrať Typ správy. 

V záložke Správa  možno nastaviť predmet správy, predvolený text do tela správy, vložiť konkrétny podpis, ktorý sa Vašim partnerom zobrazí pri prijatí správy.

*Tip: Históriu odoslania dokumentu emailom nájdete v detaile Zoznam akcií s položkou pod konkrétnym objektom. Zoznam História akcií  obsahuje zoznam všetkých akcií vykonaných s daným objektom ako je napr. pridanie, editácie, odoslanie emailom.

Elektronická výmena údajov v Money ERP 

Informačný systém Money ERP obsahuje zoznamy používateľsky definovaných konfigurácií exportov a importov, ktoré umožňujú elektronickú výmenu údajov s inými informačnými systémami. Môže ísť o B2B výmenu dát medzi obchodnými partnermi, zasielanie dát externej účtovnej firme, prípadne výmenu údajov medzi rôznymi softvérovými riešeniami v rámci jednej spoločnosti.

Jednou z možností je využitie modulu XLS import, s ktorým rýchlo a jednoducho nahráte do systému obchodné, skladové aj interné doklady vo formáte XLS.

Money ERP okrem toho umožňuje import dokladov vo formáte XML, pričom samotná výmena dát vychádza  z konfigurácie, ktorú si viete nastaviť v časti Administrácia – Výmena dát – Import XML. V tejto časti vyberáte vstupný XML súbor pre import,  nastavujete rozsah a správanie importovaných údajov, prípadne vyberáte tiež transformačnú šablónu. Takto nastavený import je možné vyvolávať:

  • ručne pravým tlačidlom myši nad príslušným zoznamom dokladov  
  • alebo automatizovane využitím služby CSW automatic. 

Konfiguráciu exportu dokladov do formátu XML nastavíte v časti Administrácia – Výmena dát – Export do XML, kde si viete zvoliť či sa má doklad exportovať do XML súboru alebo zapísať do databázy, zvolíte si objekt/doklad pre export aj konkrétne údaje z dátovej konfigurácie dokladu, ktoré majú byť exportované.

Export údajov môže byť vyvolávaný:

  • používateľom ručne pravým tlačidlom myši nad príslušným zoznamom dokladov  
  • automatickou akciou 
  • automatizovane využitím služby CSW automatic.

Import a export dokladov vo formáte XML zaisťuje aj modul EDI komunikácia, ktorý ponúka komplexné riešenie pre výmenu dokladov s vašimi obchodnými partnermi.

Podobné články

Ako podnikateľom pomôže index daňovej spoľahlivosti?

  • 26.7.2022

Zaokrúhľovanie hotovostných platieb v informačnom systéme Money ERP podľa novej legislatívy

  • 20.6.2022

Compliance program v centre pozornosti každej firmy

  • 14.6.2022
Zákaznícka podpora
249 212 344
Zákaznícky portál
podpora.moneyerp.sk
Obchodné oddelenie
249 212 323
Napíšte nám
moneyerp@solitea.sk