Novela zákona o účtovníctve umožňuje daňovým subjektom prechod účtovníctva do digitálnej podoby a to archivovaním účtovnej dokumentácie v elektronickej podobe, alebo zavedením elektronizácie do jednotlivých procesov vedenia účtovníctva.
Digitalizácia účtovníctva v informačnom systéme
Novelizovaný zákon o účtovníctve zrovnoprávňuje listinný a elektronický účtovný záznam. Zákon prináša zmeny pri transformácií účtovného záznamu z listinnej do elektronickej formy, ktoré sa môže podľa § 33 ods. 5 zákona o účtovníctve vykonať aj skenovaním.
Výstupom skenovania je sken vo formáte PDF, PNG, JPEG, JPG, TIFF. Takýto účtovný záznam bude považovaný za preukázateľný a nie je potrebné uchovávať ho aj v pôvodnej listinnej podobe. Skenovať možno všetky druhy účtovných dokladov (ako aj pokladničné doklady a pod.).
Pri transformácii účtovného záznamu musia byť dodržané nasledovné všeobecné podmienky:
- úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,
- obsahová zhoda a vizuálna zhoda účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou,
- čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe,
- neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa § 31 ods.5 ZoÚ, tzn. nenastane zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú.
Elektronickú účtovnú dokumentáciu môže účtovná jednotka uchovávať uložením na dátovom nosiči (napr. USB kľúč, pamäťová karta, HDD).Účtovná jednotka musí v prípade kontroly zabezpečiť prístup k tomuto dátovému nosiču.
Zmeny náležitostí účtovného dokladu v § 10 ods. 1 zákona o účtovníctve
Vypúšťa sa:
- povinnosť uvádzať na účtovnom doklade označenie účtov (predkontácie), na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje, avšak na výzvu daňového úradu bude účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva povinná poskytnúť prístup do softvéru – informačnému systému na vedenie účtovníctva a účtovné záznamy, preukazujúce predkontovanie dokladov.
- podpis osoby zodpovednej za zaúčtovanie dokladu. Naďalej sa podpis bude požadovať iba ak overenie účtovného prípadu nebude zabezpečené podľa § 32 ods. 3 písm. b) alebo c) novelizovaného zákona o účtovníctve. Tzn. overenie účtovného prípadu bude zabezpečené elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov. Podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad môže mať buď formu vlastnoručného podpisu alebo inou formou, napr. kvalifikovaný elektronický podpis.
Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov vytvorených podľa § 4 ods. 5 zákona o účtovníctve. Na účely zákona sa rozumie:
- listinným účtovným záznamom účtovný záznam vyhotovený na papieri a takisto vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina,
- elektronickým účtovným záznamom účtovný záznam vyhotovený
- v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
- v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky,
- zaručenou konverziou alebo skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme v súlade s § 33 ods. 3 a zaslaný elektronicky; pri elektronickom zasielaní môže tvoriť prílohu elektronickej pošty.
Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť:
- vierohodnosť pôvodu,
- neporušenosť obsahu
- a čitateľnosť účtovného záznamu
od okamihu vyhotovenia záznamu alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu až do ukončenia doby ustanovenej v § 35 ods. 3, pričom táto povinnosť sa vzťahuje aj na prenos účtovného záznamu inej osobe podľa odseku 7.
Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu je zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je:
a) vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovila,
b) prijímateľ, je schopná preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa.
Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu možno zabezpečiť:
- podpisovým záznamom zodpovednej osoby,
- elektronickou výmenou údajov alebo
- vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.
Neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú.
Čitateľnosť účtovného záznamu je zabezpečená, ak obsah účtovného záznamu je čitateľný ľudským okom. Účtovná jednotka je povinná pri zabezpečení čitateľnosti účtovného záznamu dodržať neporušenosť jeho obsahu.
Ak účtovná jednotka elektronický účtovný záznam zasiela alebo sprístupňuje inej osobe, použitie podlieha (§ 31 ods. 7):
a) písomnej dohode medzi zúčastnenými stranami o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovných záznamov alebo
b) potvrdenému súhlasu prijímateľa účtovného záznamu; za potvrdený súhlas sa považuje informácia o akceptovaní účtovného záznamu, napr. informácia o zaplatení požadovanej sumy.
Pre potreby overovania účtovnej závierky audítorom (§ 19), zverejňovania (§ 23d) a pre potreby daňového úradu (§ 38) je účtovná jednotka povinná na výzvu daňového úradu alebo na požiadanie oprávnených osôb umožniť im oboznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov. Účtovná jednotka je povinná predložiť určené účtovné záznamy v podobe, v akej ich vedie a uchováva.
Účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva, ktorá vedie účtovníctvo spôsobom využívajúcim programové vybavenie, je povinná daňovému úradu alebo oprávneným osobám umožniť prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a preukázať účtovným záznamom označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v účtovnej jednotke účtované. Tieto povinnosti má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať účtovné záznamy.
Na účely zákona o účtovníctve sa za preukázateľný účtovný záznam považuje iba účtovný záznam (§32):
- ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť,
- ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov,
- ktorý pri zaznamenaní a spracovaní týchto skutočností spĺňa požiadavky podľa § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve, t. j. vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu.
Podpisovým záznamom sa rozumie vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe, ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila.
Účtovná jednotka je povinná upraviť podrobnosti o oprávnení, povinnosti a o zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripájanie podpisového záznamu, a to takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli ich podpisové záznamy pripojené.
V ďalšej časti článku Digitalizácia účtovníctva v informačných systémoch sa pozrieme na spôsob transformácie účtovného záznamu a uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie.
