Skryť formulár
MENU Zatvoriť
Digitalizácia účtovníctva v informačných systémoch – 2. časť Digitalizácia účtovníctva v informačných systémoch – 2. časť

Digitalizácia účtovníctva v informačných systémoch – 2. časť

  • 26.2.2022

3 minúty čítania

Novela zákona o účtovníctve umožňuje daňovým subjektom prechod účtovníctva do digitálnej podoby a to archivovaním účtovnej dokumentácie v elektronickej podobe, alebo zavedením elektronizácie do jednotlivých procesov vedenia účtovníctva. V druhej časti článku sa bližšie pozrieme na spôsob transformácie účtovného záznamu a uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie.

Spôsob transformácie účtovného záznamu (§ 33)

Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu toho istého preukázateľného účtovného záznamu len raz.

Pri dodržaní navrhovaných požiadaviek na skenovanie, kde je výstupom sken uložený v súborovom formáte s rastrovou grafikou (napr. vo formáte .pdf, .png, .jpg, .tiff), sa takýto elektronicky účtovný záznam bude považovať za preukázateľný a nebude sa požadovať predloženie účtovného záznamu v pôvodnej listinnej podobe.

Skenovaním možno transformovať všetky druhy účtovných dokladov, ktoré sa v súčasnosti vyhotovujú väčšinou v listinnej podobe ako napr. pokladničné bločky, príjmový a výdavkový pokladničný doklad.

Účtovná jednotka, ktorá neuchováva účtovné záznamy v elektronickej podobe, môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi alebo spôsobom podľa § 33 ods. 6 zákona o účtovníctve.

Tzn. ak účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, môže ho vytlačiť na papier so zachovaním čitateľnosti a neporušenosti obsahu a v tejto podobe ho uchovávať a predložiť kontrole.

Záznamy v listinnej podobe, ktoré prešli transformáciou na elektronickú podobu, sú následne uchovávané v elektronickej podobe. To ale nebráni ÚJ vyhotoviť si kópiu účtovného záznamu pre interné potreby.

ÚJ môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, len ak je preukázateľný.

Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme účtovná jednotka musí zabezpečiť:

  • úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe
  • obsahovú a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou
  • čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe 
  • neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa § 31 ods. 5

Neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú.

Uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie (§ 35)

Účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a účtovné záznamy, ktorými sa určuje systém uchovávania účtovnej dokumentácie sa uchovávajú počas 10 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili.

Účtovná jednotka je povinná dodržiavať určený spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie. Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť splnenie požiadaviek podľa § 31 ods. 3, ak uchováva len účtovné záznamy, ktorých podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu.

Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom bez právneho nástupcu alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jej účtovnej dokumentácie inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou podľa § 1 ods. 3 písm. a) s uvedením identifikačných údajov:

  • obchodné meno alebo názov, jej sídlo alebo miesto podnikania a IČO, ak ide o inú účtovnú jednotku alebo
  • meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu a rodné číslo alebo dátum narodenia, ak rodné číslo nebolo pridelené v prípade FO s trvalým pobytom v SR.

Iná účtovná jednotka a fyzická osoba podľa § 1 ods. 3 písm. a) sú povinné pri uchovávaní účtovnej dokumentácie podľa prvej vety dodržiavať ustanovenia odsekov 1 až 5 a § 31 ods. 8.

Informačný systém Money ERP a digitalizácia účtovníctva

Archivovať doklady v elektronickej podobe umožňoval informačný systém Money ERP pred samotnou novelou zákona, ktorá zrovnoprávňuje listinný a elektronický účtovný záznam. Pre používateľov Money ERP teda zavedenie digitalizácie účtovníctva neznamená žiadnu zmenu alebo potrebu aktualizácie systému. 

Ku každej zaevidovanej faktúre od dodávateľov viete jednoducho pripojiť originál dokladu v elektronickej podobe a to pomocou funkcie Pripojené dokumenty. Túto možnosť máte samozrejme aj pri všetkých ostatných dokladoch. 

Faktúry, ktoré ste od dodávateľa obdržali v elektronickej podobe s elektronickým podpisom iba pripojíte k záznamu v Money ERP (ďalej sa netransformujú). Listinné faktúry sa skenujú a následne sa tieto skeny nahrajú. 

Rovnako ako v prípade prijatých faktúr postupujete napr. pri pokladničných dokladoch.

Elektronická komunikácia dodávateľ – odberateľ

Odosielanie faktúr či iných dokladov v digitálnej podobe je už dnes bežná prax. Napr. vystavené faktúry môžete obchodným partnerom posielať priamo z Money ERP nielen vo formáte PDF. Nezabudnite však na elektronický podpis. Ak máte v programe certifikát elektronického podpisu nastavený, Money ERP bude vaše PDF doklady označovať elektronickým podpisom automaticky (dostupné v module Účto plus).

Elektronická komunikácia klient – účtovná kancelária 

Ak vám účtovníctvo spracováva externá účtovná kancelária, vďaka digitalizácii účtovníctva už nebude potrebné odovzdávať doklady pre účtovníka v listinnej forme. Odpadne tak zaťaženie klienta, ako aj účtovníka.

Odovzdávanie účtovných dokladov je možné:

  • buď emailom (najlepšie zaheslované súbory) alebo
  • využitím cloudového úložiska,
  • prípadne formou vzdialeného prístupu, kde má účtovník prístup aj na softvér a aj na zdieľaný priečinok, v ktorom má nahraté jednotlivé podklady.

V poslednej časti článku Digitalizácia účtovníctva v informačných systémoch, venovanom digitalizácii účtovníctva, vám prinesieme podrobnejšie návody, rady a tipy ako si v Money ERP poradíte s elektronickou výmenou dokumentov. 

Podobné články

Ako podnikateľom pomôže index daňovej spoľahlivosti?

  • 26.7.2022

Zaokrúhľovanie hotovostných platieb v informačnom systéme Money ERP podľa novej legislatívy

  • 20.6.2022

Compliance program v centre pozornosti každej firmy

  • 14.6.2022
Zákaznícka podpora
249 212 344
Zákaznícky portál
podpora.moneyerp.sk
Obchodné oddelenie
249 212 323
Napíšte nám
moneyerp@solitea.sk