Nový modul Inbox: zpracování faktur automatizovaně a bez přepisování

Komplexní řešení pro zpracování přijatých faktur 

Digitalizace účetnictví a automatizace zpracování dokladů už dávno nejsou výsadou velkých firem. Také malé a střední společnosti dnes potřebují mít pod kontrolou tok faktur, rychle je zpracovat a zároveň minimalizovat chybovost způsobenou ručním přepisováním údajů. 

Právě proto vznikl nový modul Inbox v Money ERP – jako odpověď na potřebu jednoduše, bezpečně a automaticky zpracovávat účetní doklady přímo v prostředí informačního systému. 

Inbox přiřazuje každé firemní agendě (IČO) vlastní elektronickou schránku, do které mohou dodavatelé zasílat své faktury. 

Systém tyto dokumenty: 

• automaticky načte,
• vytěží z nich všechny důležité údaje,
• a připraví doklad ke zpracování. 

Díky tomu se: 

• eliminuje ruční práce,
• zkracuje čas potřebný k zaúčtování,
• a snižuje riziko chyb způsobených lidským faktorem. 

Co je to Inbox? 

Modul Inbox v Money ERP automaticky přijímá faktury do elektronické schránky, vytěžuje z nich údaje a připravuje je ke zpracování bez nutnosti ručního přepisování. 

4 kroky a pochopíte, jak funguje Inbox 

Používání modulu Inbox je jednoduché, intuitivní a plně integrované do systému Money ERP. Jeho cílem je, abyste mohli přijaté a vydané faktury zpracovávat automaticky – od přijetí e-mailu až po zaúčtování dokladu. Stačí 4 kroky a pochopíte, jak dokáže Inbox výrazně zrychlit práci celého účetního oddělení. 

1. Vlastní e-mailová schránka pro každou agendu 

Po aktivaci modulu Inbox získáte pro každou firemní agendu unikátní e-mailovou adresu, na kterou mohou vaši dodavatelé posílat faktury. 

Díky tomu se všechny doklady shromažďují na jednom místě, bez nutnosti manuálního stahování nebo přeposílání. 

Systém automaticky rozpozná, kam faktura patří, a zařadí ji ke správné agendě. 

Inbox pravidelně kontroluje tuto schránku, stahuje nové zprávy a připravuje je ke zpracování. Pokud chcete mít celý proces plně pod kontrolou, doklady můžete načíst i manuálně přímo v rozhraní Money ERP. 

Náhled do modulu Inbox.

2. Automatické načtení dokladů a vytěžování údajů 

Po přijetí zprávy systém automaticky načte přiložený doklad a rozpozná jeho typ – zda jde o přijatou nebo vydanou fakturu. Následně proběhne vytěžování dat, tedy automatické přečtení a přepis údajů do Money ERP. 

Inbox podporuje dva hlavní způsoby zpracování dokladů: 

• ISDOC formát – strojově čitelný formát faktur, který Inbox zpracuje bezplatně a okamžitě, přímo v rámci modulu.
• PDF a jiné formáty (např. PNG, JPG) – tyto dokumenty systém zpracuje prostřednictvím OCR služby Rossum, která z nich dokáže automaticky vyčíst údaje jako číslo dokladu, datum, částku, variabilní symbol, dodavatele či položky (vždy bez vazby na sklad při čtení přes OCR). 

Díky kombinaci obou technologií zvládne Inbox zpracovat prakticky jakoukoliv fakturu, která do firmy přijde. 

TIP: Automatizujte pravidelné faktury. 

3. Split-view náhled a kontrola údajů 

Každý přijatý doklad se po vytěžení zobrazí v přehledném split-view náhledu: 

• vpravo vidíte originální PDF nebo ISDOC soubor,
• vlevo vytěžené údaje připravené k uložení. 

Účetní tak může během několika sekund zkontrolovat správnost údajů a potvrdit jejich import do systému. 

Všechny doklady zůstávají v Inboxu uloženy spolu s originální přílohou. To znamená, že k nim máte přístup kdykoliv později – například při kontrole, reklamaci či auditu. 

Split-view pohled na fakturu přijatou a modul. 

4. Automatický přenos dat do Money ERP 

Po kontrole údajů systém automaticky uloží doklad do příslušné agendy v Money ERP. 

Vytěžené informace se okamžitě přenesou do modulů Fakturace a Účetnictví, kde je můžete dále zpracovat, zaúčtovat nebo vytvářet navazující dokumenty. 

Výhody modulu Inbox pro vaši firmu 

Modul Inbox přináší firmám okamžité přínosy v efektivitě, přesnosti i digitalizaci zpracování dokladů. Díky automatizaci šetří čas a uvolňuje kapacity zaměstnanců pro důležitější úkoly. 

Inbox jako součást ekosystému Money ERP 

Inbox je plně integrovaný do systému Money ERP, díky čemuž spolupracuje se všemi klíčovými moduly a doplňuje je o automatizované zpracování dokladů. 

• Napojení na fakturaci a účetnictví: Vytěžené údaje se automaticky přenášejí do dalších modulů, takže je stačí jen zkontrolovat a zaúčtovat – bez ručního zadávání.
• Propojení s Money Portálem: Přijaté faktury můžete okamžitě zařadit do schvalovacího procesu, ve kterém se doklady automaticky přesunou ke správným osobám na kontrolu a potvrzení.
• Bezpečná správa dat v jednom systému: Všechny přijaté faktury, přílohy i vytěžené údaje se ukládají přímo v Money ERP, čímž je zajištěna úplná kontrola a ochrana firemních dat.
• Automatizace bez potřeby měnit procesy: Inbox zapadá do zavedeného způsobu práce účetních a administrativy – automatizuje rutinu, ale nemění jejich pracovní postupy. 

Zpracování přijaté faktury v modulu Inbox v Money ERP.

Jak s Inboxem začít krok za krokem 

Zavedení Inboxu je rychlé a bez komplikací – celý proces vám pomohou nastavit naši konzultanti. 

Pokud už používáte Money ERP, stačí kontaktovat svého obchodníka, který vám připraví nabídku na rozšíření systému o modul Inbox a zajistí jeho aktivaci. 

Po zakoupení modulu: 

1. Po instalaci modulu přibude v menu uzel Inbox.
2. V části Správa inboxů si založíte e-mailovou schránku pro každou agendu.
3. Nastavíte parametry pro ukládání a vytěžování dokladů.
4. Začnete přijímat faktury e-mailem, systém je automaticky zpracuje.
5. Vytěžené doklady jednoduše uložíte do účetnictví nebo odešlete ke schválení. 

Začněte zpracovávat faktury automaticky ještě dnes 

Pokud Money ERP ještě nepoužíváte, nyní je ideální čas objevit, jak vám tento podnikový informační systém pomůže sjednotit účetnictví, objednávky, skladové procesy či reporting v jednom řešení – včetně elektronické schránky Inbox. 

Mám zájem o Money ERP

Chcete vědět víc? 

• Prozkoumejte moduly Money ERP
• Spočítejte si cenu řešení pro vaši firmu
• Stáhněte si e-book Vše o Money ERP