Spracovanie prijatých faktúr patrí medzi najčastejšie a zároveň najmenej efektívne administratívne úlohy vo firmách. Každý mesiac účtovníci či administratívni pracovníci ručne prepisujú desiatky údajov z dodaných dokumentov, kontrolujú prílohy a hľadajú správne dáta v e-mailoch. Nový modul Inbox v Money ERP tento proces plne digitalizuje – automaticky prijíma faktúry, vyťažuje z nich potrebné údaje a okamžite ich pripravuje na spracovanie v systéme.
Čo vás zaujíma?
Komplexné riešenie pre spracovanie prijatých faktúr
Digitalizácia účtovníctva a automatizácia spracovania dokladov už dávno nie sú výsadou veľkých firiem. Aj malé a stredné spoločnosti dnes potrebujú mať pod kontrolou tok faktúr, rýchlo ich spracovať a zároveň minimalizovať chybovosť spôsobenú ručným prepisovaním údajov.
Práve preto vznikol nový modul Inbox v Money ERP – ako odpoveď na potrebu jednoducho, bezpečne a automaticky spracovávať účtovné doklady priamo v prostredí informačného systému.
Inbox priraďuje každej firemnej agende (IČO) vlastnú elektronickú schránku, do ktorej môžu dodávatelia zasielať svoje faktúry.
Systém tieto dokumenty:
- automaticky načíta,
- vyťaží z nich všetky dôležité údaje,
- a pripraví doklad na spracovanie.
Vďaka tomu sa:
- eliminuje ručná práca,
- skracuje čas potrebný na zaúčtovanie,
- a znižuje riziko chýb spôsobených ľudským faktorom.
Čo je to Inbox?
Modul Inbox v Money ERP automaticky prijíma faktúry do elektronickej schránky, vyťažuje z nich údaje a pripravuje ich na spracovanie bez nutnosti ručného prepisovania.
4 kroky a pochopíte, ako funguje Inbox
Používanie modulu Inbox je jednoduché, intuitívne a plne integrované do systému Money ERP. Jeho cieľom je, aby ste mohli prijaté a vydané faktúry spracovávať automaticky – od prijatia e-mailu až po zaúčtovanie dokladu. Stačia 4 kroky a pochopíte, ako dokáže Inbox výrazne zrýchliť prácu celého účtovného oddelenia.
1. Vlastná e-mailová schránka pre každú agendu
Po aktivácii modulu Inbox získate pre každú firemnú agendu unikátnu e-mailovú adresu, na ktorú môžu vaši dodávatelia posielať faktúry.
Vďaka tomu sa všetky doklady zhromažďujú na jednom mieste, bez nutnosti manuálneho sťahovania alebo preposielania.
Systém automaticky rozpozná, kam faktúra patrí, a zaradí ju k správnej agende.
Inbox pravidelne kontroluje túto schránku, sťahuje nové správy a pripravuje ich na spracovanie. Ak chcete mať celý proces plne pod kontrolou, doklady môžete načítať aj manuálne priamo v rozhraní Money ERP.
Náhľad do modulu Inbox.
2. Automatické načítanie dokladov a vyťažovanie údajov
Po prijatí správy systém automaticky načíta priložený doklad a rozpozná jeho typ – či ide o prijatú alebo vydanú faktúru. Následne prebehne vyťažovanie dát, teda automatické prečítanie a prepis údajov do Money ERP.
Inbox podporuje dva hlavné spôsoby spracovania dokladov:
- ISDOC formát – strojovo čitateľný formát faktúr, ktorý Inbox spracuje bezplatne a okamžite, priamo v rámci modulu.
- PDF a iné formáty (napr. PNG, JPG) – tieto dokumenty systém spracuje prostredníctvom OCR služby Rossum, ktorá z nich dokáže automaticky vyčítať údaje ako číslo dokladu, dátum, sumu, variabilný symbol, dodávateľa či položky (vždy bez väzby na sklad pri vyčítaní cez OCR).
Vďaka kombinácii oboch technológií zvládne Inbox spracovať prakticky akúkoľvek faktúru, ktorá do firmy príde.
3. Split-view náhľad a kontrola údajov
Každý prijatý doklad sa po vyťažení zobrazí v prehľadnom split-view náhľade:
- vpravo vidíte originálny PDF alebo ISDOC súbor
- a vľavo vyťažené údaje pripravené na uloženie.
Účtovník tak môže v priebehu niekoľkých sekúnd skontrolovať správnosť údajov a potvrdiť ich import do systému.
Všetky doklady zostávajú v Inboxe uložené spolu s originálnou prílohou. To znamená, že k nim máte prístup kedykoľvek neskôr – napríklad pri kontrole, reklamácii či audite.
Split-view pohľad na faktúru prijatú a modul.
4. Automatický prenos dát do Money ERP
Po kontrole údajov systém automaticky uloží doklad do príslušnej agendy v Money ERP.
Vyťažené informácie sa okamžite prenesú do modulov Fakturácia a Účtovníctvo, kde ich môžete ďalej spracovať, účtovať alebo vytvárať nadväzujúce dokumenty.
Výhody modulu Inbox pre vašu firmu
Modul Inbox prináša firmám okamžité prínosy v efektivite, presnosti aj digitalizácii spracovania dokladov. Vďaka automatizácii šetrí čas a uvoľňuje kapacity zamestnancov pre dôležitejšie úlohy.
|
Úspora času pri spracovaní faktúr |
Eliminácia chýb a nepresností |
|
Jednoduché dohľadanie dokladov |
Podpora najčastejších formátov |
Inbox ako súčasť ekosystému Money ERP
Inbox je plne integrovaný do systému Money ERP, vďaka čomu spolupracuje so všetkými kľúčovými modulmi a dopĺňa ich o automatizované spracovanie dokladov.
- Napojenie na fakturáciu a účtovníctvo: Vyťažené údaje sa automaticky prenášajú do ďalších modulov, takže ich stačí len skontrolovať a zaúčtovať – bez ručného zadávania.
- Prepojenie s Money Portálom: Prijaté faktúry môžete okamžite zaradiť do schvaľovacieho procesu, v ktorom sa doklady automaticky presunú k správnym osobám na kontrolu a potvrdenie.
- Bezpečná správa dát v jednom systéme: Všetky prijaté faktúry, prílohy aj vyťažené údaje sa ukladajú priamo v Money ERP, čím je zabezpečená úplná kontrola a ochrana firemných dát.
- Automatizácia bez potreby meniť procesy: Inbox zapadá do zaužívaného spôsobu práce účtovníkov a administratívy – automatizuje rutinu, no nemení ich pracovné postupy.
Spracovanie prijatej faktúry v module Inbox v Money ERP.
Ako s Inboxom začať krok za krokom
Zavedenie Inboxu je rýchle a bez komplikácií – celý proces vám pomôžu nastaviť naši konzultanti.
Ak už používate Money ERP, stačí kontaktovať vášho obchodníka, ktorý vám pripraví ponuku na rozšírenie systému o modul Inbox a zabezpečí jeho aktiváciu.
Po zakúpení modulu:
- Po inštalácií modulu pribudne v menu uzol Inbox.
- V časti Správa inboxov si založíte e-mailovú schránku pre každú agendu.
- Nastavíte parametre pre ukladanie a vyťažovanie dokladov.
- Začnete prijímať faktúry e-mailom, systém ich automaticky spracuje.
- Vyťažené doklady jednoducho uložíte do účtovníctva alebo odošlete na schválenie.
Začnite spracúvať faktúry automaticky ešte dnes
Ak ešte Money ERP nepoužívate, teraz je ideálny čas objaviť, ako vám tento podnikový informačný systém pomôže zjednotiť účtovníctvo, objednávky, skladové proces či reporting v jednom riešení – vrátane elektronickej schránky Inbox.
Chcete vedieť viac?
